商务英语信函的体裁分析与撰写策略

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1、万方数据·52·国外外语教学(FLTA)2003年第2期商务英语信函的体裁分析与撰写策略广东商学院陈冬纯提要：商务英语信函的特定社会功能，决定其在语篇建构、文体风格等方面具有特定的语篇体裁特征。本文运用体裁分析理论，从词汇、语法、语篇格式、语篇结构、语篇体裁释义等层面分析商务英语信函的语篇和文体特征，并在此基础上，结合实例，提出撰写商务英语信函的一些策略。关键词：商务英语信函、体裁分析、语篇、文体1．商务英语信函与语篇体裁随着商品经济的发展，商务活动的日益频繁，商务英语信函已经成为当今社会经济活动中不可或缺的一部分，它肩负着建立贸易双方的业务关系、沟通商务信息

2、、塑造商业形象等方面的社会职能，成为了商务社团共同使用的、内部特征鲜明、高度约定俗成的交际事件。商务英语信函的语篇社团在撰写商务信函时，均遵守着特定的格式和一定的基本原则，因此。商务英语信函已经成为一种体裁，其特定的社会功能决定其在语篇特征、文体风格等方面均具有突出的“体裁结构图式”。另一方面，由于具体的交际功能，交际者之间的关系和地位不同，属于同一体裁的语篇变量会存在着某些差异，商务英语信函在文体风格、语言的使用方面形式多样，因人而异。对商务英语信函进行体裁分析，旨在从社会语言学、心理语言学的角度，揭示该语篇的构建规律以及构建过程，探讨特定的交际目的如何更为

3、得体地、有效地在语篇中得以实现。本文运用体裁分析理论，从词汇、语法、语篇格式、语篇结构、语篇体裁释义等层面分析商务英语信函的语篇和文体特征，并在此基础上提出撰写商务英语信函的一些策略。2．商务英语信函的体裁分析2．1词汇一语法层面商务英语信函所涉及的是商务活动，适用于贸易领域，因此，除了一般词汇以外，还包括了具有专业色彩的词汇，如claim(索赔)，firmoffer(实盘)，discount(折扣)等；同时，还包括行内通用的专用词汇，如credit(赊购)。draft(汇票)，irrevocableletterofcredit(不可撤销的信用证)等等。在词义

4、色彩方面，其用词正式，礼貌用语颇多。介词及其短语，如regarding，covering，herewith，withregardto，inviewof，dueto，incompliancewith等等在商务信函中使用的频率较高。必须指出，现代的商务信函倾向于使用通俗、常用和直接的用语，避免使用过长或陈旧的用语，如用buy代替purchase，用try代替endeavor，但其使用的仍然是正式的中性词，而且表达中不乏使用礼貌用语，如：throughthecourtesyof．．．，wewouldverymuchappreciate等等。此外，现代商务活动日趋高效

5、快捷，商务信函用词简洁而不拖泥带水，多数情况下使用副词代替短语，例如，用SOOn，now，because分别代替inthenearfuture，atthepresenttime和duetothefactthat⋯，用normally，equally等副词来代替短语otherthingsbeingequal；同时，较多地使用“国际贸易通则”中通用的缩略语，万方数据国外外语教学(FLTA)2003年第2期如：F．O．B．(freeonboard船上交货价)；D／P(documentagainstpayment付款交单)；D／A(documentagainstacc

6、eptance承兑交单)；L／C(1etterofcredit信用证)等等。商务信函英语的语法特征明显，主要体现在以下几个方面：2．1．1句子简练。商务信函经常通过“节省用词”来保持句子的言简意赅，使用单词来替换短语，使用词组来代替从句。例如：1)Pleasenotethatthemarketforthegoodsisrisingandourpricecannotremainunchangedforlong．(曹菱，2000：61)2)UponreceiptofyourL／C，wewillsendthegoods．(ibid．)在旬1)中，Pleasenote

7、(请注意)用于代替“AttentionshouldbecalledtothefaCtthat⋯“或者“Pleasepayattentionto”；“forlong”用于代替“foralongtime”，这样的句式显得简练清晰。在句2)中，uponreceiptof(收到⋯⋯之后即做某事)用于替换从句afterwereceive⋯，缩略语L／C用于代替letterofcredit。诸如这样的句式，商务英语信函中比比皆是。另外的例子是常用“atyourrequest”代替“inaccordancewithyourrequest”，“allow”代替“affordt

8、heopportunity”等等。2．