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1、期初余额表的数据处理湖北生物科技职业学院刘英《EXCEL在会计中的运用》期初余额表的结构设计期初余额表的结构设计插入“期初余额表”工作表，录入表头文字和画表格线。设置单元格格式：单击A列，单击菜单栏中的“格式︱单元格”按钮，将”科目编码”所在列单元格设置为“文本”型。科目编码录入设计科目编码录入设计科目编码规则4-2-2-2一级科目编码由财政部制定，统一为4位；最多可设四级科目；编码位数在4-10位之间，否则为非法科目编码。科目编码合法性检查输入科目编码测试编码长度被2整除？4-10位？唯一？写入科目表是是是否否否科目编码合法性检查步骤1单元格的数据有效性设置选中“科目
2、编码”列，单击“数据
3、有效性”命令打开“数据有效性设置”对话框，在“允许”下拉列表中选择“自定义”选项，在“公式”编辑框输入公式：=AND(MOD(LEN(A1),2)=0，LEN(A1)>=4，LEN(A1)<=10，COUNTIF(A:A,A1)=1)在“公式”编辑框输入公式：=AND(MOD(LEN(A1),2)=0，LEN(A1)>=4，LEN(A1)<=10，COUNTIF(A:A,A1)=1)AND函数属于逻辑函数，对多个逻辑值进行与运算。AND(logical1,logical2)AND(A1>=4，A1<=10)科目编码长度在4-10位之间=AND(MO
4、D(LEN(A1),2)=0，LEN(A1)>=4，LEN(A1)<=10，COUNTIF(A:A,A1)=1)COUNTIF函数属于统计函数，计算区域中满足给定条件的单元格的个COUNTIF(range,criteria)COUNTIF(A:A,A1)=1)从A1列开始对A列的数据进行计算，限制每个数据出现的次数只能为1。相关函数介绍数学与三角函数——求余MOD()函数功能返回相除的余数，结果的正负号与除数相同。语法MOD(number,divisor)参数及含义number被除数divisor除数说明(1)如果divisor为零，函书MOD数MOD返回错误值#DIV
5、/0!(2)MOD(n,d)=n－d*INT(n/d)相关函数介绍文本函数——LEN()函数功能返回字符串中的字符数语法LEN(TEXT)参数及含义TEXT查找其长度的文本，空格将作为字符进行计数。科目编码合法性检查出错警告设置——“数据︱有效性”当输入编码位数少于4位，高于10位，奇数，编码录入重复时，会发出警告。科目编码合法性检查删除数据有效性选择不需要对其数据进行验证的单元格，单击“数据︱有效性”命令，单击“全部清除”按钮，再单击“确定”按钮。科目名称录入设计不同级别在单元格内设置不同左缩进量，可采取以“级别”作为筛选条件，将各级科目筛选出后成批设置。步骤1：录入
6、科目的汉字名称。步骤2：科目级次确定（详见科目级次录入设计）步骤3：筛选出级次为2的科目——“自动筛选”功能，选择：“2”。科目名称录入设计步骤4：将二级科目名称单元左缩进量设置为1个字符。科目名称录入设计用相同方法将三、四级科目名称的单元缩进字符量分别设置为2和3。科目名称录入设计科目级次录入设计科目级次由编码位数确定位数4、6、8、10分别对应级次1、2、3、4。步骤1：选择任一“级次”单元格C4。步骤2：令C4=IF(A30="","",IF(LEN(A30)=4,"1",IF(LEN(A30)=6,"2",IF(LEN(A30)=8,"3","4"))))。步骤
7、3：复制公式。科目级次录入设计是否末级录入设计如一个科目还有下级科目，则不是末级科目。是否末级栏的取值只能“是”或“否”，不允许输入其他数据，可通过设置单元格的数据有效性实现这一目的。步骤1：选择设置数据有效性的单元格区域D4：D115。步骤2：单击“数据︱有效性”命令是否末级录入设计是否末级录入设计——下拉菜单是否末级录入设计——出错警告也可根据本条记录科目编码长度与下一条记录科目编码长度的比较来实现。步骤1：选择单元格D4。步骤2：令D4=IF(LEN(A5)<=LEN(A4),"是","否")步骤3：拖动填充柄，复制到需要填写是否末级的最后一个单元格。是否末级录入
8、设计数据录入设计数据录入设置步骤1：数据单元区域（E4：F116)格式设置——数值型数据录入设置数据有效性设置——借方余额和贷方余额不能在同一行出现选择借方余额栏，单击“数据︱有效性”按钮，在“允许︱自定义”中输入:=IF(E4<>””,””),单击“确定”按钮。采用相同办法，选择贷方余额栏，单击“数据︱有效性”按钮，在“允许︱自定义”中输入:=IF(F4<>””,””),单击“确定”按钮。数据录入设置数据录入设置数据有效性设置——“出错警告”设置数据录入设置非末级科目余额的自动计算——利用求和函数SUM完成余额试算平衡检查令G1==IF
