现代化经营与管理

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1、現代化經營與管理時間管理課程綱要壹、概說—開啟生命、生活與生涯的視窗一、時間管理前必須要有的認知二、個人在時間管理上的做法概說⊙JamesL.Hayes曾經指出：「有效的管理者永遠是生活在現在，但是卻往往將眼光集中在未來」。⊙PeterF.Drucker則說：「時間是最稀有的資源，除非能有效管理它，否則其他的資源更無法有效地管理」。⊙德國文學家歌德（Goethe）：「人生最重要的，是要有偉大目標及達到的決心。重要之事絕不可受芝麻綠豆小事所牽絆。」概說⊙StephenR.Covey曾說：「忘掉牆上的時鐘—提高做事效率，

2、並不表示做時間的主人。找到心中的羅盤—探索真心所願，才能創造均衡圓滿的人生」。—自然原則：又稱農場法則。即必須放下速成的各種時間管理工具，願意檢視自己的生活、不斷內省、傾聽內心的聲音、有了深刻的自覺之後，將時間花費在生命中最重要的事情上。時間管理前必須要有的認知⊙少即是多要利用減法安排工作、財務和健康，拋開不必要的負擔，讓人生變得更簡單。例如減少時間浪費、減少無用花費、減少不必要的負荷。⊙多做「對」的事，而不是做「好」或做「完」事要揀選「重點」，區隔「輕重緩急」，講求「效率」與重視「結果」。⊙建立完整的生涯發展觀念需

3、將個人的發展、家庭的成長及工作的安排，縝密規劃，訂出願景作為最高指導原則，以追求幸福與美滿人生。⊙作時間的主人，不要作它的奴隸需講求方法、策略「管控」時間，而不要被時間「擺佈」與「操弄」。個人在時間管理上的作法工作—減少時間浪費，效率加倍⊙確定「效率」的真諦應該訂在「減少未完成的工作項目」，把時間花在真正重要的工作上，而不是「完成所有的工作」。⊙簡化工作行程表＊step1：將第2天既定的行程寫在行事曆上（早已安排好的會議、晤面以及早午餐等），然後算出還剩餘多少時間。＊step2：將明天預計要做的工作項目列出（不要高估

4、自己的能力，低估工作的難度，估算之後再加倍，才是完成該項工作所需時間，否則寧可寬鬆些）。＊step3：將明天的工作項目清單填入空白的時間中，能填多少就填多少，其餘的就不要再多想，因為你再也沒有多餘的時間能完成。個人在時間管理上的作法工作—有效時間管理，提高效率⊙八大錦囊作法＊將每件事情利用表格予以格式化，依處理先後順序分門別類。＊只要有必須做的事情，馬上就做，面臨問題不拖延，避免問題堆積如山，導致增加生活壓力。＊不要只想著問題，而不拿出行動去解決，應儘快設法著手解決問題。＊設定優先順序，將工作按照急緩程序排列，緊急事

5、件者優先處理，可緩辦者則在時間充裕時才加以處理。個人在時間管理上的作法＊不是每件事都必須做，面對一些同時出現的問題，要有所取捨地處理。＊學會說「不」的藝術，不要過度承諾，適度地拒絕他人的要求或請託。＊多多利用身邊的資源，請大家一同協力完成會比自己獨力處理要來得快又好。＊不要為了無法解決的問題及無謂的事情鑽牛角尖和煩惱。個人在時間管理上的作法⊙花時間仔細確認工作目標＊目標的意義不僅在於最後期限或是要達成的業績等等數字的設定；還在於必須確認老闆要的是什麼（不要事與願違）。＊為避免事情從頭來過，最好先做好事先清楚的溝通，可

6、以省去日後不必要的麻煩。⊙隨身攜帶筆記本＊use1：養成看到什麼、聽到什麼、想到什麼立即記下來，有需要的時後立即拿起筆記本直接翻閱，刺激自己的靈感。＊use2：做好客戶管理，將拜訪客戶的行程、客戶名、手機電話名、聯絡方式、客戶要求事項、預備洽談內容予以登記。＊use3：隨手記下在工作上遭遇難以解決的問題及困擾，並詢問自己為什麼。重要又緊急的事情A不重要卻緊急的事情C重要卻不緊急的事情B不重要也不緊急D緩急重要不重要處理的先後順序可依A→B→C→D安排A重要又緊急的事情／馬上去做，可優先處理B重要卻不緊急的事情／這類事

7、情的效益是中長期的，如果一再拖延，會變成重要又緊急的事情，所以應該擬訂具體目標和化整為零的計畫，按時完成C不重要卻緊急的事情／沒有事先在計畫之內的事情，可尋求替代方案解決或利用工作空檔來做D不重要也不緊急的事情／不一定要去做的事情，也不應該浪費時間在此類時間上面時間管理矩陣圖重要又緊急的事情⊙危機、災害⊙緊迫的問題⊙會議、報告、專案截止日不重要卻緊急的事情⊙準備工作⊙預防措施⊙價值觀的澄清⊙長期規畫⊙人際關係的建立⊙必要的休閒⊙增進自己的能力重要卻不緊急的事情⊙沒必要的干擾⊙沒必要的報告書⊙不重要的電話、電郵、信件、

8、會議⊙別人的小問題⊙為了符合別人的期望的任何事情不重要也不緊急的事情⊙細微的瑣事⊙處理無意義的電話、電郵、信件⊙閒聊瞎扯⊙逃避現實的各種活動（上網、看電視）時間管理矩陣圖輕重緩急的九宮格A1A2A3B1B2B3C1C2C3最重要待辦事項重要待辦事項待辦事項今天要做好這週內要做好下週以後做好注意事項：●有時間壓力的工作，放在A1、B1區塊。●C1