××公司费用报销制度

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1、费用报销制度为了加强公司财务管理,规范会计核算工作,严格控制成本费用,特制定本制度:一、基本原则1.本制度适用于西安总部、各个项目部及压裂队管理运营费用的报销,包括经常性费用、非经常性费用和材料采购费用;固定资产购置、在建工程、工程装修不在本制度规范。2.本制度中的经常性费用包括差旅费、招待费、办公费、电话费水电物业费、开票税费、证件年检费、车辆过路过桥费、停车费、小车汽油费等;非经常性费用包括咨询费、协调费、车辆违章罚款等;材料采购费用包括石英砂、化工料、油料、修理材料的采购费、运费、装卸劳务费、盘点整理费等。

2、3.费用报销必须坚持先审批、后报销;先冲账、后付款的原则,对非经常性费用必须先请示。具体报销流程必须按本制度规定的程序、时限和标准执行。4.公司大批物料采购,发生材料费、运费、装卸劳务费等必须先签订合同后办理业务,再挂账结算。物资采供部门必须将验收入库单或劳务清单、合同、发票收集齐全,粘贴完整,相关签字手续齐全后交财务挂帐。对这部分大额费用挂帐之后,总公司财务部根据合同规定办理集中支付,分公司没有支付权限。二、费用发生到报销的基本程序1.费用发生和报销前工作非经常性费用请示;所有当天发生费用预报;即用修理材料办理

3、出入库手续。(一)非经常性费用的发生应请示,经主管经理批准后才支付。(二)费用发生的相关部门及车队,必须每天上报费用流水给项目部核算员。核算员在费用支付和核销的时候,必须核查是否上报过费用流水,做费用流水与实际报销核对表,对于没有报过费用流水或者超出部分不予受理。(三)物资采购核算和资金审批详见公司《材料管理流程和规范》。大额款项按照资金审批流程,由西安总部统一支付;小额即付修理材料费用必须付有库管签字的材料入库单。2.票据整理(一)在费用发生时,应及时索取正规完整的原始票据,内部要求的审批单,入库单。并尽快在报

4、销粘贴单上整齐粘贴,填写完整报销内容、报销人、报销金额、附件张数等内容。(二)正规完整的原始票据应该是:正式税务发票(行政事业收费票据)以及其他加盖税务监制章的合法收费票据;票据抬头单位必须填写本公司完整名称或简称,其他栏目也应准确填写;票据所附清单;大额票据应附合同、验收单据等必要的附件资料。(三)对于无法取得正规税务发票的支出,应当及时书面说明,并列清费用支出的明细项目,由本人和证明人签字后,报有权审批人审批。(一)对于一次报销较多票据的,整理粘贴时应当按票据种类,尽可能归类粘贴于若干粘贴单上;票据不多时,应

5、按票据种类归类后,依次粘贴于一张粘贴单上。(二)粘贴票据时,应当将正规发票与白条、自制说明等不规范票据分开粘贴。(三)压裂队发生费用由队长一人统一报销。(四)对于大额材料采购费用挂帐,必须有采购合同、正规发票、库管验收签字的入库单,且发票金额不能大于入库单金额。2.报销审批(一)车队的费用报销采取三级审批方式:一是报销时不论金额大小,先由项目经理在票据背面签字;二是由公司指定的经营副经理审核签字;三是由分公司经理审核签字。项目部、分公司、西安总部采取二级审批方式:一是本部门负责人审核签字;二是费用报销对应管理人签

6、字。(二)部门负责人、公司副经理审核费用报销凭证的重点是费用支出的真实性、准确性,并对费用报销凭证的完整性、合规性进行审核。(三)审核中发现费用支出或票据整理等不符合规定标准的,必须退回或要求补充完善。决不允许不负责任随意签字的现象出现。3.财务复核(一)经过分级授权审批后的费用报销凭证,由报销人交财务部门进行复核。无审批人审核签字或越权审批签字的,财务人员拒绝报销。(二)统计员复核,复核重点:一是核查费用是否和预报相符,二是重新加计每项票据金额,复核合计数是否与审批数相符;三是检查每张票据是否符合制度规定的完整

7、性、合规性,是否符合入账要求;四是检查费用报销是否符合规定的报销标准,有无超标准报销现象。(三)西安总部会计复核:再次核查费用是否和预报相符;再次核查费用报销是否与本制度一致。(四)财务复核发现报销中存在问题的,属于票据不合规的,应退回报销人要求补充;属于超标准或金额不符的,应当告诫本人并要求重新填写,同时提醒相关签字经理。复核未通过的费用报销凭证,不予以受理,更不能付款。2.付款或核销(一)经过会计复核的报销凭证,会计首先要检查该报销人是否仍有向公司的借款。(二)若向公司有借款的,会计应当先冲帐,有余额的再支付

8、货币资金。已核销(冲减)挂账的报销凭证,会计应当立即加盖“转讫”章。对既有冲帐又有付款的凭证,会计应对冲帐金额和付款金额在粘贴单上备注。(三)报销人无挂账或冲减挂账后仍需支付资金的,应当先由会计根据报销凭证,计算支付金额并登记入账后,交出纳付款。(一)出纳接到报销凭证后,再次复算、核对凭证金额是否正确,签字手续是否齐全,然后交由领款人签字后,将现金或银行支票交领款人。报销

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