工程档案管理工作指引

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1、工程档案管理工作指引编号：A-GC01-W07版号：2012-1.0版页码：第4页共4页工程档案管理工作指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人工程档案管理工作指引编号：A-GC01-W07版号：2012-1.0版页码：第4页共4页指引概述流程目的规范工程档案的管理，确保工程档案的完整、适用和有效性。适用范围工程归档文件的收集、标识、审核、发放、回收、销毁过程。定义工程档案：特指公司、监理单位、施工单位在工程建设过程中产生的与工程建设相关文件资料的总称。流程要素描述支持文件无流程CP点1.收

2、文处理2.发文处理3.档案分类责任部门1.主导部门：项目部2.参与部门：城市公司：工程管理部、综合管理部流程KPI1.文件归档及时性2.文件归档完整性输入条件收文登记记录输出结果1.文件存档目录2.按存档规则保存的工程文件档案管理工作指引　流程CP点描述CP点对流程的影响控制要点难点／风险点提示1.收文处理收文登记可对文件完整性产生影响，避免漏登情况发生·及时登记───2.发文处理发文登记可避免文件丢失，使文件处于受控状态，便于管理·及时登记───3.档案分类统一的存档规则有利于档案管理，便于查找·档案的分类规则───工程档

3、案管理工作指引编号：A-GC01-W07版号：2012-1.0版页码：第4页共4页工作程序2.1.收文管理2.1.1.项目收文，按文件的来源单位分为监理来文、施工单位来文、政府单位来文和其他来文。涉及工程收文一律由档案员统一登记处理。2.1.2.政府来文应及时交办公室存档。2.1.3.收文处理程序a)档案员收到各单位来文后，由项目部负责人指定项目跟进人，档案员交项目跟进人处理。b)可由项目跟进人直接协调、回复的，跟进人在收文上签署回复意见，进行处理。附回复意见的收文原件交档案员归档。c)需由项目负责人协调的，跟进人将收文提交

4、给项目负责人进行协调、处理、回复，项目负责人在收文上签署回复意见。附回复意见的收文原件交档案员归档。d)档案员收到知会类文件后，可直接交相关人员传阅。传阅完毕后，原件归档。2.2.发文管理2.2.1.以项目部名义发出的文件，需经项目部负责人审批后发出，项目部留存正式发文一份，交档案员归档。2.2.2.以公司名义发出的文件，需填写《发文审批表》，经项目负责人审核、公司相关部门会签（必要时）和领导审批后，加盖公司印章方可发出。办公室留存《发文审批表》、拟稿原件、正式发文一份归档。2.3.归档文件管理2.3.1.项目部日常工作中产

5、生的文件均由档案员登记归档。移交给档案员最终归档的文件要求是签字盖章手续完备的正式文本，移交时要填写《文件交接登记表》，由移交人与接收人签名确认。2.3.2.项目归档文件分类、编号及归档范围按相关规定执行。2.3.3.工程文件有效版本标识a)收到的文件已有版本标识，则照实登记。b)无版本标记的，按以下编号规则标识：根据文件不同版本的产生时间及内容标识，修订状态从0、1…到9依次递增，版本由A、B…到Z依次递增。2.4.文件状态监控2.4.1.施工图纸的发放、回收与作废图纸的监控按《施工图纸工作指引》执行。2.4.2.发放给施

6、工单位、监理单位的其他工程文件，需填写《文件收发记录》，并经双方签字确认。2.4.3.若发放给施工单位、监理单位的其他工程文件失效，档案员应及时回收，并在首页及骑缝加盖“作废”章，留存一份备查，其余复份销毁。2.5.文件立卷要求工程档案管理工作指引编号：A-GC01-W07版号：2012-1.0版页码：第4页共4页2.1.1.立卷时可根据文件的多少单独立卷、组合立卷。几个分类组合起来立卷，必须在卷内明确区别、明确标识类名，卷内文件分类排列。2.1.2.文件夹背签标识要求清晰明确，易于查找。标识信息必须包括：项目名称、项目期数

7、、工程文件类别名称、该类文件夹序号，其他信息可根据实际需要标识。2.1.3.各类工程文件卷内需建立卷内文件目录。2.2.文件归档及利用2.2.1.工程文件在标识清楚完备后，由档案员按分类编号存放，要有固定的文件夹，放入编有序号的资料柜中妥善保管。2.2.2.资料借用、调用、查阅需先由借阅人填写《文件借阅申请单》，经项目部负责人批准后登记借阅。2.3.文件移交2.3.1.工程竣工时，所有工程文件由档案员负责收集，并在项目竣工结算一个月后交办公室存档。2.3.2.依据政府要求按时向城建档案管理部门移交工程竣工档案资料，包括文字资

8、料、竣工图纸及竣工图电子光盘，同时移交物业公司一套完整资料。1．支持文件无2．相关记录4.1.《发文审批表》4.2.《文件交接登记表》4.3.《文件借阅申请单》4.4.《文件收发记录》