医疗设备档案管理工作应同步于医院建设发展

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1、医疗设备档案管理工作应同步于医院建设发展首席医学网    2008年08月01日14:53:11Friday  作者：肖碧玉    作者单位：梅县人民医院政工科，广东梅县514011【摘要】 本文介绍了医院医疗设备档案管理工作的对策与建议，加强宣传、提高各级领导和相关人员的档案意识，加强管理，完善制度，确保医疗设备档案的收集渠道畅通，切实提高设备档案管理的工作水平，使设备档案管理工作更好地为医院的建设和发展服务。【关键词】 医疗设备档案管理医院建设   医疗设备装备的状况在很大程度上体现一间医院的档次和医疗技术水平，各级医院都非常重视医疗设备的建设发展，医疗设备的数量、种类不断增加，先进性不

2、断提高，大型、贵重、高科技仪器设备不断充实到各级医院，然而，医疗设备档案管理工作却普遍未受到应有的重视，医疗设备档案管理明显滞后于医院建设的快速发展，也滞后于档案工作的整体发展水平。我们在梅州市档案局的支持和指导下，于2007年底对本市38间不同等级的医院进行了医疗设备档案管理工作状况的调查。现结合调查结果对医院设备档案状况作出分析并提出工作建议。   一、医疗设备档案管理调查结果与分析   （一）医疗设备档案未纳入综合档案室统一管理具有普遍性   调查显示，梅州市38间医院共拥有100万元以上医疗设备48台套，50～100万元医疗设备72台套，10～50万元医疗设备423台套，1～10万元

3、医疗设备1957台套。而设备档案纳入综合档案室统一管理的有8间医疗机构，占21.1%。包括这些医院在内，都程度不同地存在医疗设备档案归档不全的情况。设备档案存放在使用科室、设备科或设备使用人员手中的现象比较普遍。综合档案室保存的医疗设备档案许多仅有档案目录。医疗设备的合格证、生产许可证、医疗设备招标文件、前期的可行性论证报告以及安装调试维修记录等许多都没有归档。   （二）管理制度不健全，医疗设备档案集中统一管理观念不强   调查显示，医疗设备档案的管理主要存在着4种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交；二是由使用科室或操作人员个人保存；三是由设备科保管；四是随意处置无归档。其中以

4、第二、第三种情况较为普遍。全市38间医院有23间医疗单位制定了相应的医疗设备档案管理制度，占60.5％，39.5%的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏执行制度的保障措施。   （三）档案意识不强，医疗设备档案范围不清   调查显示，超过80%的设备管理、使用部门的人员不清楚设备相关资料是档案材料，应收集整理移交档案部门，少数档案人员也认为设备相关资料归设备部门保管比较方便，不上交也无所谓。设备档案尤其是贵重医疗设备档案形成时间较长、资料较多，涉及部门人员广，由于档案意识不强，责任不清，医疗设备档案不能归档保存难于避免。   二、加强医疗设备档案管

5、理工作的对策与建议   （一）加强宣传，提高各级领导和相关人员的档案意识   档案部门及上级主管部门要强化服务意识，要加强宣传，让各级领导、相关部门乃至广大职工都知道医疗设备档案管理医院科学管理的重要内容，搞好医疗设备档案管理工作不仅是档案部门的事，也是各科室以及相关工作人员的事，而各级领导的重视是做好医疗设备档案工作的重要保证。   （二）加强管理，完善制度，确保医疗设备档案的收集渠道畅通   要改变医疗设备档案管理不规范的现状，一定要建立专门的管理制度，强化规范管理。对医疗设备档案从收集范围、收集责任、档案整理等直到移交档案室统一管理，都要作出明确的规定，防止分散流失，杜绝归为己有。对医

6、疗设备档案的日常保管、借阅、利用也要有具体有管理办法。要确保有关法规和制度落到实处，还必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有章必依，使之逐步变成相关人员履行职责的自觉行动，确保医疗设备档案及时完整规范归档。   （三）明确医疗设备档案的归档范围   医疗设备档案管理的归档内容，应包括：①设备申购引进过程中形成的各种文件和资料。包括申购报告及批复文件、论证报告、购销合同、协议书、发票复印件（原件保存在财务档案中）、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备操作规程、随机技术资料等。大型设备还应包括招标材料、卫生资源配置许可的有关材料等。享受国家免税政策的进口设备，还应包括

7、设备进口证明、海关免税证明、外贸合同、质量保证书、商检报告等。②设备运行过程中形成的档案，主要包括设备的使用操作制度、使用情况记录、维修保养检查记录，每年的经济效益、使用率、完好率统计分析等。要将设备档案归档范围、职责等明确列入档案管理细则内，让档案人员和设备管理人员都清楚明了。   （四）层层把关，确保医疗设备档案的收集齐全   医疗设备从申购到报废一般都要经过购置、安装使用、转移、报废四个阶段，设备档案管