办公文档处理技巧培训

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1、办公文档处理技巧培训办公文档处理技巧培训讲师：谭小琥办公中的文档处理应用实例《办公自动化实例教程》本章目录2.1招聘启事：简单文档制作实例2.2评比通知：办公公文制作实例2.3调研报告：复杂文档制作实例2.4办公文档中图形对象的制作2.1招聘启事：简单文档制作实例2.1.1文档内容的录入12.1.2文档内容的编辑22.1.3设置字体和段落格式32.1.4添加项目符号与编号42.1.5页面设置52.1.6打印预览62.1.7文档的打印输出72.1.8文档的网上发布8《办公自动化实例教程》2.1.1文档内容的录入1．启动软件并设置输入方法《办公自动化实例教程》（1）启动Word2007软件

2、。（2）建立一个新文件，并以“招聘启事”为文件名，将其保存到电脑中的适当位置。（3）按组合键，在汉字输入方法之间切换,最终选择合适的输入方法。2.1.1文档内容的录入2．输入启事的文本内容《办公自动化实例教程》在录入过程中，原则上应进行单纯录入，然后再进行编辑排版。单纯录入的原则是：（1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。（2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。（3）不要用连续按回车键产生空行的方法，进行内容分页的设置。2.1.1文档内容的录入3．特殊符号的录入《办公自动化实例教程》除文字外，有时还要输入特

3、殊符号（例如：♂、※、◎、№、§等），方法有三种：（1）菜单法：通过“插入”→“符号”（“特殊符号”）来输入。（2）软键盘法：利用右键单击输入方法状态栏最右边的“软键盘”按钮，从弹出的13种供选键盘中选“特殊符号”、“标点符号”或其他符号键盘，利用按键输入。（3）键盘法：对于特殊符号，必须采用上述方法来进行输入；而对于常用的标点符号，除了采用上述方法外，还可以如表2-1所列出那样，充分利用键盘来进行快速录入。2.1.1文档内容的录入《办公自动化实例教程》表2-1中文标点符号的键盘输入法中文标点符号名标点符号对应键符号状态顿号、中文符号居中实心点·Shift+2中文符号破折号——Shi

4、ft+-中文符号下划线_____连续按Shift+-英文符号省略号……Shift+6中文符号左书名号《〈<中文符号右书名号〉》>中文符号2.1.2文档内容的编辑1．光标定位光标定位是将插入点放到文本中适当位置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠标即可。2．选择文本《办公自动化实例教程》选择内容较少，并且不是整段的选取。选择内容多，但不是全文时的选取。使用看不见的选择栏。利用快捷键操作选取。2.1.2文档内容的编辑《办公自动化实例教程》3．修改文本技巧将光标定位到错误字之后按，或在错误字之前按

5、>，这对修改少数错误比较有效，但在修改大量文本内容时，效率太低。此时，应首先选取出错内容的文本，然后直接输入新文本，这样既可删除所选文本，又能在所选文本处插入新的内容。2.1.2文档内容的编辑4．复制、移动、删除文本《办公自动化实例教程》利用快捷键命令按钮方法右键快捷菜单方法鼠标拖动方法5．“选择性”粘贴的作用6．撤消和恢复操作2.1.3设置字体和段落格式字体和段落的格式设置，通过“开始”选项卡下面“字体”和“段落”命令组中的命令按钮就可实现，复杂的设置通过打开“字体”对话框、“段落”对话框进行操作。另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果

6、，可像复制文本内容一样，来复制文本格式，以提高排版效率和质量。《办公自动化实例教程》2.1.4添加项目符号与编号可以利用“开始”→“段落”命令组中的“项目符号”和“编号”命令按钮，来达到设置项目符号和编号的目的。操作步骤如下：（1）选择需要设置项目符号的文字内容，即“医学院院长、商学院院长应聘条件”。（2）单击“开始”→“段落”→“项目符号”命令按钮右侧的箭头，从打开如图2-1所示的项目符号列表中，选择单击本实例效果图中需要的“◆”格式项目符号即可。《办公自动化实例教程》2.1.4添加项目符号与编号（3）选择需要设置编号的文字内容，也就是“医学院院长、商学院院长应聘条件”段落下面对应招

7、聘条件部分的三行内容。《办公自动化实例教程》图2-1项目符号的设置2.1.4添加项目符号与编号（4）单击“开始”→“段落”→“编号”命令按钮右侧的箭头，从打开如图2-2所示的编号列表中，选择单击本实例效果图中所需要的“1.”格式的编号形式。《办公自动化实例教程》图2-2段落编号的设置2.1.4添加项目符号与编号（5）按照同样方法，设置“工学院电子工程系主任应聘条件”行及下面的条件内容。使用项目符号和编号后的“招聘启事”文档，效果如图2-3所示。