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1、谈建筑工程档案管理 摘要:简单介绍了建筑工程档案资料的内容和编制要求,针对目前建筑工程档案管理存在的问题进行了分析,并提出了相应的管理措施,以期指导相关人员,使建筑工程档案更完整,更规范。 关键词:建筑工程档案,内容,编制要求,管理措施 建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动,是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、造价和工期进行管理的同时,直接关系到工程的质量,影响企
2、业的经济效益。 1建筑工程档案资料的内容 1)基建文件。包括决策立项文件;设用地、征地、拆迁文件;勘察、测绘、设计文件;工程招投标及承包合同文件;工程开工文件;商务文件;工程竣工备案文件;其他文件。2)工程监理资料。 主要包括监理合同类文件;工程的监理管理资料;监理工作记录;监理验收资料等。3)施工资料。主要包括施工管理资料;施工技术资料;施工物资资料;施工测量记录;工程施工记录(包括通用记录、土建专用施工记录、电梯专用安装记录等);施工试验记录(包括通用施工试验记录、设备试运转记录、土建专用施工试验记录、电气专用施工试验记录、管道专用施
3、工试验记录、通风空调专用施工试验记录、电梯专用施工试验记录等);施工验收资料;竣工图(5主要包括总平面布置竣工图;室外各种管线竣工图;建筑工程竣工图;装饰工程竣工图;结构工程竣工图;给水、排水工程竣工图;强电弱电工程竣工图;通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图)。 2建筑工程档案资料编制要求 1)必须真实反映工程实际情况,具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统,责任者的签章手续必须齐全。2)档案资料必须使用原件,如有特殊原因不能使用原件的,应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件存放处。3)档案资料的签字必须使用档案规定
4、用笔,工程资料宜采用打印的形式并应手工签字。4)档案资料的照片及声像档案要求图像清晰,声音清楚,文字说明或内容准确。 3建筑工程档案的特点 1)分散性和复杂性。建设项目周期长,生产工艺复杂,建筑材料种类多,建筑技术发展迅速,影响建设项目因素多种多样,工程建设阶段性强并且相互穿插,由此导致了建设项目文档资料的分散性和复杂性。2)继承性和时效性。随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑业技术和管理水平的不断提高和发展,文档资料可以被继承和积累。新的项目在施工过程中可以吸取以前的经验,避免重犯以前的错误。同时建设项目文档资料有很强的时效性,文档资料
5、的价值会随着时间的推移而衰减,有时文档资料一经生成,就必须传达到有关部门,否则会造成严重后果。3)全面性和真实性。建设项目的文档资料只有全面反映项目的各类信息才更有实用价值,必须形成一个完整的系统。另外文档资料必须真实反映工程情况,5包括发生的事故和存在的隐患。4)随机性。建设项目的文档资料可能产生于工程建设的整个过程中,工程开工、施工、竣工等各个阶段都会产生各种文档资料,部分资料有规律性(如各种报批文件),但还有相当一部分文档资料产生是由具体工程事件引发的,因此建设项目文档资料具有随机性。5)多专业性和综合性。建设项目文档资料依附于不同的专业
6、对象而存在,又依赖不同的载体而流动。它综合了质量、进度、造价、合同、组织协调等多方面内容。 4建筑工程档案整理存在的问题 1)档案材料不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右,较差的单位情况就千差万别了。很多工程项目竣工后没有档案材料,或只有工程主体档案,没有配套工程档案,锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料更是寥寥无几。2)缺乏有效统一的管理模式。 从档案管理机构上看,有的单位成立了专门的档案室,工程档案管理较好。有的单位则不然,工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管,形成的档案
7、材料五花八门。3)缺乏复合型档案管理人员。档案管理人员专业素质参差不齐,有的既缺乏档案管理业务知识,又缺乏相关的业务知识,难以适应工作需要。 5建筑工程档案管理的措施 1)思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况,到工程完工即将交工验收时,才开始应付整理,5这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中,项目对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎,不产生经济效益,施工过程中现场又非常繁忙,施工人员绝大部分精力集中在工地,对资料整理一般都是被动应付。2)严格把好竣工验收档案资
8、料质量关,使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时,建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员,按照建筑工程档案归档范围的要求,对工程建设
