03会计档案管理制度--(上市办)

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1、会计档案管理办法为了规范公司会计档案的管理，建立统一的会计档案管理制度，根据《中华人民共和国会计法》和财政部颁发的《会计档案管理办法》等相关法律法规，上市办财务部结合本公司实际情况制定了常青国际集团公司的《会计档案管理办法》。一、主题内容本办法规定了会计档案的整理、立卷、归档、保管、查阅和销毁等内容的工作职责和管理程序，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、适用范围本办法适用于常青国际集团公司下拟上市的所属分、子公司。三、　会计档案管理部门（一）各公司财务部负责会计档案的整理、立卷、归档以及送交档案管理部门之前

2、的保管工作，但出纳不得兼管会计档案。（二）各公司档案管理室负责归档档案的保管和调阅登记工作，未设档案管理室的由财务部指定出纳以外的其他人负责管理。（三）总部财务部及各公司财务部、办公室共同负责会计档案的销毁工作。（四）总部财务部负责本办法在各公司执行情况的监督、检查和奖惩工作。四、管理程序　　（一）会计档案内容本办法所指会计档案是指会计凭证、会计账薄和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。包括手工书写和计算机打印输出的会计凭证、会计账薄、会计报表以及采用光盘保存的会计资料。具体包括：1、会计凭证类：原始凭证、

3、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证；2、会计账薄类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账和其他会计账薄；3、财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他及社会审计的审计报告。5/5　4.增值税专用发票和普通发票、纳税申报表及税务部门的批复。5、其他类：银行存款余额调节表、银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。　　（二）立卷1、会计凭证立卷。每月由财务部指定会计人员将会计凭证分类、编号，按每册厚度不超过3cm的标准装订成册，加贴封面、封底

4、，用棉线装订结实，装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、册号、装订人签章等，每册一号，分月按年编号。做到整齐、牢固、美观2、会计报表立卷。各公司会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订，年度终了将本公司全年报表装订成册，加贴封面、封底、注明某年报表，统一归档保管。3、会计账薄立卷。各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。　（1）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。　　（2）会计账簿的装订顺序：　会计账簿装订封面→账户目录

5、→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。（3）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。5/5（三）归档1、各公司当年形成的会计档案，在会计年度终结了后，可由财务部保管一年，期满之后，由财务部编制档案移交清册，移交档案管理部门或指定的档案管理人员统一保管。2、档案管理部门（或档案管理人员）接收的会计档案原则上保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。3、档案管理部门（或档案管理人员）对接收的会计档案应根据移交清册，认真清点，确认后在清

6、册上签字认可，清册一式三份，交接双方各执一份，存档一份。4、档案管理部门（或档案管理人员）应编制会计案卷目录，案卷的排列号应划分永久和定期两种，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。保管期限从会计年度终了后的第一天算起。依次排列编号，并设立会计档案登记薄逐项登记，以便集中管理和查找。(四)保管1、会计凭证、账薄、报表以及其他会计电算化档案应分别存放，便于保管和查询。2、档案保管室要具备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防晒等条件，严禁吸烟和存放易燃、易爆和腐蚀性物品。3、对光盘等磁性介质保存的会计电算化档案，还要注意防磁

7、处理，主要的会计档案应备双份，存放不同的地方，同时要定期检查，定期复制，防止由于磁性介质损坏，使会计档案丢失。4、实行会计电算化的公司，采用电子计算机进行会计核算处理，应当保存打印输出的纸质会计档案。5、档案管理人员（含兼职）调动时，须将自己管理的档案移交清楚，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收，并办理交接手续。　　　5/5　（五）查阅1、档案管理人员应采用科学的管理方法存放档案，建立档案查阅、复制登记薄，编制目录索引，达到存放整齐、查阅方便的目的。2、档案查阅，除总部审计、财务检查以及主管税务机关查账外

8、，必须经过总经理和财务经理批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。因工作需要从档案中摘抄、复制的材料，须经档案管理