YLP02记录控制程序

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1、版次：A/0TX-02-2010第4页共4页北京燕山玉龙石化工程有限公司记录控制程序YL-P02-2010版号:A/0第1页共4页1目的为了确保设计产品或工程总承包项目、工程监理的质量、职业健康安全和环境保护（简称Q/HSE）满足规定要求，通过对管理体系运行过程中产生的记录进行控制，为管理体系的有效性运行或持续改进提供客观证据，特制定本程序。2适用范围适用于公司工程咨询、工程设计、工程总承包、工程监理和管理体系运行过程中的Q/HSE记录管理。3职责3.1技术质量部是记录的归口管理部门。负责审核记录表样的格式，负责记录控制情况的监督、检查和

2、管理。3.2技术质量部档案组负责归档文件的记录管理，包括标识、贮存、保护、检索、借阅和处理事宜。3.3各部门负责本部在生产和管理活动中产生的记录，并按要求填写、进行标识、收集、编目、检索、归档、贮存、保管和处置。3.4项目部记录由项目经理/总监理工程师负责控制，并按要求填写、标识、收集、编目、检索、归档。4程序4.1记录的控制4.1.1各部室及项目所控制的记录a）技术质量部：管理评审、内部审核和不合格的处置、纠正和预防措施、重大环境因素和重大风险识别评价、计算机管理、各种企业资质报验复审、监视和测量设施校验、HSE台帐、设计过程监督检查、

3、设计成品检查、不定期对总包/监理项目的质量/HSE检查、应急预案演练和更新、数据统计分析等记录的收集、编目和保存。b）市场部：负责咨询/设计/总包/监理项目的合同评审及更改、招投标、设计回访、顾客投诉（包括抱怨）、设计分包方的选择评价、设计成品放行交付、顾客满意度调查等记录的收集、编目和保存；c）项目管理部负责设计过程管理产生的记录等记录的收集、编目和保存。d）综合办公室：负责职业安全健康体检、基础设施维护、工作环境管理、劳动防护用品管理、行文等记录的收集、编目和保存。e）人力资源部：负责全公司的培训、考核、人员资质档案（包括特殊人员）、

4、保险等记录的收集、编目和保存。f）采购部：负责采购分包方和供应商的选择评价、采购产品的监视和测量等记录的收集、编目和保存。g）工程部：负责总包项目和监理项目的施工分包商选择评价、总包项目过程的监督检查、监理项目过程的监督检查、总包/监理完工的验收检查等记录的收集、编目和保存。h）财务部：负责各种财务报销凭证等记录的收集、编目和保存。i）工程咨询室负责负责法律法规及标准识别、发布及评价的记录；j）设计项目：1)设计经理负责组织设计项目的Q/HSE记录的收集、编目和存档工作，包括设计评审的有关记录，设计文件验证(校对、审核)记录，设计成品的存

5、档验收记录，顾客提供财产的记录等。2)设计项目专业负责人负责验证《专业负责人档案目录》上要求的设计文件资料，检查无误签署后提交项目经理归档。3)设计施工现场总代表负责施工服务阶段的Q/HSE记录的收集、编目和存档工作。i）总承包项目：（据承包合同的范围情况可删减）1)项目经理负责组织总承包项目的Q/HSE记录的收集、编目和存档工作，包括合格施工版次：A/0TX-02-2010第4页共4页分包商评审记录，采购、施工的规划、月报、实施细则报审记录，“三查四定”实施的有关记录，现场施工机构人员构成记录，施工管理、开车服务质量检查记录等。2)总承

6、包项目的Q/HSE记录连同应归档的项目文件在总承包项目完成交付后，由项目经理收集审查立卷，并交技术质量部档案组归档。3)施工分包方的的检验试验、工序交接等由分包方保持记录，并提交项目备案。k）监理项目：1)项目总监负责组织监理项目的Q/HSE记录的收集、编目和存档工作，包括“四控制、二管理、一协调”实施的有关记录，现场监理机构人员构成记录，监理服务质量检查记录，监理规划、监理月报、监埋实施细则报审记录等。2)监理项目的Q/HSE记录连同应归档的监理项目文件在监理项目完成交付后，由各信息工程师整理后交项目总监审查立卷，并交技术质量部档案组归

7、档。4.1.2记录表样的编制1）各部门和项目部根据实际工作的需要编制本部门和项目的记录表样，但所有记录样表的标题栏应使用公司统一规定的格式，具体编制要求见《管理体系文件编制规定》(TX-01)。2）各部门和项目部编制的记录样表需报技术质量部审核、备案，经同意后方可使用；样表的更改也需报技术质量部审核、备案，启用新记录表样时，要同时停止旧记录表样的使用，防止新旧记录表样在工作现场被交替使用4.1.3记录的标识以记录的名称加记录编号作为记录的标识。每份记录的表示是唯一的，以保持可追溯性。4.1.4记录编号1）部室的记录编号由部门或岗位（以下简

8、称部门）代号、年号、分类号加顺序流水号组成，示意如下：´´´´´´-´流水号，按自然数顺序编分类号，由各部室或项目自定年号，用公元纪年的后两位数字表示部室代号（见下表）部门代号采用大写汉语拼音