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时间:2018-12-29
《2012年秘书四级笔记讲义:文书基础与文书拟写》由会员上传分享,免费在线阅读,更多相关内容在应用文档-天天文库。
1、2012年秘书四级笔记讲义:文书基础公文用纸为A4型纸尺寸210x297 公文眉首部分内容:(1)公文分数序号(2)秘密等级(3)保密期限(4)紧急程度(5)发文机关(6)签发人(7)红色反线 联合行文时只标识主办机关发文字号转自环球网校edu24ol.com 主体包括:(1)公文标题(2)主送机关(3)正文(4)附件(5)成文日期(6)印章(7)附注 上行文(请示报告)特指性下行文(批复通知)平行文(函)主送一个机关 普发性下行文(决定通知通告意见)写多个主送机关周知性下行文(公告通告)不写主送机关 成文日期原则:(1)办公室主
2、任签发以签发日期为准(2)联合行文时,以最后一个机关签字日期为准(3)经会议通过讨论的,以通过日期为准(4)须经上级机关批准的,以批准日期为准 印章是公文生效的标识,印章中心线压在成文日期上 两机关联合行文时,主办机关印章在前。每排排三个印章,居中排布,印章之间互不相切,右空2字标识成文日期 版记:(1)主题词(2)抄送机关(3)印发机关(4)印发日期(5)反线 文件的主题词标引不得超过5个标引应坚持谁办文谁标引的原则 材料运用环节:占有—鉴别—选择—使用 占有材料途径:(1)亲身经历所获(2)调查阅读所获 占有材料原则:(1)
3、围绕主题(2)选择典型(3)真实准确(4)新颖生动 材料使用环节:(1)恰当安排顺序(2)确定详略 确立主题依据:(1)写作目的(2)材料本身 主题要求:(1)正确(2)深刻(3)新颖(4)集中 开头方式:(1)概述式(2)目的式(3)开门见山式(4)引述来文式 段落排列:(1)提行式(2)条款式(3)篇段合一式 照应:(1)首尾照应(2)文题照应(3)行文前后照应 结构要求:严谨自然完整统一 语言要求:准确简洁平实 叙述六要素:时间地点人物事件原因结束 叙述人称:第一人称第三人称 叙述方式:顺叙倒叙 论证方法:(1)
4、例证法(2)分析法(3)引证法(4)对比法(5)因果法 说明方法:(1)定义表述(2)分类比较(3)数字图表2012年秘书四级笔记讲义:文书拟写简报的特点:简快新实 简报的类型:(1)会议简报(2)动态简报(3)工作简报 简报结构:报头+报核+报核 简报秘密等级写在报头左上角,字数一般控制在1000字以内,不超过2000字 意向书的特点:协商性灵活性简略性 结构:标题+正文+尾部 订货单特点:协约性严肃性 结构:标题+正文+尾部 商品说明书:真实性科学性条理性通俗性 设计注意:(1)如实介绍真实可信(2)抓住特征突出个性(
5、3)语言简洁通俗明了 (4)设计新颖美观大方 报告特点:汇报性陈述性 报告与请示的区别:(1)性质要求不同,报告不用有明确回复,请示必须得到明确回复 (2)行文时限不同,请示必须事前。(3)请示必须一文一事,且请批对应(4)请示需逐级请示,语气温和谦恭 会议纪录特点:真实性资料性 商务接待 接待规格:高规格低规格对等 高规格接待最能体现友好对等接待最常用低规格接待适用基层 接待计划内容:接待规格日程安排经费预算工作人员 经费预算由接待规格人员数量活动内容确定 接待计划的制订由接待规格制约 接待计划草订需经领导审定,日程
6、安排后与来访者进行沟通 制订接待计划首先要了解客人身份与来访目的。 影响接待规格的因素:(1)双方关系(2)突然变化(3)上次接待标准 座次高低由司机身份决定 司机如是专职司机,上座为后排右座 话别时间在半小时内为宜 接待计划主要项目:(1)陪同人员(2)食宿安排(3)接待日程(4)经费预算 制订计划注意:(1)执行规章制度(2)适应来宾生活习惯(3)做好保密工作 沟通工作特点:(1)非权利支配性(2)非职责限定性(3)认同疏导性 沟通类型:(1)人与人沟通(2)人与自我沟通(3)人与机器沟通(4)组织之间沟通 秘书所涉及
7、的多为人与人之间和组织之间的沟通 网络沟通优势:(1)降低成本提高效率(2)平等即时性强(3)有安全感 制约性:(1)语言存在歧义(2)横向沟通扩展张纵向沟通弱化 尊重与理解沟通是有效沟通的前提,倾听和提问是有效沟通的关键 沟通目标:(1)说明事物(2)表达感情(3)建立联系(4)和谐工作环境 与客户沟通原则:(1)区分到访客户是多次还是首次(2)区分内部外部客户 横向沟通是员工间的沟通,其目的在于增强合作,减少摩擦,表现形式为:会议面谈 备忘录报告 横向沟通的障碍(1)沟通技术存在障碍(2)心理活动障碍(3)不善倾听,草率评
8、判(4)表达理解存在歧义 上行沟通策略:建立信任走动管理维护领导内部统一 下行沟通形式:政策报告信函备忘录谈话会议传真 上行沟通形式:建立系统申诉请求员工座谈
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