档案分类编号与入库管理

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1、企业档案的分类、编号及入库管理中国人民大学宫晓东E-mail:zuishig@vip.sina.com包神铁路公司档案培训专用目录档案分类的原理与方法档案编号档案库房排架与管理档案分类的原理与方法一、基本概念1、档案分类：是指根据归档文件的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对归档文件进行分门别类，从而使库藏的全部档案文件成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。2、类目体系：类目是档案分类的构成要素，分为类列和类系两个要素。类列是指在不同分类层次上具有平行关系的类与类之间所构成的体系，其逻辑规则是不能互相交叉；类系是指某一大类从总

2、到分所构成的具有包含和被包含关系的类的系统，其逻辑规则是上位类包含下位类，下位类被上位类所包含。企业档案分类方案(示意图)一类二类三类四类五类ABCD1234类列类系3、分类原则遵循文件的来源特征保证类目体系的严整性保证类目体系的可包容性维护类目体系的相对稳定性。4、分类标识（类号）类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。“01.1.1”二、分类方法1、档案分类工作的程序设计分类方案划分全宗划分大类划分属类小类给定编号2、常用分类方法职能分类时间分类作者分类专题分类项目分类型号分类区域分类专业分类外形或文种分类职能分类方

3、法适用于一级类目的区分;其他分类方法则适用于二级以下类目的划分.3、全宗的划分（机构代码）管理类档案的分类方案采用全宗号+阿拉伯数字进行标识，全宗代码目前只设定01为包神公司，02为新准公司。工程建设类档案的分类方案采用全宗代码+阿拉伯数字和字母进行标识。全宗代码同上。全宗以下一级类目之后附上工程项目的字母代码，如包神线为BS,包神二线为BS2，塔韩线为TH，新准线为XZ表示，4、一级类目的划分包神铁路有限责任公司的档案，按照公司活动性质划分为8个大类，即：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、工程建设类、设备仪器类、财务档案类、人事档案类。5、二级以下类目的划分各大

4、类或按照工作内容分工、或按照管理对象特点，或按照文件类型，或按照所属专业的有关标准，或按照文件往来规律进行二级以下类目的划分。适当进行三级类目的划分。各类技术、业务、科技对象等档案的具体分类，在下属单位根据实际情况细化（详见分类方案）档案编号一、分类标识（分类号）方法1、管理类档案的分类采用全宗号+阿拉伯数字进行标识，全宗代码目前只设定01为包神公司，02为新准公司。一级类目使用00-99标识，二级类目使用000-999标识、三级类目使用0000-9999标识，依此类推。没有标注出来的数码标识为空号，留作今后类目扩展使用。各级类目标识之间用“.”隔开。2、工程建设类档案的分类方案采

5、用全宗代码+阿拉伯数字和字母进行标识。全宗代码同上。全宗以下一级类目使用00-99标识，一级类目之后附上工程项目的字母代码，如包神线为BS,包神二线为BS2，塔韩线为TH，新准线为XZ表示，项目代码后接二级类目，二级类目使用000-999标识、三级类目使用0000-99999标识（考虑到部分档案三级类层次较多，故增加一位数）。没有标注出来的数码标识为空号，留作今后类目扩展使用。各级类目标识之间用“.”隔开。3、保管期限、特殊载体代码对照表编码载体类型01纸质02电子03电子/纸质04录音05录像06光盘07磁带08硬盘09胶片10实物11其他编码保管期限00永久3030年1010年

6、033年055年1515年2525年二、档号编制方法档号以“件”为单元进行标识的，档号编制的规则为六段号码制，即：档号=全宗（项目）代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+件号各号段之间以“-”隔开。第一段为全宗代码和项目代码，参照全宗和项目代码规定。第二段为年度，使用四位归档年度标识，如“2012”。第三段为档案分类号，使用代码分类标识。第四段为保管期限代号，使用两位数字标识。第五段为载体类型代号，采用两位数字标识。第六段为件号，一般采用4位流水顺序号标识，不满4位前面补零。如：01-2008-02.1.3-30-03-0001表示包神铁路公司行政管理类档案一级类下的行政

7、事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子纸质类型）中的第一件档案。件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是：档案类别-年度-保管期限-盒顺序号档号以“卷”为单元进行标识的，档号编制的规则为六段号码制，即：档号=全宗（项目）代码+年度+分类号+保管期限代号+