《档案工作实务》（一）

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1、TouchWithGrassrootsI基层连线《国家行政机关公文处理办法》，规定我国各级各类国家行第一章文件管理政机关使，【_}j的义种有13类l4种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、E置盈圜口·、文f1：的{l!=c念j槭t1；会议纪要等。(一)文件的概念要了解各类通用公文的使用情况，并能分别加以区分。文件定义有很多种，以下列举两个有代表性的定义：一如公报、公告和通告；决定和决议；意见、条例和规定；议是学术定义；如一般教材中，文件足指社会组织和个人在各案和报告；请示和批复；通知和通报等。项活动中形成的、具有特定

2、效用的凭证性信息记录(二)事务文件另一是卡当案T作行业标准中的定义。如中华人民共和罔事务义件是各级机关、社会团体、企事业单位处理日档案行业标准《档案T作基本术语》(DA／T1—2000)的文件常事务，朋来沟通信息，安排计划，总结经验，渊查研究问定义是：国家机构、丰十会组织或个人住履行其法定职责或处题，指导T作的一类公文。理事务中形成的各种形式的信息记录。事务文件的主要文种有计划、总结、简报、T作要点、从日常使用来看，“义件”一词通常与“文书”、“公汇报提纲等。文”混用。这里使用的文件概念，也基于公务文件的理解，即狭义‘文件的理解。、文件的拟0j(二)公务义件

3、的特点(一)文件拟写的基础1．公文南法定作者制发文件的拟写过程有如下步骤：2．公文具有法定的权威性和现行效用1．领会意罔，明确目的3．公文具有规范的体式和特定的处理程序2．调查研究，获取材料、文件帕种类3．总体构思，拟写提纲按文件的规范性情况分为通用公文和事务文件两类，现4．起草初稿，认真修改分述如下。(二)一文件拟写的相关规范(一)通用公文1．行文规范通用公文一般足指党政机芙的规范性文件：1996年5月(1)严格控制发文数量和范同，避免不必要的行文。l{】共中央办公厅印发r《巾同共产党机关公文处理条例》，(2)除非确有必要，一般不越级行文，以免打乱正常的规

4、定中国共产党各级各类机关使用的文种有l4种：决议、决领导关系。定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请水、批复、(3)行文要注意隶属关系：条例、规定、函、会议纪要。(4)行文应分清主送与抄送机关。2000年中华人民共和国国务院办公厅发布(修订)_r(5)两个以上的机关单位联合行文，其行文的机关应当2010年第6期《浙江档案》41TouchWithGrassrootsl基层连线是同级机关。(二)立卷的准备_丁作2．结构规范1．立卷T作会议公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关参加会议人员为机关分管领导、综合部门(中心机构)标识、发文字号、签发人、标

5、题、主送机关、正文、附件说负责人、立卷部门人员、档案部门负责人和机关各部门内勤明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印人员等。发机关和印发日期等部分组成。2．立卷业务培训二、-义书处理程序3．文件材料的收集和清理文书处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档4．机关档案室在立卷—r作中的作用等一系列相互关联、衔接有序的工作。文件拟后，只有经(1)协助立卷部门组织立卷的准备工作。过处理，才能完成它的使命。(2)进行立卷T作的业务指导和监督。(一)收文处理(3)为机关立卷T作提供良好的后勤服务。收文处理是指各单位围绕所收文件进行的一系列_T作。(三

6、)拟汀(或修订)立卷类目主要的工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟立卷类目是机关文件处理部门根据机关工作活动和文件办、批办、承办、催办、注办、归档等。材料形成的规律进行预测，对新年度可能形成的文件材料按(二)发文处理照立卷的要求和方法，预先拟制(修订)的新年度归档文件发文处理是指各单位在发文过程中围绕着所发文件进行的类目表，又称为案卷类目、立卷条款、立卷计划等。的一系列工作。主要的丁作程序包括拟稿、核稿、签发、编立卷类目的结构包括类号、类目名称、条款号、条款名号、缮印、校对、用印、登记、分发等。称、保管期限、备注等。(四)平时归卷E罾重墨盈西窭口就是

7、立卷人员按照当年拟订(或修订)的立卷类目的要一、卷求，在日常T作中随时将已办理完毕的文件材料归类、归卷(一)立卷基础(或组卷)，到年终与其他案卷一并归档的一种立卷方法。1．立卷的概念和含义(五)卷内文件的排列与编目(1)立卷的概念1．排列卷内文件文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文文件的排列一般是采用几个特征相结合的方法进行，如件材料，根据文件之问固有的联系及形成的规律，组成案卷按问题——时间、名称——时间、作者——时间、地区——的过程称为立卷。时间、通讯者——时间、文件的重要程度——时间，作2．立卷特征及其运用者——文件重要程度等进行排列，其中

8、用得比较广泛的是按立卷特征就是在立卷过程中，按文件的