电子办公机具管理办法(草案)

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1、电子办公机具管理办法为进一步提高公司办公电子机具管理规范，合理利用现有资源，提高电子办公机具使用效率，现根据公司电子办公机具使用情况及相关办公需求，特制定此办法。此办法适用于公司各系统。一、电子办公机具使用安全管理规定1、现由公关部对各部门计算机及其他电子办公机具实际使用情况登记造册，使用部门公共电子办公机具，如打印机、传真机等由部门经理负责管理，个人使用计算机及其他外设由使用者管理，部门经理督导管理。2、各使用部门及使用人应按照正确的方法使用计算机、打印机及其他外设，杜绝因人为操作不当造成的硬件损坏，各部门不得私自拆卸维修计算机、打印机及其他外设。3、使用人应保持

2、计算机主机、显示器、键盘、鼠标的清洁，对外部灰尘污垢定期清理，使用人应定期使用杀毒软件进行病毒检查。4、任何人不得私自改变网络设备布置、交换机、路由器配置和网络参数。5、下班后须按规定关闭计算机、打印机及其他外设，保障相关电子办公机具使用安全。二、电子办公机具采购标准　　公司各系统电子办公机具采购由公关部指定专人采购经办，公关部经理负责审核签字。同时经办人需及时登记相关采购项目、费用等信息并对《办公用品采购申请单》、《办公设备收条》、《配置单》、《付款单》备份存档。　　(一)计算机采购标准　　1、新进人员因工作需要需配置计算机，且无合适的备用机调配一般予以更新采购。

3、　　2、计算机购置使用超过维保期，因过频使用、自然磨损造成计算机主要部件同步老化、损坏，其一次性维修、维护费用预算超过原购机费用的20%或年度维修维护费用累计超过原购机费用的30％，可酌情考虑更换。3、计算机购置使用超过5年，原有设备硬件淘汰、计算机整体性能与日常工作使用不相适应，其主要部件维修年度累计维修、维护超过原购机费用的15%或主要部件一次性维修、维护费用预算超过原购机费用的15%，经第三方检测，出具检测报告，可根据检测报告酌情考虑更换。计算机购置使用超过8年可直接申请更换。（计算机使用年限详见附件-3）4、因自然灾害等不可抗力因素造成计算机设备严重损坏，无

4、法修复或一次性修复费用超过原购机费用的30%，一般予以更换。5、计算机部件包括显示器、主机、易损件，主要部件维修、维护一般指主机内部硬件主板、CPU、显卡、内存、电源的维修、维护，括键盘、鼠标为易损件。　　6、商用计算机维保期一般为3年，含显示器、主机、键盘、鼠标。（二）办公耗材采购标准1、打印/复印机、传真机的采购由使用部门根据实际需要提出申请，根据相关电子办公机具采购流程（详见附件1）进行采购。　　2、根据公司办公耗材类实际使用情况，结合相关规定，打印/复印机一般使用年限为5年（详见附件-3）。使用超过5年或因过频使用导致打印/复印机维修、维护频繁，出现打印/复

5、印迟钝、卡纸频繁等问题，除正常耗材外，其产生的维修、维护费用预算一次性超过原购机费用的30%或年度维修、维护费用累计超过原购机费用的30%，经第三方检测，出具检测报告，可根据检测报告酌情考虑更换。传真机同上。3、上述打印/复印机含激光打印机、一体打印机、数码复合机、针式打印机、喷墨打印机、传真机。4、打印/复印机相关组件一般指外壳、控制面板、接口、托纸架、卡纸导轨、送纸器、纸盒等；正常耗材一般指墨粉、墨盒、硒鼓。（三）其他电子办公机具采购标准其他电子办公机具采购为按需采购，使用部门需根据实际需求提出申请，根据电子办公机具采购原则进行采购。三、采购价格标准1、根据公司

6、的实际需求以及市场变化，计算机及其他电子办公机具采购配置以实用、稳定为原则，以满足未来三年的业务需求为考量，采购价格为询价对比采购。采购配置、价格标准一般为2年一调动。2、结合公司现有计算机、笔记本电脑使用用途，台式电脑采购价格一般不高于3500元，笔记本电脑采购价格一般不高于5000元。（具体配置详见附件-5）3、如台式计算机、笔记本电脑所需价格标准高于上述配置、价格标准，需说明情况，酌情另行采购。4、以上报价有效至2014年12月底。四、电子办公机具维修标准1、公司各系统电子办公机具维修维护及耗材更换由公关部指定专人统一维护管理。2、使用部门或使用人须向公关部相

7、关经办人员提出申请，经相关经办人员查看/了解后统一安排维修维护或更换相关耗材（详见附件-2）。3、电子办公机具维修维护费用若一次性超过500元，使用人或使用部门须填写《办公设备维修申请表》，经相关部门主管签字审批签字后，由公关部经理审核签字，经办人方可确认维修。四、费用核算及报销　　由具体经办人将所对应的《采购申请单》、《配置单》、《办公设备收条》、发票统一整理并确认无误后，由经办人签字确认，经公关部经理审核签字，总经理批准后办理报销手续。五、附件说明附件-1电子办公机具采购流程；附件-2《办公用品采购申请单》；附件-3《办公用品采购采购配置单》；附件-4审批权