商务邮件操作手册

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1、1.系统基本构成情况11.1.基础数据11.1.1.投递备注12.商务邮件常用操作模块功能介绍22.1.商务邮件接收22.1.1.商务邮件接收22.2.邮件下段662.2.1.邮件下段62.2.2.邮件快速下段72.2.3.邮件信息查改72.3.平衡合拢82.4.商务邮件归班处理92.4.1.商务归班登记92.4.2.商务邮件归班查改132.4.3.商务邮件取件录入152.4.4.商务邮件查询162.5.邮件封发181.系统基本构成情况1.1.基础数据1.1.1.投递备注商务投递备注商务投递备注代码对应系统投

2、递备注系统投递备注代码妥投TT妥投TT站点再投ZDZT预约再投YYZT拒收JS退T回收HS妥投TT返回调度再投DDZT退T其中，妥投是指将邮件、报刊按址安全、准确、及时地送到收件人手中或收件人指定的位置。站点再投是指因联系不上收件人、收件人要求改配送时间等原因无法正常妥投，需再选择时间投递。拒收是指收件人因配送超时、商品破损等原因拒绝接收邮件。回收是邮件妥投，并且已经回收了收件人的身份证复印件或者资料，回收实际对应妥投且回收动作。返回调度再投是指因超本站配送范围、客户改地址、分拣错误等原因无法妥投，需退回上级

3、机构。1.商务邮件常用操作模块功能介绍1.1.商务邮件接收1.1.1.商务邮件接收实现与中心局系统的商务邮件数据的确认接收功能。适用于投递部直接接收中心局下发邮件的模式。操作步骤：1.登录“1邮件接收—Y商务邮件接收”模块，操作界面如下图1所示：图12.采集邮件号码，若有信息系统将自动在界面显示该邮件的收寄局、邮件备注、地址/单位、收件人姓名等信息。3.核对并修改后回车或激活F5确认接收数据。4.F2功能键则提供按地址或单位首拼查找收件人地址信息的切换功能。5.F4功能键，查改邮件详情。进入邮件信息查改模块操

4、作界面，该功能与“邮件信息查改”模块功能一致，本文将在“2.2.3邮件信息查改”章节详述。6.当接收的大宗邮件有同一名址信息的，用户可激活F7功能键，当显示为“单条”状态时，系统停留在逐条信息采集状态。若切换显示为“批量”状态时，系统将从当前记录开始批量复制邮件的收件人地址信息。在此后接收的邮件的地址都与上一条记录相同。1.当接收的邮件已事前做好局段分拣，可通过F8功能键（是设置和取消投递局段的转换键），将设定邮件的局段信息，在此后接收的邮件的投递局段都与上一条记录相同。设置后界面右下角显示，如图2：图22.

5、F6功能键对某邮件的地址信息进行复制。激活时系统将提示录入要复制的记录序号，输入序号后，将该记录地址信息复制到当前录入的邮件信息。3.F11功能键，查看地址录入的几种方式。该功能在邮件录入模块界面时将会做详细说明。4.当没有收到邮件数据时，应激活“F3”键，进入邮件录入界面，手工录入邮件信息，操作界面如下图2所示。图21.确认“录入日期”和“班次”，一般默认当天。若需提前处理次日的邮件，可根据需要输入次日的日期和班次，在此种情况下录入的邮件算作次日进口邮件，不做为上存数统计。2.“邮件号码”栏可支持外设扫码采

6、集邮件号，在录入过程中当邮件号码出现重码时，系统将会弹出提示如下图3。图33.“收寄局”栏输入收寄局邮编，首拼，或输入汉字，系统将弹出选择框供选择，如下图4所示。图41.在地址栏输入时，可通过输入地名/街道首拼来查找投递系统中已事先维护好的名址库信息，并自动判断该地址所属的投递局和投递段信息。2.在“邮件备注栏”输入邮件备注首拼，如该件为“回执”邮件则输入备注首拼“HZ”，若邮件有两个备注“大件”和“回执”，则输入“DJ/HZ”系统将在备注栏显示两个备注，目前备注最多不能超过10个汉字。回车后记录即保存，已保

7、存的邮件记录将显示在界面下方的列表框中反白显示，如下图5所示，界面将以倒序方式显示邮件记录，新录入的邮件总是显示在第一行。图51.1.邮件下段1.1.1.邮件下段实现未下段邮件，或已下段但未发班邮件信息的下段功能。该模块一般在“中心局邮件接收”模块操作后，再使用本功能进行邮件段道的匹配和段道信息的补录。具体操作请见投递邮政信息系统操作手册第“3.4.1邮件下段”模块操作说明。1.1.1.邮件快速下段实现未下段邮件，或已下段但未发班邮件信息的下段功能。该模块适用于先将实物邮件分拣，再根据实物扫码登记入系统的批量

8、下段业务处理。具体操作请见投递邮政信息系统操作手册第“3.4.1邮件快速下段”模块操作说明。1.1.2.邮件信息查改实现未处理邮件的详情信息查改功能。操作步骤：1.登录“3邮件下段—3邮件信息查改”模块，操作界面如下图1所示：图11.根据界面提供的条件输入栏录入相关的查询条件，除“0未处理/1已处理”标志为必填项目外，其它栏目查询条件可选择输入，各种查询条件相互组合，查询条件越详细，则查询内容越准确