商务英语信函中的礼貌策略

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1、论商务英语信函写作中的礼貌原贝IJ摘要：商务英语信函是一种比较正式的文体，被普遍应用于国际商务交往屮。商务英语信函写作中礼貌原则合理有效地运用，直接影响到当事人双方的贸易是否顺畅。因此，商务英语信函写作中不仅有礼貌原则的形式要求，更主要的是注重其实现的准则和策略。关键词：商务英语信函写作技巧礼貌原则Leech深入研究了语言交际小的礼貌现象，指出：为了不直接触及对方的面子，人们只能间接地、含蓄地表达真实的信息，让他人口己去理解其言外Z意，在条件相同的情况下，把不礼貌的信息降低到最低限度，将他人的利益放在笫一位，为他人

2、着想，从而使对方感到自己受到尊重，成功实现交际目的。Leech将礼貌原则分为六类：策略准则（少让他人受损，多使别人受益）、慷慨准则（少让自身受益，多让自身受损）、赞誉准则（少贬低他人，多赞扬别人）、谦逊准则（少赞扬自身，多贬低自身）、赞同准则（少反对别人，多赞同別人）和同情准则（少反感別人，多同情別人）。这些准则以成对方式出现，以“自身”和“別人”为中心，并将礼貌的中心偏向“别人”。这六条礼貌准则Z间有着许多相互的联系，尽量最低化自身的利益和要求，而最高化别人的利益和要求。1主要内含商务英语信函写作中的礼貌原则是在

3、商贸实践中，每份商务英语信函都冇其明确的H的，即成功有效地与商务交往伙伴沟通信息，使交易顺利进行。在这个过程中，如何将礼貌原则体现在文字上，并准确无误地表达出去就显得尤为重要。要想达到写信函的人与看的人有效沟通，写信时要充分考虑对方的要求、愿望利時感，避免使用命令或粗鲁的语言。商务信函写作的目的是通过书而内容处理商务问题，建立或巩固商务伙伴之间的感悄。这就要求当事人在特定的语境下冇策略地表达其不同观点，从而使自己在交易过程中的关键方面占优势，成功地达成交易。商务信函沟通技巧在全球化的经贸往来中变得越来越不可或缺，因

4、而合作是否达成主要依赖于礼貌原则的正确运用。但是山于贸易双方的互利互益的特殊身份，当贸易过程中产生矛盾时，策略地采用礼貌原则，向对方发出友好、体谅及尊重的信息，从而达到有效交际的目的。2礼貌原则的运用2.1在态度的选择上2.1.1尊他性准则在商务英语信两写作时，礼貌原则耍求我们充分尊重对方，站在对方的立场，要充分地考虑到对方的某些困难，使对方感到自己倍受尊重，愿意与我方合作,从而达成商务往来的目的。因此使用第二人称代词your和you,而少用第一人称代词we、I、our和my,这种少指责对方，多止口己承担、通情达理

5、的婉转表达是吸引合作伙伴的有利因素，能够便交往有礼貌的同时更显真诚。2.1.2尽量不用否定在商务英语信函中，通常我们要尽力创造出积极肯定的氛围。成功的商务英语信函往来都采用肯定的态度，因为表达肯定意义的词语比否定的词语更冇可能帮你达到H的。肯定的语言有助于你的公司与看信人建立起良好的关系。没有人期待他人否定白己的观点，所以即使是在拒绝时，也要讲究策略,努力地传递积极肯定的信息，从而减少否定的不快的氛围的产生。因此在写信时可以将否定的观点改为肯定的观点以缓和语气。2.2在正确地使用词汇方面2.2.1运用冇积极意义的词

6、语在商务信函中应尽最大可能选择有积极意义的词语，女U：welcome、satisfyapleased等，这样使合作方会感到发信函的人即体贴乂诚恳，特别在有关催款、投诉、索赔等内容的倍函中,即便是错不在a己,也要让对方感觉到他们的积极努力得到了肯定与赞扬。2.2.2积极使用中性词通常意义上来说，商务英语信函中提及人称或人的身份时，应避免那些单指男性或女性的词(如salesman^salesgirl等)。因为当使用单纯指一种性别的词时,至少对另一半的人是不礼貌的。避免使用有性别歧视的词汇就是在写商务信函时应该避免使用第

7、三人称单数或复数的人称代词。2.2.3表明你的立场你的立场就是指写信人不能以口我为中心，而应站在对方立场上，设身处地为对方着想。这体现了一•种很实际的换位思考方式，从对方的角度來阐明问题，说明自己的想法。这也从某种程度上体现了一种礼貌原则。你的立场并不是说行文当中运用人量的“Thankyou”这一类的词，而是把语言的表达方式进行转化，通过巧妙地更改句式的方式，更多的考虑到对方的感受，使其觉察到写信人在切实的考虑其利益所在。2.2.4适当地运用情态动词由于商务信函往来多数是磋商、答询，往往涉及愿望、允诺、赞许、建议、

8、催促、询问、拒绝、辩解或申诉、质问、谴责等，所以商务英语信函屮情态动词应使川的特别频繁。情态动词的恰当使用常常可以使句子的语气更加缓和，使对方容易接受，达到顺畅交流的目的。2.3在语气上商务英语信函写作从语气角度来调整语言，从而带有浓厚的感情色彩，使冀更富有成效。在普通的人际交往信函中，其语气可采纳正式也可以是非正式，而在商业信函中，特别是有分歧产生的时候，