文档人员岗位责任制度

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1、档案归档制度　　为进一步加强档案资料的管理，确保本单位在各项工作活动中形成的文件材料在处理完毕后及时收集、整理、组卷、保存，特制定本制度。　　1、归档范围　　见本单位《各类档案归档范围保管期限表》　　2、归档时间　　（1）文书档案在次年六月底前整理归档。　　（2）计生业务类文件材料，在次年六月底前立卷归档。　　（3）行政执法类文件材料，可采取平时立卷与工作结束时立卷相结合的办法，工作全部结束后移交档案室归档。　　（4）会计档案在财务科保存一年，期满后交档案室存档。　　（5）电子文件、音像档案随形成随立卷归档。　　3、归档份数　　各类文件材料归档一般一式一份，比较重要的和利用频

2、繁的适当增加归档份数。　　4、归档要求　　（1）各类文件材料的归档要坚持谁形成、谁立卷归档的原则，如文书档案必须由文书或办公室立卷归档，会计档案由财务科立卷归档等。　　（2）各类应归档的文件材料必须收集齐全、完整（不缺定稿）准确、系统；分类清楚、组卷合理；编目准确清楚，装订前必须去掉金属物、装订要牢固美观。　　（3）照片档案的底片、照片、文字说明齐全且相符；录音、录像档案声音清楚、画面清晰与文字说明相符。　　（4）按进馆要求及时向档案馆移交有关档案。档案室管理制度　　1、档案室应落实防火、防盗、防破坏、防潮湿霉烂、防尘、防虫蛀鼠咬、防强光、防震等措施，严禁在档案室内吸烟及存放

3、易燃易爆物品，确保档案资料的完整、安全。　　2、非档案管理人员不得擅自进入档案室，外单位人员参观时，须经分管领导同意，由档案管理人员带领方可进入。　　3、档案、橱具要按类别顺序规范排列，档案要按其类别顺序自左至右、自上而下系统排列整理上架。　　4、采取有效措施及时调节室内温湿度。　　5、定期检查、清理档案资料保存情况，发现问题及时处理，并做好记录、统计工作。　　6、档案室内档案资料不得携带外出，不得泄露档案情况。　　7、对档案室全部档案要建立管理台帐，收进、移出档案要及时登记和注册，做到出入有据，帐实相符。档案借阅保密制度　　1、借阅档案必须按规定履行借阅手续，外单位人员借阅

4、档案资料必须持所在单位介绍信，先登记后借阅，否则不予接待。　　2、对“绝密”、“机密”、“秘密”档案在密级未撤销前要从严控制，未经分管领导批准不得借阅，更不准将秘密材料带出档案室。非党员一般不准借阅党内档案。　　3、查阅档案资料须在阅档室进行；借出档案需经分管领导批准，时间一般不超过三天，延长时间要续办借阅手续。档案管理人员，对归还案卷要逐卷进行检查，核对无误后及时注销登记。　　4、阅卷人员必须爱护档案，不得随意拆卷、污损，不准私自复印、摘录、转抄、翻印等。　　5、阅卷人员必须填写档案利用情况登记表，并向档案管理人员书面提供利用的经济效益和社会效果。　　6、保守档案秘密是档案

5、管理人员的职责。档案管理人员要严格保守秘密，守口如瓶。对违犯借阅保密制度的行为要依法追究责任。档案鉴定移交销毁制度　　1、对档案室保存的永久性档案，达到临时存档规定期限的，经鉴定，及时移交县档案馆存放。　　2、对超期保存的短期案卷，要根据保管期限要求，提出舍存意见。　　3、鉴定要以全面的、历史的、发展的观点分析档案的价值，要充分体现本机关职能、职权的原则以确保重要档案的保存利用，以防误销。　　4、鉴定前制定计划，统一标准要求，在县档案局（馆）指导下，有领导、有组织、有计划地进行，决不能随意销毁。　　5、鉴定工作完成后要写出鉴定报告，对失去保存价值、需销毁的档案，要编制销毁清册

6、，提出销毁意见，经分管领导批准、报县档案局备案后方可销毁。　　6、档案销毁一律采取打浆方法，并由二人在指定地点监销，监销人员要在销毁登记簿上签字，销毁登记簿永久保存。档案资料统计制度　　1、档案资料的统计工作要实事求是，按照《统计法》的要求，如实提供全面、准确的统计数据。　　2、按规定要求建立必要的登记、统计表和台帐，每季度进行一次档案清点，做到帐物相符，如发现不符，应及时查明原因，报分管领导予以解决。　　3、档案室接收、征集的各类档案、资料的情况，要及时准确地进行登记统计，做到不漏登、不漏统。　　4、每次统计要进行整理和分析，及时向领导提供新情况、新问题，便于改进工作和提出

7、新的工作任务。　　5、按规定及时准确地向档案行政管理机关报送档案工作基本情况统计表。统计报表做到数字准确可靠，不虚报、瞒报、迟报。重大活动档案登记制度　　为真实记录和反映我单位工作中不同时期进行的重大活动，为将来保存下有编可查的档案资料，更好地提供服务，特制定本制度。　　1、登记的范围：贯彻落实国家重要的法律法规、贯彻落实上级部门召开的重要会议精神和重要工作重大活动的部署、上级部门的领导来检查指导工作、局里召开的重要会议、机构改革、重大人事变动、全系统范围内开展的重大活动以及上级部门临时布置的重大活动等