档案室管理规定

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1、公司档案室档案管理及保密制度第一条：总则本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料，包括：国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案（人事档案由人事部中心管理）。公司对档案实行集中管理。第二条：档案管理架构公司档案管理由办公室主管，并设有综合档案室。综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各部门设兼职档案管理员。综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各部门由兼职档案保管员负责档案的收集、整理和移交工作。第三条：档案分类：文书类档案政府部门各类文件公司对外、对内各类正式发文法律公文项

2、目文件工程技术类开发档案预算合同档案工程档案财务类档案合同类档案公司各类证照第四条：归档工作流程一、档案工作分为八个环节：收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。各部门以工程项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司综合档案室归档。二、各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门负责人审签后，及时交送公司综合档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如部门确需留存原件的，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。第五条：归档要求一、归档文件必须完整齐全。归档文件必须按规定分类整理、编目。档

3、案编目文书类档案：年度+（项目）部门+案卷号    如：2004/市场/001工程类档案：年度+工程项目+档案分类+案卷号      如：2004/某某项目/工程/001财务类档案：会计年度设置合同类档案：部门（项目）+合同类型+年份+案卷号二、归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。三、音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行。照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。装入照片档案盒。四、录音带、录像带、计算机软件应在盒套

4、贴有标签注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等。五、档案号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档案号。六、档案号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。七、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。八、档案夹的背脊应标明档案夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第五条文件整理一．文件点收文件结案移送归档时，根据如下原则点收：1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短

5、缺，应立即追查归入。2．文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。5．有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。二、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第六条：档案借阅、移交一、档案借阅者必须做到：1、爱护档案，保持整洁，严禁涂改。2、注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。二、内部借阅程序1、各部门经办人员因业务需要需借阅档案时，

6、应填写“借阅单”，经其部门主管办公室主任副总核准后向主管档人员借阅。2、档案管理人员接到“借阅单”，经核查后取出该项档案，并于“借阅单”上填注借出日期后，将档案交与借阅人员。“借阅单”则按归还日期先后整理以备催还。3、在档案室当场借阅者，免填“借阅单”。4、档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档案夹。“借阅单”由档案管理人员留存备查。5、“借阅单”以一案一号为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形应延长调阅期限时，应按借阅程序重新办理。6、借阅人员对于所借档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处

7、理。7、借阅人员借阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。8、借阅档案限与经办业务有关，如借阅与经办业务无关之案件，应经相关部门主管同意。9、各部门只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经各主管部门负责人批准。三、外部借阅程序1、公司档案室档案原则上不外借其他单位，如确需外借，需经公司主管总经理批准。借阅档案、证照一律办理借阅手续，档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。四、移交公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案的交接工作,将档案移交表填写清楚。

8、第七条：保管和保密制度1、存放档案的档案柜排放整齐；采用统一的档案盒，且要求标识明确。档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。2、档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。销毁档案要由专人