湖北经济学院学生档案管理办法

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1、湖北经济学院学生档案管理办法鄂经院发[2005]145号第一章总则第一条为了做好学生档案管理工作，使我校学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，特制定本办法。第二条学生档案管理工作遵循为培养人才服务，为经济建设服务，为人事工作服务的原则，坚持和维护档案的真实性和完整性。第三条学生工作部（处）负责管理国家计划招收的本、专科（高职）在校学生档案，各院（系）及有关部门协助学生工作部（处）做好档案材料的收集、整理工作。第四条学生工作部（处）根据学生纸介质档案内容，负责组织建立学生电子档案，为各院（系）及相关部门查阅提供方便。第二章档案材料收集的范围第五条—5—学生档案材料的收集工作直接

2、关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作的需要，必须认真做好学生入学档案的清理和学生在校期间档案内容的增补工作。新生入学档案一般应包括《高中学籍卡》、《高中毕业生登记表》、《高考报名登记表》、《高考体检表》、《高考志愿表》等内容，如材料不全，应由学生本人与所毕业高中学校联系，将材料补齐。在校期间学生档案应不断充实以下内容：（一）新生入学登记表；（二）学生军训鉴定表；（三）国家助学贷款还款确认书（办理了国家助学贷款的学生需填写）；（四）在校期间获得校级及以上各类表彰所形成的文字材料或评审登记表；（五）在校期间因违反校纪、校规，或因触犯国家法律，受到纪

3、律处分的材料；（六）在校期间参加党校培训的登记表；（七）综合测评表；（八）在校期间加入中国共产党、共青团的相关文字材料；（九）毕业生体检表；（十）学籍变更材料；（十一）实习鉴定表；（十二）在校学习期间各门课程成绩汇总表；（十三）毕业生登记表；—5—（十四）毕业生就业通知书；（十五）可供参考的其它材料。第三章归档材料要求第五条档案必须是办理完毕的正式材料。第六条档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明承办院（系）、年级、专业、学生姓名及学号。第七条手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。第八条各类材料必须符合国家档案管理材料归档

4、要求。第四章档案的查阅和借阅第九条各院（系）党总支书记、副书记、辅导员、班主任，可查阅或借阅本院（系）的学生档案，并按照查阅和借阅规定予以登记，其他人未经批准不得查阅或借阅学生档案。第十条学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。第十一条档案一般不外借。如确需借出使用，要由借阅单位填写《借阅档案审批表》，经学生工作部（处）负责人批准后方可办理借阅手续。—5—第五章档案的传递第十二条新生入学报到时应将本人档案交给所在院（系）。院（系）收齐档案后应在新生入学一个月内，由专人将新生档案移交到学生工作部（处）。第十三条学生毕业（含结业、肄业）、转学，应及时将其档案转给新的主管单位（或挂靠单

5、位）。第十四条学生档案必须经严格密封后通过机要交通渠道转递，必要时可派专人送取。第十五条转入转出的学生档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理，严禁扣留材料或分批转入转出。第十六条转出学生档案，应认真填写《档案传递通知单》；对转入的学生档案，经核实无误后，应及时将回执签名盖章后寄回。第十七条档案转递要求（一）毕业生档案按毕业生就业报到证上签发的单位或录取院校地址转递（特殊情况，另行处理）。（二）保留学籍的学生、出国留学的学生，以及需改派或缓派的学生，其档案可暂存学校两年，并按规定交纳档案保管费，逾期后将档案转回其家庭所在地人事主管部门。—5—（三）退学或被开除学籍的学生，在办理完

6、学籍变动手续后，应及时将其档案退回其家庭户籍所在地。第六章纪律要求第十八条查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。第十九条查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要需摘录档案内容时，应经学生工作部（处）同意。摘录材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。第二十条任何单位或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案。对利用职权违反档案管理的工作人员，由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。第七章附则第二十一条本办法由学生工作处负责解释。第二十二条本办法自2005年9月1日起

7、实施，原《湖北经济学院学生档案管理办法》同时废止。—5—