2012年秘书四级笔记讲义：文书基础与文书拟写

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1、2012年秘书四级笔记讲义：文书基础公文用纸为A4型纸尺寸210x297　　公文眉首部分内容：(1)公文分数序号(2)秘密等级(3)保密期限(4)紧急程度(5)发文机关(6)签发人(7)红色反线　　联合行文时只标识主办机关发文字号转自环球网校edu24ol.com　　主体包括：(1)公文标题(2)主送机关(3)正文(4)附件(5)成文日期(6)印章(7)附注　　上行文(请示报告)特指性下行文(批复通知)平行文(函)主送一个机关　　普发性下行文(决定通知通告意见)写多个主送机关周知性下行文(公告通告)不写主送机关　　成文日期原则：(1)办公室主

2、任签发以签发日期为准(2)联合行文时，以最后一个机关签字日期为准(3)经会议通过讨论的，以通过日期为准(4)须经上级机关批准的，以批准日期为准　　印章是公文生效的标识，印章中心线压在成文日期上　　两机关联合行文时，主办机关印章在前。每排排三个印章，居中排布，印章之间互不相切，右空2字标识成文日期　　版记：(1)主题词(2)抄送机关(3)印发机关(4)印发日期(5)反线　　文件的主题词标引不得超过5个标引应坚持谁办文谁标引的原则　　材料运用环节：占有—鉴别—选择—使用　　占有材料途径：(1)亲身经历所获(2)调查阅读所获　　占有材料原则：(1)

3、围绕主题(2)选择典型(3)真实准确(4)新颖生动　　材料使用环节：(1)恰当安排顺序(2)确定详略　　确立主题依据：(1)写作目的(2)材料本身　　主题要求：(1)正确(2)深刻(3)新颖(4)集中　　开头方式：(1)概述式(2)目的式(3)开门见山式(4)引述来文式　　段落排列：(1)提行式(2)条款式(3)篇段合一式　　照应：(1)首尾照应(2)文题照应(3)行文前后照应　　结构要求：严谨自然完整统一　　语言要求：准确简洁平实　　叙述六要素：时间地点人物事件原因结束　　叙述人称：第一人称第三人称　　叙述方式：顺叙倒叙　　论证方法：(1)

4、例证法(2)分析法(3)引证法(4)对比法(5)因果法　　说明方法：(1)定义表述(2)分类比较(3)数字图表2012年秘书四级笔记讲义：文书拟写简报的特点：简快新实　　简报的类型：(1)会议简报(2)动态简报(3)工作简报　　简报结构：报头+报核+报核　　简报秘密等级写在报头左上角，字数一般控制在1000字以内，不超过2000字　　意向书的特点：协商性灵活性简略性　　结构：标题+正文+尾部　　订货单特点：协约性严肃性　　结构：标题+正文+尾部　　商品说明书：真实性科学性条理性通俗性　　设计注意：(1)如实介绍真实可信(2)抓住特征突出个性(

5、3)语言简洁通俗明了　　(4)设计新颖美观大方　　报告特点：汇报性陈述性　　报告与请示的区别：(1)性质要求不同，报告不用有明确回复，请示必须得到明确回复　　(2)行文时限不同，请示必须事前。(3)请示必须一文一事，且请批对应(4)请示需逐级请示，语气温和谦恭　　会议纪录特点：真实性资料性　　商务接待　　接待规格：高规格低规格对等　　高规格接待最能体现友好对等接待最常用低规格接待适用基层　　接待计划内容：接待规格日程安排经费预算工作人员　　经费预算由接待规格人员数量活动内容确定　　接待计划的制订由接待规格制约　　接待计划草订需经领导审定，日程

6、安排后与来访者进行沟通　　制订接待计划首先要了解客人身份与来访目的。　　影响接待规格的因素：(1)双方关系(2)突然变化(3)上次接待标准　　座次高低由司机身份决定　　司机如是专职司机，上座为后排右座　　话别时间在半小时内为宜　　接待计划主要项目：(1)陪同人员(2)食宿安排(3)接待日程(4)经费预算　　制订计划注意：(1)执行规章制度(2)适应来宾生活习惯(3)做好保密工作　　沟通工作特点：(1)非权利支配性(2)非职责限定性(3)认同疏导性　　沟通类型：(1)人与人沟通(2)人与自我沟通(3)人与机器沟通(4)组织之间沟通　　秘书所涉及

7、的多为人与人之间和组织之间的沟通　　网络沟通优势：(1)降低成本提高效率(2)平等即时性强(3)有安全感　　制约性：(1)语言存在歧义(2)横向沟通扩展张纵向沟通弱化　　尊重与理解沟通是有效沟通的前提，倾听和提问是有效沟通的关键　　沟通目标：(1)说明事物(2)表达感情(3)建立联系(4)和谐工作环境　　与客户沟通原则：(1)区分到访客户是多次还是首次(2)区分内部外部客户　　横向沟通是员工间的沟通，其目的在于增强合作，减少摩擦，表现形式为：会议面谈　　备忘录报告　　横向沟通的障碍(1)沟通技术存在障碍(2)心理活动障碍(3)不善倾听，草率评

8、判(4)表达理解存在歧义　　上行沟通策略：建立信任走动管理维护领导内部统一　　下行沟通形式：政策报告信函备忘录谈话会议传真　　上行沟通形式：建立系统申诉请求员工座谈