会计档案管理制度

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1、会计档案管理制度为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为公司发展服务，根据《中华人民共和国会计法》和财政部《会计档案管理办法》的规定，制定本制度。第一条恒生电子股份有限公司及其部分控股子公司均依照本办法管理会计档案。第二条公司必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密第三条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账，

2、明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。第四条公司每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。第五条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门一年，期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交公司统一档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在财务部门内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

3、l移交本公司档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。第六条保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经总经理批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。第七条建立健全会计档案查阅、复制登记簿，档案管理人员负责对查阅、复制会计档案情况，进行详细登记记录，并由相关经办人员签字确认。第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、第4页共4页5年、10年、15年、25年五类。第一条会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一

4、天算起。第二条本制度规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本制度附表所列期限执行。第三条各子公司会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。第四条保管期满的会计档案，除本办法第十三条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：（一）由本公司档案机构会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）公司董事长在会计档案销毁清册上签署意见。（三）销毁会计档案时，应当由档案机构和财务部门共同派员监销。（四）监销人在销毁会计档案

5、前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司董事长。第五条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。l正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。第六条公司实行财务电算化，同时也须保存打印出的纸质会计档案。l公司信息中心负责采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存公司的会计档案。第七条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理

6、注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。第八条公司分立后原公司存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；公司分立后原公司解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。公司分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。l公司因业务移交其他公司办理所涉及的会计档案，应当由原公司保管，承接业务公司第4页共4页可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其

7、中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。第一条公司合并后原各公司解散或一方存续其他方解散的，原各公司的会计档案应当由合并后的公司统一保管；公司合并后原各公司仍存续的，其会计档案仍应由原各公司保管。第二条公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。l移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。