档案工作实务复习资料

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1、1、立卷工作的组织，包括确定立卷环节、确定具体立卷人和确定文件的立卷分工范围。2、立卷工作通常采取集中和分散两种形式。3、立卷工作的步骤：第一步，准备立卷。第二步，平时归卷。第三步，调整和组卷。第四步，编目装订。4、文书立卷归档范围，是立卷工作首先要解决的实际问题。5、归档必须以反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件材料为重点。所谓主要职能活动，即本机关围绕主管业务所开展的一些主要和重大活动。所谓基本历史面貌，即指本机关的组织和规模的演变。6、确定归档范围的注意事项：（1）不仅以上级文件、“

2、红头文件”作为划分归档范围的依据；（2）不仅以载体作为划分归档范围的依据；（3）不要忽视组织、人事、纪检、保卫部门形成的文件材料的统一归档。7、根据国家档案局1987年12月4日颁发的《机关档案工作业务建设规范》规定，案卷质量总的要求是：“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值、便于保管和利用。”（1）必须将应归档的文件材料收集齐全完整；（2）遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，是立卷工作的基本原则；（3）正

3、确区别文件的不同价值。立卷时能否正确区分文件的不同价值对案卷质量和档案鉴定工作都有直接影响；（4）立成的案卷要便于保管和利用。立成的案卷便于保管和利用，是文书立卷工作的基本出发点和最终目的。8、文书档案的保管期限分永久（无止期的保管）、长期（16——50年左右）和短期（15年以下）三种。9、立成的案卷要便于保管和利用要注意以下几点：（1）适当限制卷内文件材料的数量，卷内文件数量一般在50——100页左右，最多不要超过200页。（2）照片、录音带、录像带等声像记录材料，由于保管条件不同，应当与文件

4、材料分开整理组卷归档。（3）绝密文电与一般文电分开立卷，以利保守党和国家机密，也便于保管和借阅利用。（4）所立的案卷，必须经过认真的编目加工。10、文件的这些特点是立卷的依据，文件有六个立卷的特征——即作者特征、问题特征、名称特征、时间特征、通讯者特征、地区特征。具体的立卷方法就是灵活应用这六个特征进行立卷。11、灵活应用立卷特征，首先要抓住主要特征，结合其他特征立卷；抓住主要特征，即抓住这部分文件的主要联系。其次，按照文件的不同类型，采用不同的特征来组合立卷。再次，有直接联系的文件材料不能分开

5、立卷。最后，要分清卷与卷之间的界限，即立出的每一个案卷、一般都有着一定的特点，卷与卷要有区别，卷与卷之间的界限要分明，不能使一个卷的内容成分与另一个卷的内容成分混淆不清。总之，要立好卷必须从本机关的文件材料的实际情况出发，遵循立卷要求，正确灵活地运用六个特征的立卷方法，保持文件之间的联系，保证案卷的质量。12、立卷的实质性步骤：（1）对已归卷文件进行检查调整（2）卷内文件排列（3）拟定案卷标题（4）卷内文件的编目与案卷装订13、归档，是指文书部门或业务部门将立好的案卷按归档制度向档案部门移交。归

6、档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三方面内容。14、归档范围方面的要求指凡属归档范围的文件材料，都要进行整理立卷，不管是永久保管、长期保管、短期保管的，都要向机关档案部门归档。15、归档时间，即向机关档案部门移交案卷的时间。按规定文书部门或业务部门一般在第二年上半年才把案卷向档案部门移交。有些专门性案卷由于特殊需要，还可根据具体情况另行商定归档时间。16、归档要求，即对归档案卷的质量要求。机关文书部门或业务部门向档案部门移交案卷必须根据移交目录清点核对，接收的案卷应符合下列要求：应归档的文件

7、材料齐全、完整；文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。17、案卷目录的作用：能提示全年案卷的内容，反映出机关一年的工作活动的历史情况；可起到统计案卷数量的作用；可作为查找案卷的基本检索工具；可作为文书部门或者业务部门向档案部门移交案卷的清册，也是交接案卷的依据和凭证。18、案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成。19、计算机在文书处理工作中的实际应用主要有以下九个

8、方面：（1）文字处理（2）收文登录和检索（3）公文的跟踪催办（4）发文管理（5）综合统计（6）与通讯设备和通讯网络结合，进行远距离的文件传送（7）文件印刷（8）建立各类数据库，为领导和办文人员提供资料服务（9）辅助文书立卷20、办公自动化使用的基本技术主要有：文字处理、数据处理、报表处理、语音处理、图形处理、图象处理、网络通信等。21、档案收集工作就是按照国家有关规定，把分散在各单位、单位各内部机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的零散档案，通过接收和征集，分别集中到有关的档案室和各级各类档案