ADM-04公文管理办法

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1、江苏顺源集团公文管理办法第条为规范集团公文管理，保障信息畅通，提高执行效率，特制定本办法。第条本制度所称公文指：一、政府部门、社会团体、集团体系外企业及其它社会组织以集团为实质收件人的文件；二、集团体系内颁发的在集团体系内或各管理平台内部执行的各类纸质或电子版本文件；三、以集团名义对外报送的各类文件、信函；四、集团制度规定应该纳入公文管理的其它各类文件；五、本制度所讲的公文种类主要有：　(一)请示　请上级指示和批准，用"请示"。　(二)报告　向上级部门汇报工作，反映情况，用"报告"。　(三)指示　对下级部门布置工作，阐明工作的指导原则，用"指示"。　(四)布告、公告、通告　

2、对公众、员工公布应当遵守或周知的事项，用"布告"。　向企业员工宣布重大事件，"用公告"。　在一定范围内员工应当遵守或周知的事件，用"通告"。　(五)批复　答复请示事项，用"批复"。　(六)通知　传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位、部门的公文，用"通知"。　(七)通报　表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用"通报"。(八)决定、决议　对某些问题或者重大行动作出安排，用"决定"。　经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用"决议"。　(九)函　平行的或不相隶属的单位、部门之间互相商洽工作，向有

3、关主管部门请示批准等询问和答复问题，用"函"。　(十)会议纪要　传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位、部门共同遵守执行的，用"会议纪要"。第条集团行政部门是公文归口管理部门，负责集团、本部门的公文管理工作。第条本制度适用于公司的各个管理中心与部门，各级架构,各个分支机构,各个投资类型的参股公司,合作公司,控股公司,与全资子公司第一节外来文件管理第条收文登记。所有以集团为实质收件人的公文统一送至行政部专人处，由行政部专人填写《收文登记簿》并报至行政经理处。行政经理按照文件内容进行文档的归口管理工作，由行政秘书统一送至相关部门。(特殊情况下由行政部填写，报分管总裁批示，相关

4、部门执行）第条文件拟办。各部专人必须在领取行政部已编号登记的文件后，交各部门经理、中心总监在《公文处理专用纸》上填写拟办意见，各部专人按拟办意见及文件审批权限呈报集团相关领导。如需总裁或董事长批阅文件的，应及时转呈至总裁办或董事长办公室审批；第条文件发送。如需总裁或董事长批阅后的文件，按照总裁或董事长批示将原件送至集团相关部门负责人办理，由总裁或董事长秘书保留文件复印件。第条文件处理。相关部门在领取文件后三日内必须给予行政部回复文件的签办进度，行政部将结合公文内容的具体要求和集团各相关领导的意见限定经办部门在规定时间内完成经办工作，否则将按照集团《行政处罚细则》处罚。第条文

5、件存档。承办部门将文件办理结束后送行政部专人存档，并登记归还日期，同时行政秘书在《收文登记簿》“批办情况”一栏中填写发送情况。第二节内部文件管理第条集团体系内部发文分为以下几类：一、通知类文件：通知类文件分为制度类通知和事务类通知。1、制度类通知指对集团经营管理中的制度类文件做出的细节性修改、补充，以及人事任命、领导分工、等重要文件。2、事务类通知指的是集团日常管理中在内部发布的一般事项的告知，主要包括奖惩通告、会议通知、具体事项或工作安排的通知等。二、会议纪要：指总裁或董事长、其他集团领导或集团各部门负责人主持召开的各种会议议定事项的记载。三、其他公文类别如：命令（令）、

6、议案、决定、指示、公告、通告、通报、报告、请示、批复、函。第条外发文件：以集团名义向政府部门、社会团体及其它企业等报送的文件、信函、传真、电子邮件，对外发文的归口管理部门为集团行政部。发文流程同集团内部发文。第条集团内发文按以下方法编号。一、顺源+拟文中心（或部门或分公司办事处所在地地名）+发文种类+[年度]+序号中心简称：（1）经管：经营管理中心（2）运管：运营管理中心（3）投管：投资管理中心（4）财管：财务管理中心（5）企管：企业管理中心部门简称：（1）经一（二、三）：经营一（二、三）部（2）网：网络部（3）公：公路部（4）铁：铁路部（5）国：国际货代（6）供：供应链部

7、（7）投：投资管理部（8）工：工程管理部（9）物：物业管理部（10）财：财务部（11）融：融资部（12）审：审计部（13）人：人事部（14）战：战略规划部（15）行：行政部（16）安：安检部（17）办：办公室发文种类：（1）命令（2）议案（3）决定（4）指示（5）公告（6）通告（7）通知（8）通告（9）报告（10）请示（11）批复（12）函（13）会议；（周）例会；专题会；年份序号：[2008]×××号（号数为三位数，次年初自动归零）如：（1）顺源投管通知[2008]024号（投资管理中心通知，行政部给予编号024