会展项目策划与管理教学课件作者莫志明主编第八章节会展现场管理与活动策划课件

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1、第八章会展现场管理与活动策划案例导入分析2010年中国第九届国际摩托车博览会管理规定2010年10月21～24日本规定是展位订购合同的附件，所有展商均有义务遵守。规定1：展会时间，地点规定2：允许的展品规定3：价格所包含的各种服务规定4：报名与预付款规定5：付款条件及取消规定6：展品和撤展证明规定7：义务和禁止规定8：技术规定规定9：保险规定10：展位分配规定11：参展商证件和专业观众门票规定12：会刊规定14：其他（1）“第九届中国国际摩托车博览会”的现场管理包括哪些内容？（2）优秀的展会现场管理人员应该注意展会的哪些环节？【分析】展会的管理者是展会现场的协调者，在主办单位和政府各部门之间进

2、行沟通，从而提供服务、对现场进行管理。现场发生的问题往往刻不容缓，身为现场管理者，首先必须要尽快解决最亟待解决的事情，同时也能使他更加重视外部世界--展会现场，而不是内部--现场管理处。只有外部世界才是产生成果的地方。展会现场管理工作安排展会现场管理与服务内容展览期间相关活动策划目录会展危机管理与关系恢复一、展会现场管理工作安排会展现场工作撤展管理展中现场管理展前布置管理展前布置阶段1．设立场地前台接待（1）负责参展企业报到登记。（2）根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认。（3）派发参展企业在参会期间的参会指南。（4）进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况。2．酒店接

3、待处（1）设立前台接待处。（2）进行参展商住宿登记。（3）住宿表要求：企业名称、房间号码、酒店联系电话、房主姓名。一、展会现场管理工作安排展前布置阶段3．场馆现场协调工作（1）负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工。（2）对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作。（3）为企业协调现场租赁业务。（4）根据企业报名表，布置安排会场外的广告宣传（一般为参展企业根据要求而设立的）。4．交通运输安排及搬运工作（1）企业运输展品的接待及装卸。（2）搬运工作协调。一、展会现场管理工作安排展中现场阶段工作1．展览会的开幕式组织工作（1）确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单。（2）确定邀请参展企业的记

4、者名录。（3）开幕式的场地搭建要求。（4）开幕式主持人讲话内容的审定及参加嘉宾讲话内容的审定。（5）开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安排工作。一、展会现场管理工作安排展中现场阶段工作2．展会召开期间（1）做好大会的参观人数的统计、分类。（2）发放大会的展览会刊（每天定时发放，要根据参观对象的身份发放）。（3）协调展会期间研讨会会议组织安排工作，做到研讨会与展览会有机结合。（4）做好最后的中间人形象，积极为企业牵线搭桥，为企业服务。（5）统计大会的成交额，做好记录。（6）积极听取参会代表对大会的意见和建议。（7）根据参会信息，再次邀请参会企业参加下一届的展会。一、展会现场管

5、理工作安排撤展阶段管理当展会按计划的天数进行展览完毕以后，展会就要准备闭幕，展会闭幕标志着本届展会正式结束。然而，展会闭幕并不意味着展会现场工作就此结束。展会的撤展工作还需要办理机构的大力介入和进行必要的管理。展会的撤展工作主要包括展位的拆除、参展商租赁展具的退还、参展商展品的处理和回运、展场的清洁和撤展安全保卫等工作。一、展会现场管理工作安排展会现场管理内容与措施1．展会观众管理2．展会现场广告管理3．参展商行为管理4．安全管理5．交通、物流管理6．餐饮管理7．证件管理8．参展商和观众投诉处理9．新闻管理10．知识产权保护工作11．现场保洁12．展览会布展和撤展管理二、展会现场管理与服务内容

6、展会现场管理内容与措施二、展会现场管理与服务内容展会现场管理内容与措施二、展会现场管理与服务内容展览现场配套服务1．展会观众管理2．展会现场广告管理3．参展商行为管理4．安全管理5．交通、物流管理6．餐饮管理7．证件管理8．参展商和观众投诉处理9．新闻管理10．知识产权保护工作11．现场保洁12．展览会布展和撤展管理二、展会现场管理与服务内容（一）展前布展管理阶段所谓布展，从参展商的角度看，是指参展商为准备展览而在展会开幕前对展位进行搭装、布置和将展品陈列在展位上的系列工作；从办展机构的角度看，是指对展会现场环境进行布置和对参展商有关工作进行的协调和管理展台搭建管理展会开幕式和其他相关现场布置

7、展会开幕式场所的选择和搭建展会展馆序幕大厅布置嘉宾休息室的布置设置“联络咨询服务中心”设置“新闻中心”。设置“专业观众登记柜台”一、展会现场管理会展现场活动流程闭幕/撤展展示/交流开幕仪式布展/预展三、展览期间相关活动策划1．展会开幕式策划（1）开幕的时间和地点开幕式时间和地点要提前决定并尽早通知有关各方。在开幕时间的选择上要考虑当地的交通、气候及工作习惯等因素。（2）开幕式流程1.确定