档案管理基本知识培训

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1、企业档案管理的基本知识与方法中国人民大学宫晓东E-mail:zuishig@vip.sina.com远洋地产公司档案业务培训专用目录企业档案管理的基本概念企业档案管理的基本要求企业档案管理的工作体系企业档案管理的主要工作方法企业档案意识的提升企业档案管理的基本概念企业档案工作：企业履行档案管理职责的行为和活动。企业档案：企业在研发、生产（建设）、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的记录。（各种档案释义）文件：是人类以文字符号的形式记录和传达某种意图或活动情况的具有特定体式的信息材料。资料：是机构因为参考的目的，临时搜集保存起来的信息材料。全宗：是一个立档

2、单位所形成的全部档案的集合。归档：将符合归档范围的文件材料按照要求整理移交，转化为档案的过程。归档工作的主体是文件形成部门或形成者。保管单元：档案留存的最小管理单元（件、卷、盒、张、盘等）档案分类：按照档案所反映的内容特性，将档案划分成具有一定平行关系和从属管理的不同等级的系统，以便于管理和检索。档案号：档案保管单元唯一的身份标识，一般由分类号、特征号和顺序号组合而成。企业档案管理的基本要求企业档案工作原则：集中统一领导，分级管理；维护档案的准确、完整、系统和安全；实现档案资源的有效利用。“三纳入”的要求：企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成,应纳入企业领

3、导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。“四参加”的要求：企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。“四同时”的要求：企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况，项目总结应同时作好项目文件归档交接。“八防措施”：档案保管应做到防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防高温、防潮、防有害生物。有关基本建设档案管理的国家规定：建设部制定《建设工

4、程文件归档整理规范》GB/T50328－2001《科技档案案卷构成的一般要求》GB/T11822－2000《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28—2002《企业档案工作规范》DA/T42—2009制度与规范文件形成管理管理体制设计价值鉴定归档管理利用与安全管理实体分类信息分类企业文档管理体系自动化管理系统企业档案管理的工作体系企业文件档案工作体制结构文件档案管理委员会主管部门或企业档案中心档案部门或岗位信息管理部门职能部门及下属机构房地产企业档案规章制度组合示意房地产档案工作管理办法房地产档

5、案工作五年规划档案机构及岗位设置细则房地产档案工作考核细则房地产档案分类方案及分类表档案管理系统管理及操作细则文件归档范围及保管期限表各类文件材料归档整理细则声像及实物材料归档整理细则会计、人事档案管理细则文件登记、积累细则档案鉴定销毁细则档案库房管理细则档案利用与保密工作细则档案基础数据统计分析工作细则初始级Initial事务型经验型价值型特征C成熟度M一致型持续型可重复级Repeatable优化级Optimizing已管理级Managed已定义级Defined价值V123451、一般事务性工作。2、兼职管理状态。3、文档留存比较随意，有存无取状态明显。4、无

6、制度，无工作流程1、专门性工作。2、专人专岗，经验式管理。3、有基本归档要求。4、文档留存界限不清晰1、专业性工作。2、专家式管理，已建立管理标准。3、归档范围及归档要求精细化、流程化。4、基本利用1、职能性资源管理工作。2、全员式、全过程管理。3、管理要求纳入企业标准。人依附于事4、能动服务1、全过程资源自动配置。2、管理体系可自动创新。3、全方位服务，深度开发。4、历史留存与资源管理职业化。企业文件档案管理体系成熟度评价企业档案管理的主要工作方法一、企业文件清理（一）含义清理企业文件数据，就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括

7、文件、图纸、程序、报表、单据），以及其他载体或数字格式的文档等，进行系统化，从而使企业各类信息类有所依，运行线路清晰，相关责任明确。清理企业文件数据，必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分类和分析，目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路，为精化企业档案管理提供依据。计划调研关联整合责任（二）企业基础数据清理的工作程序及数据汇总表开始（针对具体岗位）文件类型及属性认定符合5汇总上报符合1、2、3、4并完成6部门确认分类汇总，列入归档预备范围档案部门整体协调确认，明确归档责任正式列入归档范围不予确认确认1、是否岗位发文2

8、、是否岗位办理3、是否岗