会计档案培训材料

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1、会计档案培训材料公司档案中心二○○八年三月目录第一章基本概念第二章会计档案的收集与整理第三章会计档案的立卷与归档第四章会计档案的鉴定与销毁第一章基本概念一、会计档案的含义会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。另外，财务部门的各种财务、预算、计划等材料，以及有关的法律规章、管理性文件都视为文书材料，按文书档案管理规范进行管理。二、会计档案的整理依据会计档案的整理依据是财政部和国家档案局于1998年8月联合颁发的《关于印发<会计档案管理办法

2、>的通知》（财会字[1998]32号）文件（见附件）。各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。第二章会计档案的收集与整理一、会计档案的归档时间会计档案按照财政部规定，当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后，应当由会计部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，再移交本单位档案部门统一保管。二、会计档案的具体归档内容会计核算专

3、业材料的内容和成份包括会计凭证、会计帐簿和财务报告等，这三种会计核算材料，共同构成一个不可分割的统一会计核算专业材料体系。具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。（二）会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。采

4、取电子计算机进行会计核算的单位，应将打印出的纸质文件与电子文件一并归档。三、会计档案的分类与组卷因公司内部各职能机构都有会计业务，所以会计档案的分类一般按组织机构—年度—类型（凭证、帐簿、财务报告、其他）分类。会计材料的组卷可按凭证、帐簿的种类和张数结合时间组卷，财务报告可针对时间组卷。具体组卷方法如下：（一）会计凭证记帐凭证按时间顺序，原始凭证按凭证顺序，以凭证数量的多少分为若干本，按日、按旬、按月顺序排列装订成卷，一本凭证为一卷。一般每本的厚度要适中（4厘米左右为宜），去掉金属物，加上封面和

5、封底，做到装订结实、美观。装订后，放入标准的会计凭证盒内，填写封面和脊背。（二）会计帐簿按帐簿名称，在年终结帐，决算后整理组卷。根据数量多少，帐本较厚的一本帐为一卷，帐本较薄的，则将保管期限相同的数本帐组为一卷。对死页帐（定本帐）应保持原来面目，不必拆去空页，去掉塑料封皮，稍加整理即可；对活页帐，应去掉空页，将已记帐的帐页依次编号，去掉塑料封皮和金属物，装订成册，并且在每年帐的首页前加一张“保管人员一览表”，然后加上统一制作的帐簿封面。（三）会计报告组卷时，应将年报、季报、月报分开组卷，若数量少

6、，可将季报、月报合并组卷。报表的立卷要区分不同保管期限，一个卷内的报表必须是一个保管期限，同时也要考虑报表的多少来组成保管单位。对会计报表的分析和说明，应当与会计报表合在一起组卷，以保持内容上的联系性。第三章会计档案的立卷与归档一、会计档案案卷封面的填写（一）会计档案凭证（盒）封面项目有：立档单位、凭证名称、起止日期、册数、记帐凭证数、财务主管、经办会计、保管期限、全宗号、分类与目录号、案卷号。以上项目除全宗号、分类与目录号、案卷号由档案部门填写外，其他均由财务部门负责填写。各项目的具体填写方法

7、如下：1、立档单位：即立档单位名称。填写单位全称或通用简称。2、凭证名称：填写各类型凭证的名称。3、起止日期：填写证单位形成的最早最晚日期，用阿拉伯数字书写具体年、月、日。4、册数：应填写本月共多少册，本盒是第几册。若遇本卷（册）为几个月凭证一起扎帐装订在一起的，在“本月”前空白处填起止月份，如“1月—2月共1册，本盒是第1册”。5、记帐凭证数：应填记帐凭证的起止号码数。6、财会主管：填写主管会计姓名，可盖章，无主管会计的可填财务部门负责人姓名。7、经办会计：填写经手办理会计核算业务的会计姓名，

8、可盖私人印章。8、全宗号：即档案馆给定立档单位的编号，有的可照实填写，没有的空着不填。9、分类与目录号：即会计凭证案卷所属会计档案实体分类目录的编号。清江公司会计档案的分类采取《水电厂企业档案分类表》中43（会计帐务）三级类号，即430表示报表，431表示帐册，432表示工资单，433表示凭证，434表示会计档案移交、销毁清册。目录号用字母和数字结合表示，字母“KJ”表示会计类档案，数字代表各业务职能单位，如清江公司财务部2007年第1本凭证，其分类与目录号可标记为：“KJ02-2007-433