行政文秘人员职业化训练教程

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1、行政文秘人员职业化训练教程欢迎参加1课程目标学会如何保持专业形象及商务礼仪掌握沟通、时间管理、缓解工作压力等职业技巧掌握公文写作、会议筹划与管理的基本方法学会如何高效处理办公室事务2课程简介第一讲你适合做行政文秘人员吗第二讲行政文秘人员职业形像设计第三讲现代商务礼仪第四讲沟通技巧训练第五讲文秘的时间管理第六讲如何缓解工作压力第七讲办公室事务第八讲口才训练与电话技巧第九讲会议的筹划与管理第十讲公文写作技巧第十一讲办公室沟通第十二讲接待工作技巧3上课守则积极参与，勇于发问细心聆听，不要忙于做笔记，会有时间安排或会派发相关资料要

2、守时将手机、BB机调至静音状态4第一讲你适合做行政文秘吗？5课程安排什么样的人员适合做行政文秘人员行政文秘人员需要具备什么样的能力行政文秘人员需要掌握的专业技能行政文秘人员的主要工作6所谓“行政文秘人员”包括机关、企业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等7游戏：心目中的你请评出我们班里你认为最适合做行政文秘人员的同学至少列出五条原因8什么样的人适合做行政文秘人员个人条件个性要求品质要求9（一）个人条件学历性别年龄外貌体质视力听力10男人适合做行政文秘工作吗？讨论：11形式：自由组合，两组辩论时间：3-5分钟

3、步骤：自愿组合成“正方”与“反方”先请双方各派代表阐述论点然后，双方自由辩论每人发言时间限制在2-3分钟讨论12（一）个人条件学历性别年龄外貌体质视力听力13（二）个性要求守时谨慎热情合群服从自信机智勤快整洁自制兴趣14（三）品质要求忠诚负责正派廉洁诚实谦逊15行政文秘人员需要具备什么样的能力办事能力沟通能力16（一）办事能力操作能力写作能力阅读概括能力编辑校对能力统计分析能力17（二）沟通能力交际能力口头表达能力协调能力组织能力18行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）序号专业技能名称具体解释1秘书必须掌握的最基本的技能

4、，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。2用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。3是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。4在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工。5按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。打字速记写作编辑归档19行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）序号专业技能名称具体解释6运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问题。7处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求秘书掌握此项技能。8主要指使用电话、电

5、传和传真设备。9使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，主要用于处理信息。统计复制使用电信设备操作电脑20行政文秘人员的主要工作辅助决策工作信息工作文书工作会务工作文书立卷和档案管理工作查办工作行政事务工作上司交办的其他工作21行政文秘人员的主要工作（表一）工作具体内容辅助决策决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中，秘书要发挥辅助作用。信息工作秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。文书工作文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系

6、洽商工作的重要工具，也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。会务工作凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成为会务机构的组织者。公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。22工作具体内容档案工作单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。查办工作单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，

7、定期移交档案室，以备日后查找利用。行政事务工作包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。上司交办的其他工作这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。行政文秘人员的主要工作（表二）23小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）序号检测内容良一般差1良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。2良好的口头表达能力，如得体地应对电话。3善于与人沟通。4随机应变能力强。5能严守秘密谨慎处理保密文件

8、。6能准确理解上司的意图。7能沉着处理紧急事件。24小测试：你适合做文秘吗？（表二）序号检测内容良一般差8能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地表达经理的意见。910经理外出时能主动主持办公室工作。11良好的职业道德和强烈的进取心。12精力充沛。13良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）14良好的记