秘书四级基础知识第1章文书基础

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1、第1章文书基础文书从目前在社会中,公司、行政单位及企事业单位中，已成为上下沟通，双向信息交流的载体；同时也是横向部门之间，交流思想和信息的一种工具。因此应引起高度重视。不仅是考试学习，也是实践中的需要。教学内容1.1应用文书的概念与制发程序1.2应用文书的格式（固定格式）1.3应用文书的要素（语言材料思想）1.4应用文书的表达方式（叙述抒情说明）1.1应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类（一）含义应用文书——各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称

2、。关键词：一定格式文体总称（二）分类主要分为三类：行政公文、事务文书、商务文书1、行政公文在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。又称“通用公文”。三个要素：行政管理过程中产生的，没有行政管理就不能形成行政公文；具有法定的效率，也就是说具有强制性；具有规范的体式，也就是说对格式具有严格的限定。这三个要素要引起重视。应用范围广泛：行政公文不仅在行政单位中用到，而且在公司、企业、事业单位中，成为人们之间，公司与员工交流的载体。所以称为通用公文。行政公文（通

3、用公文）的分类主要有13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。由国务院2008年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》明确规定。令：行政机关发布的具有强制性和指挥性的公文。决定：主要适用于对于重大的事情和行动作出的一种安排。每一种公文的形式要求，内容，将在后面的学习中要作详细的介绍。2、事务文书处理日常事务所使用的文书。主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等。主要包括：意向书、订货单、商品说

4、明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。3、商务文书处理商务业务所使用的文书。部分简报为了说明编发简报的目的或对简报的内容进行评论，往往加注编者按。编者按的位置在()。A、报头，简报名称的下方B、报核，标题上端C、报尾，间隔线下方D、报头，间隔线上方简报的报核部分()可以用来说明编发简报的目的或对简报的内容进行评价。A、按语B、标题C、导语D、结尾BA会议纪要不包括()。A、协调会议纪要B、办公会议纪要C、综合会议纪要D、研讨会议纪要答案：C三种文书的区别行政公文产生于行政管理过

5、程中，具有法定的效力和规范的文本。事务文书主要用于处理日常事务。商务文书处理商务活动。二、应用文书产生的过程（一）通用文书的制发的程序通用文书的制发过程叫做发文办理。发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、发文登记、分发等8个过程。注意这8个过程在考试的过程中极容易出选择题。公文的制发程序是()。A、草拟审核复核用印签发B、分发草拟审核用印签发C、草拟审核签发复核用印D、草拟审核复核签发用印答案：c草拟就是拟定公文草稿。符合国家的法律、法规、方针、政策及其他有关

6、规定。立场要明确、正确。情况要确实，不能捏造事实。人名、地名、数字、引文正确。引用公文应当先引用标题，后引发文号，日期要写明具体的年月日。文内使用简称，应先用全称，并注明简称。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩写语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。这是特别要注意的。草拟的要求：公文中数字不应使用汉字的是（）。A、成文时间B、惯用语C、缩略语D、发文字号答案：D审核就是对草拟的公文文稿进行审查核定。审核的内容：包括公文的内容、形式、语

7、体等。签发就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字、准予印发。上行文由主要负责人或主持工作的负责人签发；下行文由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。审核一般由办公厅（室）进行审核复核就是再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。复核由文秘部门负责。是发文最后的把关处。缮印就是文秘部分校对印刷。就是由秘书将用印登记的公文通过适当的方式传递给收文单位或个人。复核内容：（1）审核、签发手续是否完备；（2）附件材料是否齐全；（3）格式是否统一、规范。用印就是签印或盖章。登记就是由文秘部门对待发的公文进

8、行登记造册，以备存查。分发分发的途径有：邮件、传真、电报、电子邮件等。（二）事务文书、商务文书的制发程序由于下属文书种类很多，其内容、体式、功能各不相同，因此，不会像行政公文那样具有一套严格、缜密的制发过程，但作为公务工具来说，一般都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发过程。不同类型的事务文书、商务文书的制发过程各不相同，但同一类型的文书制发过也有相对固定的制发过程。决定公文文稿能否生效的环节是()。（2005/5）(A)拟办(B)审核(C)签发(D)批办C1.2通