办公中的文档处理

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1、第2章办公中的文档处理【本章内容介绍】本章首先通过一个“招聘启事”的简单实例介绍了办公中文档处理的操作流程，详细讲解了从文本内容录入、内容编辑、格式排版、图形和艺术字添加一直到页面设置、打印操作的完整过程；然后以“通知”制作为主介绍了利用公文向导制作办公公文的方法，以“科研论文”为例介绍了长文档的编辑，与此同时还介绍了办公中文字处理（包括机关公文和科研论文）的基本规范以及科技论文中数学公式的编辑和框图的制作。本章主要知识点u文档处理的操作流程u文档录入的原则和方法u文档内容的编辑和排版u文档中图片和艺术字的添加u文档的页面设置与打印操作u办公公文的格式与行文规范u利用向导制作办公公文

2、u科研论文的格式规范u数学公式与框图的制作本节以制作一个“招聘启事”文档为例来讲解简单文档的处理，主要目的是对办公文档的处理流程有个全面的认识。任务要求是：××大学由于发展需要，有关院系急需招聘领导人员，现在学校人事处需制作一份“招聘启事”对外公布，以便招募人才。本节“招聘启事”的制作效果如图2-1所示，是用Word完成的。制作时需要注意：1．标题要使用特殊字体并且字号较大，以使其效果明显。2．各类人员前面要设置项目符号，以使其条目清晰。3．联系方式前插入一个形象的图片，以使其生动活泼。4．在结束处插入相关艺术字，以提高启事的感召力。5．文档格式要正确，页面设置要合适（最好将内容恰巧

3、调整至一张页面大小）。2.1简单文档处理文档处理操作流程分析办公业务实践中，文档处理操作有其规范的操作流程。一般来说，文档处理都遵循如图2-2所示的操作流程。流程中各个步骤的含义如下：1．录入：文档录入是文字处理工作的第一步，它包括文字录入、符号录入以及制作电子文档时广义上的图片、声音等多媒体对象的导入。文字录入包括中文和英文的录入，符号录入包括标点符号、特殊符号的录入，它们主要通过键盘、鼠标录入，而图片、声音等多媒体对象的获取需要依靠素材库或者通过专门的设备录入。文档录入文本编辑格式排版页面设置打印预览打印输出2．编辑：文档内容录入完成后，出于排查错误、提高效率或者其他目的，必须对

4、文档内容进行编辑。对于文字内容来说，它主要包括选取、复制、移动、添加、修改、删除、查找、替换、定位、校对等。3．排版：文档经编辑后，如果内容无误，下一步就是排版。包括：字体、段落格式设置，分页、分节、分栏排版，边框、底纹设置，文字方向、首字下沉，图文混排设置、多媒体对象排版等。4．页面设置：文档排版完成后，在正式打印之前必须根据将来的打印需要进行页面设置，主要包括：纸张大小设置、页面边界设置、装订线位置以及宽度设置、每页行数、每行字数设置、页面页脚设置等。5．打印预览：文档正式打印之前，最好先进行打印预览操作，就是先在屏幕上模拟显示文档的显示效果。如果效果可以，就可以进行打印操作；如

5、果感觉某些方面不合适，可以回到编辑状态进行重新编辑或者通过有关设置在预览状态下直接编辑。6．打印：利用文字处理软件制作的文档最终输出有两个方向：一个是打印到纸张上，形成纸质文档进行传递或存档；另一个是制作网页或电子文档用来通过网络发布。如果是前一目的，必须进行打印操作这一环节。它主要包括：打印机选择、打印范围确定、打印份数设置以及文档的缩放打印设置等。2.1.1启事中文档内容的录入目前最为流行的办公软件毫无疑问是Microsoft公司的产品套件——Office，该软件目前的最高版本为Office2007，其中最为重要的组件就是文字处理软件Word，另外我国产的民族办公软件——WPS也

6、是目前主流的文字处理软件之一，本节我们使用Word来实现所有操作，使用的版本为Word2003。1．启动软件并设置输入方法首先通过“开始”/“程序”/“WINWORD”（具体名称、位置因机器而异）启动Word软件，建立一个新文件，以“招聘启事”作为文件名称将其存在D盘“办公文件”文件夹中。然后，按键盘上的Ctrl+Shift组合键，找到合适的输入方法（当然也可以利用鼠标从任务栏上的“输入法指示器”中选择）。说明：对于Word这样经常使用的程序，最好在桌面上建立它的快捷方式，这样以后启动时可节约很多时间：另外对于经常使用的输入方法可以通过“控制面板”中的“输入法”来定义热键或者将其设置

7、为第一种，这样以后在切换输入方法时就很方便。2．输入启事的文本内容文件建立之后，文档上有一个闪动的光标，这就是“插入点”，也就是文本的输入位置。按照选择好的输入方法的编码要求，直接输入文字即可。由于目前的办公软件都具有强大的排版功能，因此，在文字和符号录入过程中，原则上首先应进行单纯录入，然后运用排版功能进行有效排版。单纯录入的原则是：（1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。（2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时