林凯集团档案管理制度

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1、林凯企业集团有限公司林凯企业集团有限公司档案管理制度一、总则第一条为确保集团业务、建设、审批各项记录的真实性、系统性、有效性和完整性，通过对档案材料的管理，更好地维护集团形象与利益，完善建档归档工作，特制定本办法。第二条本办法适用于集团行政管理、销售管理、工程建设管理活动中形成的文件、资料、报告、批件、证书、各类建筑、装修设计图纸、图片、声像档案材料及电子软件和荣誉实物档案的管理，凡属本集团立项的业务、审计、咨询项目等均要立卷归档。二、档案材料的生成第三条各职能部门负责将形成的档案材料，对其分类、组卷，在一周内向行政部移交。行政部管理员负责各部门材料的接

2、收、归档、记录与管理，并对集团各部门档案进行登记、保管、借阅，经总经理同意后，及时转交集团档案室统一管存。三、档案材料的保管第四条行政部应指定专职资料员保管档案材料，将档案材料放入专门的文件橱内，并达到防火、防盗、防虫、防潮、防尘的要求。第五条档案管理人员要注意档案的保密，不得遗失，一旦遗失，查清责任后由责任人填写遗失单，并接受集团相应处罚，重要资料及时报案查找。第六条集团人员如离职或调岗，在离职或调岗前要做好档案的交接工作，避免遗失、泄密现象的发生。第23页，共23页林凯企业集团有限公司四、档案材料的移交第七条各职能部门形成的档案材料要认真进行整理组卷

3、、登记造册，在一周内向行政部移交，经总经理同意后及时转交集团档案室统一管理。第八条文书类档案按月份归档，归档时间为每个月初1日至3日。第九条各类工程建设相关报批、手续、审核证件、批件、证书，主办人员拿到证件后次日经总经理签看后，原件即日移交行政部，经总经理批准同意后移交至档案室统一管理，需用时严格办理借用手续，保管者不准损坏、遗失。第十条需立卷归档的各种工程审计类资料，在审计报告发出一个月内，由项目主审人整理成卷送交至行政部，经总经理审批同意后移交至档案室统一管理。第十一条工程建设项目类档案应在工程项目竣工验收后一个半月内向行政部移交，经总经理批准同意后

4、移交至档案室统一管理。第十二条人事档案按季度归档，归档时间为每个季度初1日至5日。第十三条集团每年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管1—3年，期满之后，由财务部门编制移交清册，移交本集团档案室统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。第十四条荣誉实物类档案应在接收实物后一周内向行政部移交，经总经理批准同意后移交至档案室统一管理。五、档案立卷归档第23页，共23页林凯企业集团有限公司第十五条移交档案材料按要求分类、组卷、编目、编号、归档。根据档案管理目录体系（见附表一），建立档案登记目录（见附表二），并按其归档类型、基本情况（如时间、名称等）、

5、机密程度、保存时间等进行统一管理。归档材料应严格按照要求整理，装订成册，编号入档，分类存放。六、档案借阅、使用权限第十六条各部门人员根据工作需要，填写档案借阅审批单并经总经理批准，可到档案室查阅使用。第十七条机密档案按照查阅的权限进行查阅使用。其中机密档案包括：1.各类建设相关批件、证书。2.大宗经济合同。3.建筑、结构设计图纸（含电子版）、地质勘察报告、工程建设竣工决算报告。4.集团策划方案设计（含电子版）。5.工程招标标底、评标情况，对外投标报价和标价计算依据，定标鉴定前的工程概算。6.有关合同中双方约定保密的内容。7.对外承包跟踪情况，夺标措施；谈

6、判策略，对外投标保函，承包项目预算和盈方情况。第十八条查阅档案资料要办理借阅登记手续，查阅完毕后及时归还。查阅资料必须填写档案借阅审批单（见附表三），经所属部门领导和总经理的批准后方可借阅或复印，档案员应及时做好档案借阅归还记录（见附表四）。第23页，共23页林凯企业集团有限公司第十九条查阅机密档案资料，必须填写档案借阅审批单（见附表三），经总经理批准并填后方可借阅或复印。第二十条档案资料不得外借，如因工作需要，填写档案借阅审批单（见附表三）经总经理批准并后方可借阅或复印。七、档案鉴定销毁第二十一条集团成立档案鉴定小组，根据档案内容的重要程度和保存期限对

7、到期档案进行鉴定。第二十二条根据鉴定小组的鉴定结论，由档案室填写到期档案销毁目录记录（见附表五），报总经理批准后，予以销毁。八、违反档案规定的处罚措施第二十三条对应归档文件材料拖延不归档的责任人，视情况予以罚款处理。第二十四条损坏、丢失、涂改、伪造或擅自销毁集团具有保存价值档案的，给予责任人行政处分。第二十五条工作中玩忽职守，造成泄密或档案损失的，根据情节严重情况，给予责任人罚款、辞退、追究其法律责任等处分。第二十六条其他违反集团档案管理规定的相关行为依照集团相应处罚制度执行。九、各专业档案分类及管理要求第二十七条行政文书档案分类及管理要求：一、行政文书

8、档案分类1、集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。第