邮件系统管理规定(初稿)

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1、电子邮件系统管理规定（初稿）第一章总则第一条为进一步规范公司电子邮件系统管理，确保邮件系统安全、高效运行，增强公司员工对邮件账号使用的责任意识，规范用户使用邮件系统的行为，特制定本规定。第二条总公司、分公司、中心支公司和营销服务部的正式员工均可通过向人力资源部申请使用公司电子邮件系统。用户在使用公司邮件服务前，必须通过邮件系统与公司签订《天安财产保险股份有限公司邮件服务协议》（详见附件一）。该协议对公司邮件用户具有法律效力，用户需对自己使用邮件的行为承担法律责任。如果用户不确认该服务协议，公司将不为其提供公司邮件服务。（此部分为过去09年公司颁布的，需不需对内

2、容重新考虑？）第三条公司尊重并保护用户通过邮件系统保存或收发的任何个人隐私，不公开、编辑或透露用户的邮件内容。但是，作为公司邮件，不建议用户使用其保存或收发与个人隐私相关的文档、图片或资料。第四条公司邮件系统用户使用邮件系统传输资料时，注意保护公司机密资料。同时不得利用邮件系统进行任何不利于公司利益的行为。第五条所有电子邮件系统用户均可对公司邮件系统内的用户接收和发送邮件。第二章邮箱类型及相应权限功能第六条公司邮箱分为：机构邮箱（包括总公司、分公司、中心支公司三级机构）；部门邮箱（包括总公司、分公司、中心支公司下设的各职能部门）营销服务部当时也是按部门考虑的；

3、总公司部门负责人、分公司以及中支公司负责人邮箱；部门室主任或项目组负责人以及普通个人邮箱。（这里列成明细）第七条全系统中的机构邮箱的管理责任由各级机构负责人承担。第八条全系统中的部门邮箱实行邮箱责任人管理，并在邮件系统中体现责任人的姓名。各级机构必须指定部门内专人负责管理部门邮箱，以增强用户对邮箱使用的责任意识。（还继续使用？）第九条所有电子邮件系统用户均可以发送和接收电子邮件。第十条为了规范邮件系统用户权限，公司已按照邮箱类型进行了统一设置，详见附件二。第三章电子邮件系统管理部门职能第十一条总公司信息技术管理部负责公司电子邮件系统的建立、管理和维护。第十二条

4、总公司人力资源部负责审核用户邮箱及相关信息的开通、修改和注销。第一条总公司办公室有权对使用公司电子邮件系统收、发存储的各类文档实施检查或备份。第二条分公司人力资源部门负责汇总并审核本公司用户邮箱及相关信息的开通、修改和注销（表格详见附件三～六），并于每月10日、20日、30日报总公司人力资源部审核，审核通过后交信息技术管理部落实。第三条信息技术管理部开通邮件账号后，将以电子邮件的方式将邮件地址反馈给分公司人力资源部门，由分公司人力资源部门告知相应用户。（最好和项军确认下，如果不是这样操作的建议不要写）第四条新建邮件账号的缺省密码为“111111”，用户在第一次

5、使用时必须进行更改，并且保管好密码。第五条用户如忘记密码，由分公司信息管理员汇总后，以联系单的形式向总公司信息技术管理部申请密码重置为缺省密码。第六条如有特殊事件需立即处理的，人力资源部直接以邮件通知信息技术管理部，信息管技术理部负责落实并反馈。第四章电子邮件保留时间第七条邮件系统全部采用IE浏览器访问webmail的方式工作，所有邮件都保存在总公司的邮件服务器上。为保证邮件系统的良好运行，系统设置的邮件保留时间为20天，超出规定时间时系统将自动删除邮件。第八条当邮箱的空间占用达到100％时，将无法收取任何邮件，所以用户应密切留意自己的邮箱空间占用情况，及时清

6、理邮件。利用邮件系统提供的“邮件下载”功能可以将邮件下载到本地机进行备份。第五章病毒邮件处理第九条为保证公司系统的安全，邮件系统设置了对邮件进行查毒的机制，所有使用邮件系统收发的邮件都需进行病毒过滤。第十条当系统发现某邮件带有病毒时，会自动提示发件人，发件人在收到提示邮件时，必须立刻停止使用邮件系统并对所使用的计算机进行杀毒。第十一条邮件系统会自动记录出现病毒的用户，当此用户反复出现相同情况时，总公司系统管理员将关闭该用户的邮箱。用户可与所在机构的信息管理员联系协助对计算机杀毒，之后由信息管理员以邮件方式向总公司信息技术管理部申请恢复邮箱的使用。第六章电子邮件

7、系统使用要求第十二条为减轻邮件服务器和网络的压力，群发邮件的内容应尽量简明扼要，附件和图片也应该控制在邮箱权限规定范围内，凡发送邮件必须包含公司保密性声明。第十三条严禁利用公司邮件系统“群发邮件”功能发送与工作无关的邮件。第一条用户如违反邮件系统管理规定或通过邮件系统作出任何损害公司利益的行为，公司有权随时终止为其提供邮件服务，并追究责任。第七章其他相关权限的说明和申请要求第二条对于电子邮件系统今后新增的功能，以及功能所对应使用范围的界定和开通，由信息技术管理部负责公布和说明。第八章附则第三条本规定自发文之日起执行。第四条本规定的解释权在总公司信息技术管理部。

8、附件一：天安财产保险股份有限公司邮件服