数字化档案管理系统使用培训

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1、惠州炼油分公司数字化档案管理系统使用培训文控中心2011–04主要内容引言第一章系统运行条件第二章网站功能第三章纸质目录检索第四章项目资源库第五章文书资源库第六章专题推送第七章库房视图引言1编写目的惠州炼油分公司数字化档案管理系统网站已正常运行，为确保用户对系统的正常操作，对本系统网站的充分利用，合理发挥系统的各个功能，为操作用户使用本系统网站提供操作指南。2用户定义1.文控中心分配的所有用户。2.局域网内部用户引言3档案分类该系统涵盖了企业档案的九大类档案：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生

2、产技术管理类、产品类、科学技术研究管理类、基本建设管理类、设备管理类、会计类,（含声像档案）。引言4术语按件：档案文件不组卷，直接装盒管理。按卷：对档案文件进行组卷，以卷为单位进行管理。电子原文：实物档案文件的电子文件。纸质文件：档案库房中存放的实际档案文件。第一章系统运行条件1.1系统运行条件用户在档案信息网查看原文，需要安装“多功能文件阅读器”，请到档案网站首页【下载专区】下载(如图1-1-1-1红色框内)图1-1-1-1第一章系统运行条件图1-1-1-2图1-1-1-3点击下载专区弹出对话框

3、(如图1-1-1-2)，点击名称为档案网站原文阅读器弹出文件下载保存对话框(如图1-1-1-3)选择另存，下载完成后解压并双击Setup.exe安装。第二章网站功能2.1业务操作流程2.1.1登录网站（图2-1-1-1）http://10.152.72.23/第二章网站功能登录成功进入系统;如下图：2-1-1-2图：2-1-1-2第二章网站功能2.1.2修改密码点击网站登录后的默认页面右上方的按钮，弹出修改密码窗口（图2-1-2-1），输入原密码和新密码，点击确定即可。图2-1-2-1第三章纸质目

4、录检索3.1业务操作流程3.1.1目录树检索纸质目录检索方式分为：按件查询、按卷查询。默认的检索方式为：按件检索。如图3-1-1-1图3-1-1-1第三章纸质目录检索3.1.2按件查询选择检索方式：按件查询，(系统默认为按件查询)。点击：档案管理基本建设类。查询条件为：给水泵。如图：3-1-2-1按件检索结果图：3-1-2-1第三章纸质目录检索以上面图中查询结果的数据为例，单击案卷字段对应的图标（）查看本文件所属档案，如图：3-1-2-2。图：3-1-2-2第三章纸质目录检索单击原文字段对应的图

5、标()，可以查看此文件目录对应的电子原文。如图：3-1-2-3图：3-1-2-3第三章纸质目录检索如果原文图标（）呈灰色，说明当前用户没有查看该原文的权限。如图3-1-3-4原文图标呈灰色图3-1-3-4第三章纸质目录检索3.1.3按卷查询按卷查询：主要是对案卷级目录查询，检索出来相应的案卷级目录，并且可查看案卷内文件，如图：3-1-3-1。首先点击档案树的，在右侧的数据表格中随机选择了第1549页，由于可能的档案变更，以下数据可能与实际用户的显示数据不一致。第三章纸质目录检索（注意：当前选中的是

6、按卷查询）点击查看卷内目录图：3-1-3-1第三章纸质目录检索单击案卷列中的图标（）可以看到本案卷的卷内目录。如图：3-1-3-2有原文标识图：3-1-3-2第三章纸质目录检索单击图标（）可以查看有关此文件的原文；如果有权限就能直接打开，无权限则可以通过借阅查看。如果原文图标（）说明当前此文件没有原文,如图：3-1-3-3。图：3-1-3-3无原文标识第三章纸质目录检索3.1.4普通检索普通检索：主要是对档案目录数据里的案卷题名进行模糊查询；实例：在输入框里输入：压缩机。点击检索，效果显示如图：3

7、-1-4-1。在检索结果中，将会分页显示标题中包含搜索关键字的所有记录，并且检索关键字被彩色特殊标明。输入查询条件并点击检索按钮图：3-1-4-1第三章纸质目录检索3.1.5高级检索高级检索：选择当前档案类的数据字段，添加不同条件，进行检索。操作：点击高级检索选择下拉字段(如图：3-1-5-1)输入内容(如图：3-1-5-2)选择查询条件之间关系点击增加。(图：3-1-5-1)第三章纸质目录检索可以继续选择不同字段进入类似操作输入关键字完成以后，点击检索检索完成。效果显示如图：3-1-

8、5-3(图：3-1-5-2)(图：3-1-5-3)第三章纸质目录检索3.1.6跨档案类检索跨档案类检索：对所有档案类检索。输入想要检索的关键字即可在所有档案类查看相关目录，不同的关键字以空格分隔。操作：选中档案资源检索（如图3-1-6-1）跨档案类检索（如图3-1-6-2）输入查询条件（如图3-1-6-3）点击检索图3-1-6-1第三章纸质目录检索图3-1-6-2图3-1-6-3第三章纸质目录检索3.1.7借阅流程档案信息网站的借阅主要分为：纸质档案借阅和电子档案借阅两部分。