员工档案编号设置管理规程

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1、员工档案管理制度一、目的：为了方便人员的管理，编排、统计、调用、考勤、考核、培训等记录的编写及查询。二、适用范围：全体员工 三、责任部门：人资行政部编制，总经办审核；四、管理办法：人资行政部负责档案编号编制，档案文件收集、保管。电子文档与纸质文件共同保管；离职3年内档案保管在人资行政部。离职3年以上档案，整理后保管在公司档案室，并且标注离职时间及部门，便于查找。五、档案内容：应聘登记表，岗前培训表，身份证复印件，毕业证书等证件复印件，转正申请表，调薪审批单，调岗审批单，离职申请表，离职审批表，社保申请单、劳动合同等。六、编号规则：1、档案编号以2位英文字母加4-5位阿拉伯数字加状态代码表示

2、。2、状态分类：试用、正式、离职；试用状态代码：S；正式状态代码Z；离职状态代码：L2、英文字母定义：各部门名称拼音首字母。2.1、各部门字母编号如下：部门编号总经办ZJ人资行政部RZ财务部CW技术部JS采购部CG生产部SC质管部ZG市场部YW(市场部缩写与生产部相同，以业务部替代，缩写YW)销售部XS3、数字定义：3.1、生产部3.1.1、生产部以5位阿拉伯数字表示；3.1.2、第一位表示所在部门职位，第二位表示所在工种（无工种者以0表示：如经理，文员），第三位表示所在工种内部编号，第四、五位表示公司全员编号。3.1.3、各职位编号：职位编号经理1主管2班组长3普通工人43.1.4、各工

3、种编号：工种编号普车1数控2钻床3装配4电焊5油漆6辅助7仓库8其他9例：SC42456S状态编号（试用期员工）公司编号（公司56号员工）工种编号（4号数控车工）工种编码（数控）职位编码（普通工人）部门编码（生产部）3.2、其他部门3.2.1、其他部门以4位阿拉伯数字表示3.2.2、第一位表示所在部门职位，第二位表示所在部门内部编号，第三、四位表示公司全员编号。3.2.3、各职位编号：职位编号经理1主管2普通员工34、编号产生4.1、新员工入职：新员工入职即产生试用期编号，档案归入试用期员工。员工转正后产生正式编号，档案正式归入各部门在职员工。4.2、员工离职：员工离职后档案从部门在职员工

4、中调出，修改状态代码后形成离职员工档案编号，归入各部门离职员工。七、各部门档案编码一览表部门字母编码职位编号公司编号包含职务经理主管班组长普通员工总经办ZJ12301-05董事长、总经理、管理者代表、副总经理、董事长助理、总经理助理等。人资行政部RZ12306-15部门经理、人事行政主管、文员、厨师、帮厨、清洁工、司机、保安等。财务部CW12316-20财务经理、往来会计、出纳、会计助理等。技术部JS12321-25技术经理、工程师、助理工程师、技术员等。质管部ZG12326-34质管经理、质管文员、检验主管、检验员、试压工等。采购部CG12335-40采购经理、采购主管、采购文员、采购员

5、等。市场部YW12341-45市场经理、跟单员等。销售部XS12345-50销售经理、业务员等。生产部SC123451-100生产经理、生产文员、工种主管、班组长、工人等。