如何提高办公室人员综合能力 宋阳

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1、浅谈如何提高办公室人员的综合能力本人从事行政工作中有一些体会与感想，现与大家分享，希望可以与大家共同学习，进步。一、办公室工作的性质和特点办公室是组织的后勤工作，是公司运行的后台保障，粗略可分为：（一）办公管理（含制度整理，公文收发，会议管理，档案管理等）（二）后勤保障管理（车辆管理，食堂管理等）（三）物资保障（采购，库管，资产管理等）（四）企业文化制定与宣传（对外VI,网站，微平台，等，对内组织活动）因为事务杂，工作碎，临时性强，工作常常处于各类行政事务与公务交织交杂，各种矛盾重叠，常常是被动工作。时而事务缠身，时而突击性任务重，要做

2、好办公室工作要有很强的综合能力。二、如何提高办公室人员综合能力所谓综合能力，对于办公室后勤人员主要有三项能力是必备的--写作能力，讲演能力，办事能力。写作能力，讲演能力需要长期的积累和持之以恒的锻炼，相关指导性书籍也比较多，不再班门弄斧，重点与大家分享下办事能力的提升。（一）办事情要有条理有条理就是要会办事，办好事。办事情切忌手忙脚乱，眉毛胡子一把抓，分不清楚主次，最后大事小事都办不好，工上领导、协同部门、基层员工都给差评，工作零分。尤其是对中心工作、重点工作，领导交办的急办事务要必须学会分工协作，合理安排有限工作时间，分清轻重缓急，按

3、照优先级依次办理。高级人力资源测评中的“文件筐”就是对办公能力的精准考评，有很强的实操指导意义，值得我们借鉴（有兴趣了解的可以百度搜索“文件筐”，了解一下现在市场化人力资源对于办公能力的考评方向）。（二）做事要掌握好两条原则1.原则性要强。任何事务不能逾越法律，如果要突破制度必须有相关大制度框架内合理的审批支撑，否则结果正确，流程错误等于白忙活，还要承担法律和行政责任。2.是过程与结果控制。办公室做事情，既要注重办事过程，更要注重结果。结果为导向性任务更需要注意完成结果。3.现代办公室人员必须具备的五类基本能力。（1）是独立办事能力；（

4、2）是管理能力（组织管理才能）；（3）是沟通协调能力；（4）是应变救场能力；（5）是IT及其它相关能力（技能）。包括搜集、检索、缮写、编辑校对、速记、简单平面设计、摄影、计算机等。以上能力是办公工作中随时需要用到，相信有办公室工作经验的同事一定深有感触，需要我们随时学习，随时进步。4．做事要把握好三个环节。（1）事前要做好预案。做任何事情，切忌‘台上见’，不要对自己的安排太自信，因为某些时候出现的砸场后果你不一定可以承担，尤其是对外事务，甚至会对公司声誉造成难以弥补的恶劣影响。一定把办事过程中可能遇到的问题、难题进行疏理分类，逐一提出对

5、策，必要时事先彩排，做到胸中有数。比如：组织召开会议，会前要做好的基本准备工作。①　召开会议的请示、时间、地点、内容、规模、议程。②　会议的材料准备。③　会务工作（吃、住、行）。④　发出会议通知。⑤　会场布置。⑥　领导的接待安排。⑦　会议材料装订、分发，存档。（2）再严密的计划也有中途变故，事中做好调整补缺很重要。在现代市场化公司管理中，唯一不变的就是变，有许多事情随时随地发生变化，因此要边做边修改，及时调整计划，保证任务完美的完成。例如：陪同领导调研，事先设计的考察线路，因道路临时出现问题，调研现场出现问题，或领导工作又变化，要及时调

6、整。又如：组织某个会议，原定人员未能参加，桌签牌的调整，临时会议议程变化PPT演示文档的马上修改。（3）事后要做好后续工作。会议安排的督办，组织活动的新闻即时发布，重大活动的资料存档，都属于事后跟进的范畴，务必重视。（三）必须要克服的两个问题。（1）克服错、漏、忘的毛病。错是指办事中出现的各种低级错误（如桌签牌拜访不整齐，文档编辑错字，标点错误）；漏是指办事中的缺项；忘是把该办的事没有按时完成，或者是忘了。时刻警醒，不断暗示自己的细心和责任心是战胜低级错误的不二良方；好记性不如烂笔头，公文包，大中小号笔记本随身携带是办公室人员的应有装备

7、。（2）是克服办事拖拖拉拉。办事拖拉是执行力不强的表现。千万不要纵容自己，给自己找借口---美国西点军校校训。关于执行力，军队是执行力的标杆组织，没有任何理由，没有任何借口，保证完成任务是对军人的要求，也是一个职业人应有的态度。有入伍经验的人在当今中外深受职场欢迎，重要就是对军队执行力培训的认可。日事日毕是曾经很流行的一个话语，其实是对于工作的一个非常高的要求，不积跬步无以至千里，建立一个短期目标，容易实现，比如周事周毕，下一步的目标是三日事三日毕都是工作的很大进步。三、结语办公室工作不同于其它工作，该项工作的提升没有最好，只有更好。水

8、滴石穿，铁杵磨针，办公室工作需要持之以恒的耐心、细心、责任心，更需要对于该项工作的正视与热爱。与君共勉在，愿我们在办公室职业工作上百尺竿头，精益求精。金丰公司综合管理部宋阳2015年4月15日