记录控制程序17837

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1、1目的记录是本中心证明管理体系运行与有关法律法规、认可准则、标准、规范、客户要求的一致性的证据，为证明管理体系的有效运行提供客户证据，因此，应对记录加以严格控制。2范围适用于记录的标识、收集、编目、查阅、存档、保存、处置等控制过程。3职责3.1质量负责人负责质量记录格式的审核与批准；3.2技术负责人负责技术记录格式的审核与批准；3.3质量管理科负责记录的标识、发放、收集、编目、归档、保存、查阅、处置等日常管理工作。3.4各相关责任部门负责各类记录格式的编制，并负责记录的规范填写。4程序4.1记录的分类4.1.1质量记录：包括

2、内部审核、管理评审、纠正措施和预防措施记录、人员培训、考核记录、评价采购活动记录、投诉处理记录、服务客户记录、文件控制记录。质量体系管理活动等记录。4.1.2技术记录：包括原始记录、导出数据、开展跟踪审核的足够信息、校准记录、人员（签字记录）、已签发的检测报告复制件、质量控制活动记录、设备使用、维护、期间核查等记录。4.2记录格式的设计与审批4.2.1根据工作需要，各责任相关部门或责任人负责各类记录格式的设计，有部分记录的格式已在8888-SC《质量手册》、8888-CX《程序文件》、8888-SOP《作业指导书》中列出。格

3、式设计应清晰明了。记录格式作为文件要求进行控制，新格式批准，老格式作废，按8888-CX-27《文件控制程序》执行。4.2.2质量负责人对质量记录格式进行审批。4.2.3技术负责人对技术记录格式进行审批。4.4记录的填写与修改4.4.1记录的填写应正确、完整、清晰、明了。检测的技术记录应包括足够的信息，以便识别不确定度的影响因素，并保证该检测应尽可能接近原条件的情况下能够复现。记录还应包括负责采样的人员、从事各项检测的人员和结果复核人员、审核人员的标识。4.4.2记录中的观察结果，数据和计算应在工作时予以记录，不允许“追记”

4、、“抄记”。4.4.3当记录出现错误时，应实施杠改，每一错误应划改，不可擦涂掉，以免字迹模糊或消失，并将正确值填写在其旁边，并有改动人的签名或盖章。对电子储存的记录也应采取同等措施，以避免原始数据的丢失或改动。4.5记录的唯一性标识所有记录应予以唯一性标识以便识别。标识包括记录的名称及其代码（如编号、序号），并能按任务工作分类标识。4.6记录的收集、编目质量管理科的文档管理员负责记录的收集与编目工作。记录根据工作的阶段性特点，短期性记录（如各类原始记录、检测报告、内审记录、投诉处理记录等），应在完成工作并形成记录后，各责任人

5、及时交至文档管理员。长期性记录，如仪器使用记录等应在每年年底由仪器设备管理员向各责任人收集。记录收集后应按记录内容分类编目。编目后应及时归档，档案卷宗上应有该记录的标识，记录的名称代码，归档日期、保存日期等内容。4.7记录的归档与保存期根据现行法规和认可机构的要求，本中心记录保存期分为长期和5年保存期两种要求。其中对样品检测工作中形成的技术记录（如检测报告、各类原始记录）及与之直接相关的有时效意义的记录，如标准滴定溶液的标定记录、试剂等消耗品的验收记录，环境以及设备使用维护记录等，安排为5年保存期，其他记录如内审、管理评审的

6、记录规定为长期保存。4.8记录的检索与查阅记录的检索与查阅应注意保护客户的机密信息。凡因工作和业务需要检索和查阅相关记录，由需要检索和查阅的人员填写借阅申请单，交质量负责人批准后，由文档管理员借出和按时收回，并填写按8888-CX-27-04《文件/记录借阅单》。无特殊原因，客户不得借阅本中心的任何记录。4.9记录的贮存、保管与维护所有记录均应分类安全贮存在档案资料室，由文档管理员妥善保管并为委托方保密。归档记录应按分类有序存放，储存保管设有专门的橱柜及文件夹、文件盒，并加以标签标识。记录的储存保管的设施环境应做到防潮、防火

7、、防虫蛀鼠咬，能有效避免损坏、变化和丢失，记录的存取应方便。4.10记录的清理、销毁和处置文档管理员每年年底对各类记录进行清理。凡超过保存期限需要清理、销毁的文件和记录，均由文档管理员提出记录销毁申请，填写8888-CX-27-06《文件/记录销毁记录单》，经质量负责人批准后，方可在两人在场时进行，并长期保存记录销毁。要长期保存的文件和记录，应注意维护工作，妥善保密，并能方便查阅。5相关支持性文件及记录5.18888-CX-17-01《会议记录》5.28888-CX-17-02《会议记录附页》5.38888-CX-27-04

8、《文件/记录借阅单》5.48888-CX-27-06《文件/记录销毁记录表》5.58888-CX-19《计算机系统中文件控制程序》5.68888-CX-20《保护客户机密程序》5.78888-CX-27《文件控制记录》