以“件”为单位整理高校人事档案研究

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1、第26卷第1期内江师范学院学报NO．1Vo1．26(2011)JOURNAIOFNEIJIANGNORMALUNIVERSITY(2011)以“件"为单位整理高校人事档案研究秦蓉(乐山师范学院档案馆，四川乐山614000)摘要：我国高校人事档案具有动态性、载体性、组卷性等特征。以“件”为单位整理归档人事档案材料，符合高校人事档案自身特性，顺应了我国人事制度改革和社会进步，在高校人事档案整理_T作中具有广泛的应用价值和积极的意义。关键词：高校；人事档案；档案整理中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1671—1785(20

2、11)01—0122—03高校人事档案是高校组织人事管理活动中形成、并经其次，高校人事档案案卷自身的流动。随着我国人事组织审查或认可的，以教职工个人信息为集合而集中保存制度的改革，人才“从一而终”的局面被打破，干部能上能起来的反映教职工个人经历、德才情况、业务能力、工作实下，教职工个人的工作调动、考硕考博流动频繁。这种流绩、工资待遇等内容的文件材料¨i。其作用是历史地、全动表现为：一是干部(教职工)行政职务变动产生干部管理面地考察、了解、正确使用教职人员的重要依据，同时也是权限变动而引起教职工档案案卷流动。二是教职工个人教职

3、工个人晋升职称(职务)、提升学历、工作调动的重要工作调动(调进调出)和考取硕士博士后导致的教职工档依据。高校人事档案整理就是将收集的零星的、无序的记案案卷流动。录教职工个人信息的各类文件材料进行鉴别后，按有关规再次，教职工到了国家规定的离、退年龄而使得教职定和要求进行分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有工档案案卷所存保管地方发生流动以及教职工个人辞世序化的过程。高校人事档案的整理必须适应其自身的规而导致的教职工档案案卷的流动。律、特性，才是科学的、实用的、高效的。深入研究高校人(二)栽体特性事档案形成特点、科学地整理之，

4、既是提高高校人事工作首先，纸质档案是高校人事档案最主要存储载体。由和档案管理水平的需要，又是更好地保护档案信息、保障于声、光、电、磁等现代技术与化学塑料新材料的广泛应档案利用的需要，更是高校档案管理部门自身建设和发展用，高校各类档案已进入纸质与非纸质化的新型载体如缩的需要。微胶片、磁性材料、光盘等并存状态。甚至有些类别档案一如：电子文档、精品课程与各类讲座、大型庆典、文艺晚会、、高校人事档案的特性高校人事档案是高校档案的重要组成部分，在具备高各类大赛等记录资料大有以光盘等非纸质新型材料存储校档案应有性质的同时，还有其自身的特

5、性。取代纸质档案的势头。而高校教职工档案却仍然是以纸(一)“动态”特性质载体归档为主体。高校其它各类档案归档入库后，卷(盒)基本上处于其次，高校人事档案纸质载体形式多样，纸质各异。“静态”。而教职工档案的卷(盒)却始终处在“动态”之中。根据《国家行政机关公文格式》(标准号：GB／T9704—首先，高校人事档案卷内的动态。人事档案卷内的各1999)的规定，2000年1月1日起，各类公文用纸有了规类文件材料是随着个人生活、学习、工作经历的进程而不范的标准，包括用纸的主要技术指标、用纸幅面尺寸、公文断地增加和补充，而且相当频繁。如

6、：个人学历提高、工资页边与版心尺寸等。而教职工档案用纸无论是纸张大小、变动、职务(职称)晋升、年度考核、党员评议等各类文件材类型、克数、页面排列都是各自为政，可谓五花八门，种类料都将不断地向归档案卷内充实(流进)。繁多。任何一名教职员工档案内不仅其各类(按《干部档收稿日期：2010—09—30作者简介：秦蓉(1958一)，女，四JIl南充人，乐山师范学院档案馆副研究馆员。总第136期秦蓉：以“件”为单位整理高校人事档案研究案工作条例》第三章规定分为十类)内容的材料用纸各有材料字迹或印章现象。这些操作无疑违背了有效保存档不同，

7、就是在同一类材料如：“第四类学历和评聘专业技术案、最大限度延长其“寿命”的初衷。职务材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘(三)“件号”编写不严谨专业技术职务、考绩，审批材料)”用纸也是自成体例、千姿《干部档案整理工作细则》第十五条“每类干部档案材百态。料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材(三)组卷特性料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号高校各类档案组卷基本上是根据《高等学校档案工作和顺序号，在其右下角编写页数。”其作用与高校其它类别规范》的要求，按年度一类别一文件材料所记录内容(问档案

8、材料的件号编制等同。“类号和顺序号”是档案材料题)，项目(课题)一保管期限，兼顾其它特征进行分类组卷在档案案卷中排列位置的标记，“页数”是档案材料完整性(盒)。而教职工档案则是以姓名一类别(《干部档案整理的标识。由于没有明确规定编写类号和顺序号等的具体工作细则》第十二条规定分为十类)一时间