XX集团公司公文管理制度

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1、XX（集团）有限公司公文管理制度（征求意见稿）汇编部门：集团行政管理中心汇编时间：二〇一二年二月第一章总则第一条为了实现集团公司公文处理工作的规范化、标准化和制度化，提高公文处理的质量和效率，保证公文的严肃性，根据《国家行政机关公文处理办法》的原则，结合公司实际，特制定本制度。第二条公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保公司商业秘密的安全。第三条公司各部门应当高度重视公文处理工作，遵守本制度并加强对公文处理工作的领导和检查。经常深入实际、调查研究，养成实事求是和认真负责的工作作风，提高公文处理工作的效

2、率和质量。建立收发文记录，发文部门必须填写发文簿，收文部门必须对收到资料进行收文登记。第四条集团行政管理中心是公文处理的归口管理部门，主管公司并指导各部门公文处理工作，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第五条凡以集团公司名义行文的一切书面文件（含电子文件），均适用本制度。第二章公文种类第六条公司常用公文种类主要包括：（一）决定：用于对重要事项作出决策和安排。（二）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。（三）通知：用于任免干部，传达上级指示，转发上级和不相隶属有关单位的公文，发布要求各部门办理和有关单位需要

3、周知或者共同执行的事项。（四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。（一）报告：用于向上级汇报工作、反映情况、答复上级有关单位的询问。（二）请示：用于向上级或有关单位请求指示、批准。（三）批复：用于公司回复有关单位的请示。（四）制度（办法）：用于发布公司的规范经营管理等行为的规章制度，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。（五）函：用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关事项等。（六）会议纪要：用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精

4、神和议定的事项。第一条公文按照行文方向分为：上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，主要是函，也包括一些纪要。下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知、通报、批复等。第一章公文格式第二条公司公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（一）涉及公司商业秘密的公文应当标明密级。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。公文

5、按机密程度可分为以下几类：1．绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的公文。2．机密：指次为重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的公文。3．秘密：指不宜向公司以外人员透露内容的公文。4．普通：指非秘密公文。如附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。5．传阅：指在本公司内部传阅或传达的公文。（一）紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（二）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部。（三）发文字号应包括公司代字、年份、序号组成。（四）上行文应当注明签发人、会

6、签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用2号方正小标宋简体字居中排布。（六）正文是公文的主体部分。用3号仿宋体字。（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。（八）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。（九）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件序号和名称。应在正文下空一行左空2字的位置用3

7、号仿宋体字标识。（一）成文日期，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导签发的日期为准；一般信函、传真，以发出日期为准。成文日期用汉字将年月日标全，“零”写做“○”。（二）内容不宜对外公开的，应当在文件首页右上角适当位置注明“内部文件”。（三）公文除会议纪要以外，应当加盖印章。（四）公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，后标全角冒号，词目用3号黑体字，词目为三个能反应文章内容的词组，词目之间空1字。第一条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

8、张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第二条公文中其他各组成部分的标识规则，按照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。第一章行文规则第三条行文应当确有必要，注重效用。第四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第