报销、申购审批制度

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1、关于物资采购、收货、入库、报销、领用的管理制度为了有效地控制成本，提高物品的利用率和资金的周转率，减少仓库物资积压和浪费、堵塞漏洞，同时也使物资采购操作程序化、规范化，现就种类物资的申购、询价、采购、验收、入库、报销、领用等管理作如下规定：一）物资采购的管理1、仓库申购：物品已形成正常供货渠道之后，日常补货由仓库根据存货规定负责提交申购。由具体负责的仓管员按照“采购申请单”上的内容逐项填制，特别要注明现有库存量及每月耗用量，转财务部经理、总经理审批。而后转交采购分部实施采购。采购单一式四联，一联由仓管员存底，一联财务部，一联仓库，其余交采购部门。2、部门申购：由部门经办人填制“采购申请单”

2、，交部门经理审批后，转交仓库核签，如仓库注明无此物品后呈采购分部。由采购分部先行采价，采价实行货比三家(已有供货单位的物品可直接实行现价问询)的原则，按最低、最合适价格由采购分部经办人填列，而后转呈财务经理及总经理签批，经各级领导签批后的申购单交采购分部实施采购。采购单一式四联，一联由申购部门存底，一联交财务，一联仓库，其余交采购部门。3、固定资产单项金额10000元以上的申购以及各类工程改建，均由部门经理提出申请，总经理签批，报董事会研究审批后，方可执行。4、工程维修所需材料及配件的采购，除执行上述程序外，同时还应附上有关的《工程维修单》（一式三联）及材料成本的预算报告。5、办公用品一律

3、由行政办公室汇总申请，采购分部采购，申购办法同上。6、餐饮每日鲜活品的申购：由总厨根据营业情况，每晚八点半以前将次日所需购进的鲜货分类填制《每日鲜货采购申请表》一式三份（总厨、采购员、收货员各一联），并注明数量、规格、产地等质量要求，报餐饮部经理审批后，由采购员通知供应商送货。二）采价、定价的管理：1、每日鲜货的采价由采购、总厨或餐饮部经理、财务部分管采购工作人员，每周定期到市场进行交叉采价，根据市场价格提交市场现行食品价位，供财务部成本会计对采购食品成本的跟踪监督。2、其他用品采价、定价采购员按采购申请单要求进行市场询价、多方比价、采购。对于季节性强、价格浮动大的，必须及时报总经理审批后

4、，方可进行采购。（一般情况下可掌握在5%以下）。三）采购订货的管理1、采购部根据各级领导签批的采购申请单，并按事先已询价填报价格，请供应商（或自行购买）将物品送至酒店，仓管员按采购申请单上的要求检查物品的性能、质量等各项指标，符合要求再将物品送至使用部门最后鉴定是否可行，如无异议，方可办理收货。如有发现质量问题，再由使用部门或仓库提出，由采购分部找供应商交涉。2、采购分部根据《采购申请单》的要求，选择供应商、签订订货合同。定货合同应报财务部经理和总经理审批。并将上次购进物品的时间、价格、数量抄录附上（每日采购的食品除外），便于审批时掌握。3、如果采购人员订购不到《采购申请单》之要求的物品，

5、应及时通知申请部门；如果找到此种物品的代用品，也应事先征得申请部门同意后方可采购，确保物品实用，减少浪费。4、批准的定货单或定货合同，采购部留存一份，以便督促供应商按时发货；送交仓库一份，以便核对验收；送交财务部会计处一份，以便筹措资金或按时预付定金；送使用部门一份，以便核查。四）货物验收的管理1、餐饮部厨房鲜货的验收每日早上按约定的时间，餐饮部经理或指定人员、大厨、收货员、采购员组成收货小组，以已经审批的《日鲜货采购申请表》及《定价表》为依据，各司其职：大厨负责进货的质量、收货员负责进货的数量、斤量等，其余人员负责价格把关，由收货员填制《收货单》，并做好有关人员的签字手续（签字人员：总厨

6、、收货员、采购员、供应商）。2、餐饮部厨房干货调味品和吧台酒水的收货要求供应商或采购员根据《采购申请单》进货，贵重干货（具体物品名称由餐饮部提供），必须经总厨验证后方可收货。干货调味品和酒水由收货员配合使用部门验收后，根据定货合同或《采购申请单》要求，填制好《收货单》并做好有关人员的签字手续（签字人员：总厨、收货员、采购员、供应商）。仓管员根据收货单验货入库。3、各部门需要采购的物料用品、低值易耗品、办公用品、固定资产的收货由采购部或协助采购部采购的人员所采购的物品，必须经采购经办人、使用部门代表及收货员根据定货单或定货合同（没有定货合同的，根据采购申请单）办理验收入库并由收货员填制《收货

7、单》（一式四联），做好有关人员的签字手续。同时各部门需直接领用的财产、物品，必须在《收货单》“备注栏”中由各部门经理签上“直接领用”字样，以便财务部对各部门财产帐薄的及时建立和清点，避免财产的流失。4、当验收物品时，发现因数量短少、不符合规格、质量有问题、单价超过原采购申请单上的价格，收货员应拒绝收货，要求采购员或供应商退货、换货。情节严重的或拒不接受收货员处理的退货或换货意见，收货员应及时上报部门领导。收货员将不符要求