大型会议管理PPT整理

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1、第十章会议注册咨询管理第一节会议现场注册二、注册台的要求1、注册台地点的选择会议中心或酒店的大堂2、注册台的标志包括：会徽、会议缩写、举办时间等3、注册台的搭建一、注册（一）预先注册（Pre-registration）专门为那些在会前已经支付注册费的与会者服务台。由于大部分人与会者都会在会前注册，所以报到注册人数比较多。这个台要长，服务人员要多。有的按字母区域来分几个台或区。根据估计注册人数安排工作人员。主要工作就是核对确认信、发送资料袋等。（二）现场注册（On-siteregistration）会前没有注册或未缴注册费的与会者，到现场注册

2、台注册和缴纳费用。需要3、4位经验丰富的工作人员，最好有专业的财务人员和外语人员国内外的注册表要分开。应急事项：托收汇票没有达到银行；信用卡拒付；没有支付银行代办费形成差额。（三）注册台的搭建最好采用标准展板搭建的方式，分为前后两个区前区：可以分为不同职能的几个台：预先注册台、现场注册台、旅游台、补交款等。每个台的眉板上著名本台的职能后区：工作间；堆放资料和文件的库房三、注册分工（一）注册（二）旅游和票证服务举办大型会议时，总会有一些会议代表和他们的陪同人员选择参加会议组织的旅游和社会活动，需要安排一些人负责这些活动。（三）领取会议文件许多

3、大型会议发给会议代表的文件很多，包括论文（摘要）集、日程、参会须知、礼品和资料包等。在注册代表时发给代表领取会议文件的票，在整个会议期间代表都可以凭票取文件（四）会议专业服务在会议期间，很多代表经常会对会议的专业活动内容进行咨询；有的会议代表还有可能要求改动预先安排好的演讲时间；有些代表作演讲时还会向会议组织者提出要求一些特殊的设备。（五）会议管理组以上工作人员都是为会议代表直接提供服务的，而会议管理组则是总的会议管理者。会议是否能够组织得有条不紊，完全取决于这个组的工作。四、注册时间（一）会前从哪天开始注册规模小于1000人，安排1天时间

4、；大于1000人，安排1天或2天的时间（二）每天从什么时间开始注册通常会议的日程都安排得很紧凑，为了能够服务于会议代表，每天注册时间应该安排在会议日程开始的前半小时。（三）注册是否也有“午休”通常中午是会议的休会时间，但却是注册台最忙碌的时间，一些代表经常会利用这段时间前来咨询，工作人员可以轮换休息，错开就餐。（四）注册结束时间中小型会议在会议代表注册基本完毕后即可关闭注册台，代表如有任何问题可以直接到会议秘书处的工作间去解决。五、注册数据的处理现场注册数据及时提供给相关部门，以调整：1、会议程序2、会议会务安排欢迎招待会和宴会等3、旅游活

5、动4、编制参会人员名单第二节会议资料及用品管理问题：1、会议需要准备哪些资料2、贵宾、嘉宾、演讲人的资料何时发放3、集中运输还是装袋后运输4、纸笔是否需要发放5、周边商业、旅游信息是否属于发放材料第三节会议证件管理第四节会议现场咨询服务第十一章会议现场活动管理第一节会议现场活动管理一、会议开幕式安排（一）开幕式时间两种方式：会议正式开始前一天晚上；会议正式开始的上午。主要由会议主办方是具体的情况而定。（二）开幕式地点和与会人数直接相关；原则与会议场所靠近。（三）开幕式会场布置1、背景板和横幅会场的标志物是背景板或横幅。有的会议既有背景板也有

6、横幅，有的会议二者取一，这没有惯例，完全由组织委员会商定。三部分构成：会议的会徽和有关组织的徽章；会议的（中英文）名称、缩写以及时间地点；会议的主办单位画面要显眼、色调明快、美观，主色调与各轮通知书的封面一致。大会的横幅。横幅上的字一般采用白色。2、会议主席布置最常用的是在主席台的中央正前方摆设一条长条桌，长度根据开幕式时上主席台的人数而定。长条桌上摆放桌签、鲜花、茶杯或矿泉水、会议专用的纸与笔。领导为单数时，1号领导居中，2号领导在1号领导的左手位，3号领导在1号领导的右手位75312463、贵宾室的布置（1）贵宾接待室的位置会议地点最好

7、有专供贵宾使用的大门、电梯和通道，以方便贵宾的接待。贵宾接待室应安排在离主会场比较近的房间，贵宾室和主席台之间要有专门的通道。（2）贵宾接待室的布置贵宾室摆放沙发和茶几。茶几上要有饮料和鲜花，门口处设立签到台，预先放好签到簿和笔（四）开幕式的程序开幕式需注意的几个问题贵宾和嘉宾入场：开幕式的前半个小时，会议组织者要安排级别相当的领导在会议中心或宾馆的大厅门口迎接贵宾。相关工作人员引路送到贵宾室会议的主要领导在贵宾室等候迎接在贵宾室的活动：在签到簿上题词或签字，佩戴胸花，接见或合影引导贵宾和嘉宾就座：上台、在台下就座上台发言会议主持人：明确位

8、置提前确定是否进行现场问答安排贵宾和嘉宾退场，主持人表示感谢二、闭幕宴会的安排（一）时间的选择会议结束的前一天或者当天的晚上7点时间持续2，3小时（二）地点的选择就近；室内和室外