处理长文档的技巧

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1、1．页面视图页面视图方式即直接按照用户设置的页面大小进行显示，此时的显示效果与打印效果完全一致，用户可从中看到各种对象（包括页眉、页脚、水印和图形等）在页面中的实际打印位置，这对于编辑页眉和页脚，调整页边距，以及处理边框、图形对象及分栏都是很有用的。在页面视图中可以查看到打印出页面中的文字、图片和其他元素的位置。页面视图可用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理栏和图形对象。切换到页面视图的方法是，单击【视图】菜单上的【页面】命令，或按Alt+Ctrl+P组合键可切换到页面视图。2．Web版式视图Web版式视

2、图方式是Word几种视图方式中唯一的一种按照窗口大小进行折行显示的视图方式（其它几种视图方式均是按页面大小进行显示），这样就避免了Word窗口比文字宽度要窄，用户必须左右移动光标才能看到整排文字的尴尬局面，并且Web版式视图方式显示字体较大，方便了用户的联机阅读。另外，采用Web版式视图方式时，Word窗口中还包括一个可调整大小的查找窗格，称为【文档结构图】，专门用于显示文档结构的大纲视图，用户只需点击文档的某个大纲主题，即可迅速跳转到文档的相应部分，十分方便。Web版式视图方式的排版效果与打印结果并不一

3、致，它不要于用户查看Word文档内容时使用。Web页预览显示了文档在Web浏览器中的外观。MicrosoftWord先保存文档的副本，然后用默认浏览器打开文档。如果Web浏览器没有运行，Word会自动启动它。也可随时返回Word文档。在Web版式视图中，可以创建能显示在屏幕上的Web页或文档。在Web版式视图中，可看到背景和为适应窗口而换行显示的文本，且图形位置与在Web浏览器中的位置一致。切换到该视图的方法是，单击【视图】菜单中的【Web版式】命令可切换到Web版式视图。3．普通视图普通视图是Word最

4、基本的视图方式，也是Word默认的视图方式，其显示速度相对较快，因而非常适合于文字的录入阶段。广大用户可在该视图方式下进行文字的录入及编辑工作，并对文字格式进行编排。在普通视图中可以键入、编辑和设置文本格式。普通视图可以显示文本格式，但简化了页面的布局，所以可便捷地进行键入和编辑。在普通视图中，不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及没有设置为【嵌于文字所在层】环绕方式的图片。153单击【视图】菜单上的【普通】命令，或按Alt+Ctrl+N组合键均可切换到普通视图方式。4．大纲视图对于一个具有多重标题

5、的文档而言，用户往往需要按照文档中标题的层次来查看文档（如只查看某重标题或查看所有文档等），大纲视图方式则正好可解决这一问题。大纲视图方式是按照文档中标题的层次来显示文档，用户可以折叠文档，只查看主标题，或者扩展文档，查看整个文档的内容，从而使得用户查看文档的结构变得十分容易。在这种视图方式下，用户还可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文，方便了用户对文档大纲的修改。采用大纲视图方式显示文档的办法为：执行【视图】菜单中的【大纲】命令，或按下Alt+Ctrl+O组合键在大纲视图中，能查看文档的结构（如图

6、4.1所示），还可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本。还可以通过折叠文档来查看主要标题，或者展开文档以查看所有标题，以至正文内容。大纲视图还使得主控文档的处理更为方便。主控文档有助于使较长文档（如有很多部分的报告或多章节的书）的组织和维护更为简单易行。大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。大纲视图能够显示文档的结构。大纲视图中的缩进和符号并不影响文档在普通视图中的外观，而且也不会打印出来。使用大纲视图，可以方便地重新调整文档的结构。用户可以在大纲视图中上下移动标题和文本，从而调整它们的顺序

7、。此外，用户还可以将正文或标题“提升”到更高的级别或“降低”到更低的级别。要在大纲中提升、降低大纲级别，可以使用【大纲】工具栏上的各个按钮。5．打印预览视图打印预览，用于显示打印效果的打印预览（也称“模拟显示”）实际上也是Word文档视图方式中的一种，它在页面视图方式显示文档完整打印效果的基础上，增加了同时显示文档多个页面内容的功能，这就有助于用户检查文档的布局，并据此编辑或调整文档格式。在打印预览中，可以通过缩小尺寸显示多页文档。您还可以看到分页符、隐藏文字以及水印，还可在打印前编辑和改变格式。要切换到

8、打印预览模式，可执行【文件】菜单中的【打印预览】命令，另外按下组合键Alt+Ctrl+L也可达到同样的目的。在打印预览方式下，如果要在打印预览中编辑文本，可以进行下面的操作：（1）可在打印预览状态下显示需要编辑的页面。（2）单击需要编辑的范围中的文字，Word会放大显示此区域。（3）单击【放大镜】按钮，鼠标指针会由放大镜形状变成I153形，此时即可开始修改文档，可以像在正常视图一样进行编辑，如图4.1所示。图4.1在打印预览中