基于_礼貌原则_的商务英语拒绝类信函的语用分析_蔡玉澄

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1、第16卷第5期长春大学学报Vol.16No.52006年9月JOURNALOFCHANGCHUNUNIVERSITYSep.2006文章编号:1009-3907(2006)05-0046-04基于“礼貌原则”的商务英语拒绝类信函的语用分析蔡玉澄(四川外语学院研究生部,重庆400031)摘要:礼貌原则是商务英语信函写作的基本要求。拒绝类信函作为一种特殊的商务信函,在“礼貌、得体”之外还有着特殊的要求。如何补偿这类本质上威胁收信人面子的行为,能否达到照顾双方积极与消极面子的目的,将决定企业与企业之间、企业与个人之间是否有继续合作的可能。关键词:礼貌原则;威胁面子行为;拒

2、绝类信函;得体中图分类号:H313文献标识码:A1一般商务信函的“礼貌原则”到你写的信是否有正面效应,或者说是否成功”。以往对商务信函的讨论主要围绕“礼貌、得体”礼貌现象普遍存在于不同的文化和语言中,是展开,笼统地介绍了其中体现的语用原则,但对于协调人际关系,促进交流的必要手段。礼貌原则是一些特殊类的信函尚没有论述。本文将针对其中的商务信函写作的基本要求。它“涉及语言、交际拒绝类信函,基于语用理论中的“礼貌原则”,深技巧、商务知识、文化背景等因素,颇具现代英语入探讨拒绝类信函要求的特殊礼貌补救策略。的特点”[1]。商务信函与一般的信函相比更具有商2拒绝类信函的判断标

3、准及礼貌策略务特色,“成功的外贸函电写作必须遵循6C原则:即清楚、简洁、正确、礼貌、完整和会话的语2.1拒绝类信函成功与否的判断标准调”[2]。在“礼貌原则”的理论下笼统地分析商务信陈林堂[3]指出“礼貌是商场上的武器之一,函缺乏一定的针对性。一方面商务信函种类繁多,写信而不注意礼貌,犹如打仗时候没有子弹”。可不同写作目的决定不同的表达方式;另一方面见“礼貌、得体”是商务英语信函的灵魂,目的“礼貌”这一概念本身还很模糊,没有明确的边是为了建立和保持人与人之间的信赖关系或商业信界。是否所有的信函都采取一种礼貌模式?言辞达誉,这决定了商务信函中的礼貌程度必然比日常信到什

4、么程度才是不礼貌的?显然礼貌的程度因不同函要高。喻互助[4]从词汇、结构和语气三方面探功能的信函而有不同程度的体现。讨了外贸书信中的礼貌原则体现;尹小芳[1]认为商务信函中的“拒绝类信函”无论如何措辞,“从事商务活动的工作人员除了熟知跨国商务知识传递的都是令人不快的信息,其本质是“不礼貌”和国际商法外,如果能掌握和运用一些语用策略,的。如拒绝申请人的工作申请、拒绝客户索赔或者就能使商务交际得以更加顺利的进行,并达到预期拒绝调换产品等。如果说礼貌原则最终是为“使的目标”;朱建祥[5]表示“礼貌性语言对于信息的自身受惠最小,使他人受惠最大;使自身受损最交流起着至关重要的

5、作用”;刘葭[6]提到“商务书大,使他人受损最小”[8],那么在这一特殊信函信中,语言的使用在遵守合作原则的同时,也很注中,礼貌原则的解释力还不够充分,拒绝类信件体重遵守礼貌原则”;司福成[7]认为“写好一封商务现的惠损是失衡的。英文信,礼貌原则是必须注意的,因为这直接关系笔者发现起草这类拒绝信函时,礼貌策略的使收稿日期:2006-04-13作者简介:蔡玉澄(1980-)女,江苏省常州市人,四川外语学院硕士研究生,主要从事外国语言学及应用语言学研究。第5期蔡玉澄:基于“礼貌原则”的商务英语拒绝类信函的语用分析47用需要进一步探究。能否恰当地使用语言做到“既彬彬有礼又

6、机智委婉”,以达到“在拒绝写信人要求的同时,还能在商务交往中保持良好的贸易伙伴关系”的目的,这已经成为判断一封拒绝信函是否成功的标准。2.2拒绝类信函的礼貌策略在拒绝类信函中,“自身”和“他人”的关系体现为企业主体与被拒绝者双方。参照“惠”与“损”的比例关系,企业起草这类信函时,目的是拒绝收信人的来信要求,收信人为受损的一方。企业利用信函让收信人觉得虽然遭受拒绝但仍受到尊重,最大限度地减少了“损”的感觉,面子的受威胁程度减少,甚至从某种程度上还得到了“惠”。这就是拒绝类信函与其他商务信函的最大不同之处。拒绝类信函多采用积极礼貌策略与消极礼貌策略。积极的礼貌策略以接近

7、对方为主,说明与对方的共同之处以满足积极面子。而在拒绝信函中,商家不可能完全以“收信人”的利益为主,一味地奉承顺应,更多以摆事实讲道理,委婉地提出拒绝的具体原因,使积极的策略中也存在非公开的策略,如迂回地给予回答。消极的礼貌策略主要以回避为主,自谦自制、尊重对方,但写信时自我贬损也应把握尺度,避免过谦。可见,礼貌的补救策略更为复杂,“一封好的商业信函就是能达到预期目的的信函”[9]。而一封成功的拒绝信函能站在收信人的角度将那些消极否定的消息转为积极肯定的话语;能巧妙地使用委婉且留有余地的言语留住客户,保持对企业的忠诚和信赖。在商务活动中,一封真诚并讲求策略的信函