领班培训-会议管理

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1、学习要求与目标1、了解酒店会议的种类、成本、高效会议的特点和标准2、学习要求与目标1、了解酒店会议的种类、成本、高效会议的特点和标准2、掌握会议管理的过程和基本方法、技巧能力与素质目标领班具有的会议组织能力和优秀组织者的基本素质教学时间：2学时教学内容一、酒店会议的种类1、非正式会议：因突发事件或简短通知而即时召开的会议，包括酒店会议、部门会议等。2、正式会议：是依据一定程序而召开的会议，如经理例会、部门例会、班组的班前例会与班后例会、总结表彰会议、专题讨论会和培训会议等二、酒店会议的成本意识1、会

2、议是有成本的，领班必须树立会议成本意识，会议的成本包括时间成本、经济成本、机会成本和精力成本等2、会议成本的公式：会议成本=出席人时间成本+杂项支出（房租、设备设施等）+机会成本（做其他事情产生的效益）+精力成本精力成本主要表明会议成本中的间接成本，因为酒店会议的效率与成效，不仅是酒店管理和经营水平的直接反映，也是一旦形成浪费会议资源、无限制增加会议成本的习惯的话，就会对酒店员工的时间观念、工作效率、工作情绪、员工心态，乃至企业文化等诸多方面产生不良的影响。会议是业务的关键一环，全世界每天要开千百万

3、次会议。无论你是与会者还是主持人，《会议》一书有助于你改进开会能力，使会议开得高效成功。本书提供开好正式或非正式会议的各方面具体建议，从最基本的准备到合理安排座位，到最后闭会。全书101条简明扼要的提示，提供更重要的如何达到目的的信息。而自我评估练习则使你能常规地评价图标你的进步。本书提供的宝贵建议可供你再三使用，使你成功开好会议的信心增加，能力提高。相关知识1：《怎样开会101招》之“如何使会议开得更有成效”（20点）（资料来源：臺灣萬里機構）开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，

4、并且要开得简短有效。1每次一开始就让大家都清楚会议目的。2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。7.要熟悉正式会议的各种程序规则。8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。10.信息要加以选择，避免过多。11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时

5、差12.通过限制网上会议时间使会议完善。13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名14.仔细考虑你要召开的会议的类型。15.会议要尽可能小，以免分散注意力。16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。17.凡辅助文件均应与议程一并发出。18.会前先拉几个盟友。19.开会前必须确信一定能达到会议目的。20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。三、会议准备1、拟定通知，落实通知与会者和跟踪确认会议通知应该包括参加会议的人员、日期、时间、地点、会议的目的、目标，甚至会议的主持人、组织机构、基

6、本议程、书面资源和与会者应注意的问题。2、会议准备（1）会议的目的、目标（2）会议的主题和主要议题（3）基本程序（4）基本的人员、时间、资源的配置（5）会议组织方式（6）会议的规则与纪律等相关知识2：《怎样开会101招》之“会议准备”（26）为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。22.决定开会时间前要先考虑交通时间。23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。24.在议程各个项目旁列出

7、发言人姓名。25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。26.任何议程变动都必须通知主持人。27.议程要尽可能短小简单。28.尽量将议程限制于一页纸上。29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。32.必须将电话转移出会场。33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。35.要找个确保没有干扰的会场。36.要考虑

8、多种座位方案后再选择最合适的一种。37.使用圆桌可使会议定调为非正式。38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。39.座位之间应有一臂长的间隔。40.不能让与会者受太阳直接曝晒。41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。四、会议过程管理1、作为会议的与会者，“以与会