（4）记录控制程序-青岛某企业

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1、文件编号：SHY（Q+E）2-05程序文件修订版本：第2次修改制定日期：2002年2月26日文件名称：记录控制程序页码：第3页，共3页编制人：评审人：批准人：发放日期：1．目的：为了提供质量管理体系和环境管理体系有效运行的证据，达到对各种记录的规范化管理，须对质量/环境记录进行有效控制，以便于追溯相关活动、产品或服务。2．范围：本程序适用于满足产品质量/环保要求和体系运行涉及到的各种记录的控制和管理。3．职责：3．1认证部门负责确定需控制记录的范围、种类并统一编号管理。3．2各职能部门负责本职能范围内的质量/环境记录的

2、填写、传递、归档和保管。4．程序内容流程图程序描述涉及部门记录的分类1．产品的质量记录包括：各种原辅料、半成品、成品等的检验和试验记录、不合格品处理记录、顾客投诉记录、分承包方质量记录等；2．环境记录：环境因素识别台帐、重要环境因素台帐、环保法律、法规、标准及要求清单、环境信息交流记录、监测结果报告单、校准记录等；3．体系运行记录：管理评审记录、合同评审记录、客户档案资料、培训记录、生产过程控制记录、内部审核记录、纠正和预防措施记录等。各职能部门1．质量/环境记录的形式可用表单、图表、报告书或其它任何媒体形式；青岛圣元

3、乳业有限公司文件编号：SHY（Q+E）2-05程序文件修订版本：第2次修改制定日期：2002年2月26日文件名称：记录控制程序页码：第3页，共3页记录的形式1．凡纳入质量/管理体系控制的各种记录，应设计固定的表格格式并按认证部门制定的编号原则对记录进行编号。各职能部门各职能部门各职能部门1．各种质量/环境记录应按设计要求填制规范、清晰、准确、完整；2．认证部门应编制《质量/环境记录一览表》，各部门自行规定记录的保存期限，经认证审核后最终确定质量/环境记录的保存期限；记录的管理和保存3．产生质量/环境记录的部门应每月一次

4、收集、整理并妥善保管记录；4．质量/环境记录应存放在适宜的贮存环境和易存取的地方，并有效防止其在规定的保存期限内损坏、变质或丢失；5．各职能部门在每年年底清查各类质量/环境记录，对已过期的记录列出清单，填写《记录销毁单》，报认证部门审批后由各职能管理部门自行销毁。记录的修改1．质量/环境记录的填写内容不允许随意乱涂乱改；2．确需修改填写内容时，由记录填写人将错误划掉，在上方填写正确内容，同时加盖个人印章或签名。1．质量/环境记录允许查阅，但须经审批并填写《记录查阅登记表》；记录的查阅2．本公司员工因工作需要查阅记录时，

5、应征得记录保管部门同意；3．合同有要求时，在商定期限内，记录可提供给顾客查阅，但需作好查阅记录。青岛圣元乳业有限公司文件编号：SHY（Q+E）2-05程序文件修订版本：第2次修改制定日期：2002年2月26日文件名称：记录控制程序页码：第3页，共3页5．相关文件：《质量手册》《环境管理手册》《文件和资料控制程序》SHY（Q+E）2-041．引用表格：《质量/环境记录一览表》SHY（Q+E）4-09-06《记录查阅登记表》SHY（Q+E）4-09-07《记录销毁单》SHY（Q+E）4-09-08青岛圣元乳业有限公司