办公中文档的处理

《办公中文档的处理》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、第2章办公中的文档处理【本章内容介绍】本章首先通过一个“招聘启事”的简单实例介绍了办公中文档处理的操作流程，详细讲解了从文本内容录入、内容编辑、格式排版、图形和艺术字添加一直到页面设置、打印操作的完整过程；然后以“通知”制作为介绍了利用公文向导制作办公公文的方法，以“科研论文”为例介绍了长文档的编辑，与此同时还介绍了办公中文字处理（包括机关公文和科研论文）的基本规范以及科技论文中数学公式的编辑和框图的制作。本章主要知识点u文档处理的操作流程u文档录入的原则和方法u文档内容的编辑和排版u文档中图片和艺术字的添加u文档的页面设置与打印操作u办公公文的格式与行文规范u利用向导制作办公公

2、文u科研论文的格式规范u数学公式与框图的制作本节以制作一个“招聘启事”文档为例来讲解简单文档的处理，主要目的是让读者对办公文档的处理流程有个全面的认识。任务要求是：××大学由于发展需要，有关院系急需招聘领导人员，现在学校组织部需制作一份“招聘启事”对外公布，以便招募人才。本节“招聘启事”的制作效果如图2-1所示，是用Word完成的。制作时需要注意：1．标题要使用特殊字体并且字号较大，以使其效果明显。2．各类人员前面要设置项目符号，以使其条目清晰。3．联系方式前插入一个形象的图片，以使其生动活泼。4．在结束处插入相关艺术字，以提高启事的感召力。5．文档格式要正确，页面设置要合适（最

3、好将内容恰巧调整至一张页面大小）。2.1简单文档处理文档处理操作流程分析办公业务实践中，文档处理操作有其规范的操作流程。一般来说，文档处理都遵循如图2-2所示的操作流程。流程中各个步骤的含义如下：1．录入：文档录入是文字处理工作的第一步，它包括文字录入、符号录入以及制作电子文档时广义上的图片、声音等多媒体对象的导入。文字录入包括中文和英文的录入，符号录入包括标点符号、特殊符号的录入，它们主要通过键盘、鼠标录入，而图片、声音等多媒体对象的获取需要依靠素材库或者通过专门的设备录入。2．编辑：文档内容录入完成后，出于排查错误、提高效率或者其他目的，必须对文档内容进行编辑。对于文字内容来

4、说，它主要包括选取、复制、移动、添加、修改、删除、查找、替换、定位、校对等。3．排版：文档经编辑后，如果内容无误，下一步就是排版。包括：字体、段落格式设置，分页、分节、分栏排版，边框、底纹设置，文字方向、首字下沉，图文混排设置、多媒体对象排版等。4．页面设置：文档排版完成后，在正式打印之前必须根据将来的打印需要进行页面设置，主要包括：纸张大小设置、页面边界设置、装订线位置以及宽度设置、每页行数、每行字数设置、页面页脚设置等。5．打印预览：文档正式打印之前，最好先进行打印预览操作，就是先在屏幕上模拟显示文档的显示效果。如果效果可以，就可以进行打印操作；如果感觉某些方面不合适，可以回

5、到编辑状态进行重新编辑或者通过有关设置在预览状态下直接编辑。6．打印：利用文字处理软件制作的文档最终输出有两个方向：一个是打印到纸张上，形成纸质文档进行传递或存档；另一个是制作网页或电子文档用来通过网络发布。如果是前一目的，必须进行打印操作这一环节。它主要包括：打印机选择、打印范围确定、打印份数设置以及文档的缩放打印设置等。2.1.1启事中文档内容的录入目前最为流行的办公软件毫无疑问是Microsoft公司的产品套件——Office，该软件目前的最高版本为OfficeXP，其中最为重要的组件就是文字处理软件Word，另外我国产的民族办公软件——WPS也是目前主流的文字处理软件之一

6、，本节我们使用Word来实现所有操作，使用的版本为Word2000。1．启动软件并设置输入方法首先通过“开始”/“程序”/“WINWORD”（具体名称、位置因机器而异）启动Word软件，建立一个新文件，以“招聘启事”作为文件名称将其存在D盘“办公文件”文件夹中。然后，按键盘上的Ctrl+Shift组合键，找到合适的输入方法（当然也可以利用鼠标从任务栏上的“输入法指示器”中选择）。说明：对于Word这样经常使用的程序，最好在桌面上建立它的快捷方式，这样以后启动时可节约很多时间：另外对于经常使用的输入方法可以通过“控制面板”中的“输入法”来定义热键或者将其设置为第一种，这样以后在切换

7、输入方法时就很方便。2．输入启事的文本内容文件建立之后，文档上有一个闪动的光标，这就是“插入点”，也就是文本的输入位置。按照选择好的输入方法的编码要求，直接输入文字即可。由于目前的办公软件都具有强大的排版功能，因此，在文字和符号录入过程中，原则上首先应进行单纯录入，然后运用排版功能进行有效排版。单纯录入的原则是：（1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。（2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。（3）不要用连续按回车键产生空行的