关于公司档案管理的实施细则

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1、正煤管字〔2012〕38号签发人：关于公司档案管理的实施细则第一章总则第一条为规范公司档案管理,保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本细则。第二章文件材料归档范围第二条公司级归档的文件材料：一、集团公司和上级机关的文件材料1、集团公司和上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；2、集团公司和上级机关颁发的属于本公司主管业务并执行的文件；3、集团公司和上级领导人等对本公司工作的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像等材料；4、集团公司和上级机关转发公司的文件（包括报纸、刊

2、物转载）；-17-5、集团公司和上级机关转发给本公司的电子文档。二、公司级的文件材料1、公司成立、更名、启用印信（含印鉴使用记录）、有效证件和设立、变更的申请、审批、登记、请示上级机关的批复文件及其组织机构、人员编制和各部门、矿对公司的请示与批复等文件材料；公司颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；公司制定的章程、工作条例、制度及公司党委、工会、团委在工作活动中形成的重要文件材料；2、董事长办公会议、总经理工作会议及专业会议记录、纪要及本公司召开的工

3、作会议和专业会议领导人讲话材料，典型发言、会议简报及公司的电子文件（包括纸质文件）等材料；公司的工作计划、总结、报告及各部门月度、年中、年度工作计划总结；公司、各部门、矿领导在公务活动中所形成的重要信件、电话记录，从外单位带回的与本公司有关的未经文书处理登记的文件材料；3、公司、矿内重要的员工来信、来访材料，领导的指示和本公司调查所形成的报告、材料。公司、矿里职工的转移，工资、行政、有关部门的介绍信及存根；-17-4、公司、矿总体规划设计、立项文件、项目核准文件;项目选址、征地、拆迁、移民文件;勘查

4、许可证、土地使用证、建设用地规划许可证、采矿许可证、煤炭生产许可证、安全生产许可证、矿长安全生产许可资格证、矿长资格证、营业执照等文件材料；5、公司的人事任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，人事名册、报表，员工录用、转正、定级、调资、评残、抚恤、死亡等工作及人员奖惩等文件材料；6、公司的历史沿革、大事记、年鉴及反映本公司重要活动的简报、照片、录音、录像、荣誉奖励证书等文件材料。7、公司财务管理、财务报表、凭证、账簿及资金信贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等），上级检查

5、各部门、矿形成的审计、监察等文件材料；8、公司的地质调查资料汇编，矿产储量，煤矿地质测量及勘探工作，矿井储量管理、矿区及各矿地质地形图，综合地层柱状图，地质工作原始资料等文件材料；煤田地质综合性材料，踏勘，找煤、普查、详查地质报告、附图、附表、附件及矿产资源开发利用方案，环境影响评价报告，地质灾害影响评估报告、瓦斯评估报告、土地复垦方案等文件材料；-17-9、公司、矿改扩建工程项目招投标管理性文件（参建、施工、监理、检测等单位的资质及资质审查确认等文件材料;各参建单位个人职业资格证书复印件、现场指挥

6、人员名册、质量管理体系和责任、人员配置及招、投标文件、澄清文件、答疑文件、评分表、中标通知书等招投标过程中形成的文件，以及与合同相关的解释性、补充性文件等相关文件材料。）；10、公司与有关单位签订的各种合同、协议书等管理性文件材料。（工程合同协议、政府批文、项目合同以及购地、移民、拆迁、安置、补偿协议，与设计、监理、质检等单位签订的合同、协议，合同执行过程中形成的文件与合同相关的解释性、补充性文件等相关文件材料）；11、公司、矿改扩建工程可行性研究报告、初步设计、设计说明书、设计图纸、工程概算书及主

7、要机电设备器材目录;施工组织设计，施工图设计;工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸改扩建工程施工、竣工、验收（竣工验收申请报告，施工总结，监理总结，质量监督评审、工程决算报告、质量认证报告及单项工程或项目总体验收报告）及公司、矿解决有关纠纷、征用土地等文件材料。三、部门级文件材料1、各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报、营销报表；2、各部门例会重要的会议纪要；3、各部门与其相关业务单位重要的函件；4、各部门重要的招投标文件；5、人事劳资

8、档案及信息管理资料；-17-6、各部门仪器、设备维修保养资料；7、各部门客户、特约商家资料及重要的信息；8、财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表；9、各部门在建设项目中的可行性调研报告、设计方案、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁的文件、图纸、合同、协议，以及建设单位项目的施工、监理、竣工和验收管理工作的文件、图纸、资料等。四、矿级文件材料1、矿重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表；2、矿在安全、生产、质标、计量、环保、信息、劳动、安全、卫生、消防、生活、