行政E化--公文线上签核第3版简报

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1、報告人林惠芳2008/11/20行政E化---公文線上簽核第3版簡報本校公文線上簽核啟用時間及範圍第一版公文電子表單--96年11月16日書函中山大學、書函一級第二版公文電子表單--97年4月15日書函【中山、書函一級】改版、函、簽稿、開會通知【中山、書函一級】第三版公文電子表單-–-97年11月20日並會一次改為N次功能【並會單位內成員】【並會平行二級單位】【並會外單位】會文單位【退文】功能簡化【單位內辦文完畢】作業確認點選【○辦文完畢】或【○會文完畢】增加【常用公文批示用語】及改變電子表單顏色【承辦單位】表單顏色(藍色)【並會外單位】表單顏色(灰色)【並會單位內平

2、行二級單位】表單顏色(綠色)【並會單位內成員】表單顏色(紫色)公文線上簽核流程--十式流程<發文種類><決行層級>函書函中山校長決行書函一級簽稿開會通知中山一級主管決行開會通知一級<6式發文種類><2種決行層級>之抉擇將決定公文線上簽核十式流程走向之主幹並會適用平行層級(單位內成員、二級單位)(並會外單位不限一、二級但建議行政單位逕行並會一級單位)線上同時傳遞送達並會次數無限串會(陳核一、二級主管必採)上下層級、平行層級皆適用(僅限單位內)線上依序傳遞送達每次僅能選擇唯一對象(串會次數無限)串會作業下拉選擇<指定下一關人員>【會文順序】確認點選<○串會單位內成員>按<

3、完成>後，系統自動執行串會作業(不選擇串會人員)-按<完成>後，系統自動回到承辦者端或會辦承辦者端並會一次改為N次功能取消【會簽流程】之勾選重新【選擇名單】確認【會文順序】之正確性公文線上簽核----並會作業(一)並會欄位承辦人&會辦承辦人第一次並會單位內成員選擇【並會單位內成員】名單請確認【會文順序】點選【○並會單位內成員】再並會單位內成員※【並會(再並會)單位內成員】的工作應於二級主管審稿前完成【會簽流程】中取消【□已完成單位內並會】之勾選重新選擇欲再加會之【並會單位內成員】名單，此時【會文順序】會自動點選【○並會單位內成員】。【再並會單位內成員】操作步驟(一)【

4、會簽流程】取消【□已完成單位內並會】之勾選【再並會單位內成員】操作步驟(二)重新選擇欲再加會之【並會單位內成員】名單【會文順序】會自動點選【○並會單位內成員】公文線上簽核----並會作業(二)並會欄位承辦人&會辦承辦人第一次並會單位內平行二級單位(適用有二級登記桌者)選擇【並會二級單位登記桌】名單【會文順序】中點選【○並會平行二級單位登記桌】再並會單位內平行二級單位(適用有二級登記桌者)※【並會(再並會)二級單位登記桌】的工作應於二級主管審稿後、一級主管審稿前完成在【會簽流程】中取消【□已完成二級單位並會】之勾選，此時會自動取消【並會二級單位登記桌】中原來的名單重新選

5、擇欲再加會之【並會二級單位登記桌】名單，此時【會文順序】會自動點選【○並會平行二級單位登記桌】【再並會單位內平行二級單位】操作步驟(一)【會簽流程】取消【□已完成二級單位並會】之勾選【再並會單位內平行二級單位】操作步驟(二)選擇再加會之【並會二級單位登記桌】名單【會文順序】會自動點選【○並會平行二級單位登記桌】公文線上簽核----並會作業(三)並會欄位承辦人&會辦承辦人第一次並會外單位(並會一級含二級登記桌)(並會一級無二級登記桌)(並會二級登記桌)選擇【並會外單位登記桌】名單【會文順序】中點選【○並會外單位登記桌】再並會外單位(並會一級含二級登記桌)(並會一級無二級

6、登記桌)(並會二級登記桌)在【會簽流程】中取消【□已完成單位外並會】之勾選，此時會自動取消【並會外單位登記桌】中原來的名單重新選擇欲再加會之【並會外單位登記桌】名單，此時【會文順序】會自動點選【○並會外單位登記桌】【再並會外單位登記桌】操作步驟(一)【會簽流程】中取消【□已完成單位外並會】之勾選【再並會外單位登記桌】操作步驟(二)選擇再加會之【並會外單位登記桌】名單【會文順序】會自動點選【○並會外單位登記桌】創稿人關卡應注意事項選完並會名單，系統會依序設定(會文順序)當您需辦理串會，如：創稿人串會選擇承辦人【會文順序】請先點選【○串會單位內成員】再串會【選擇名單】承辦

7、人(創稿完畢)關卡應注意事項若創稿人已選完【並會名單】進入承辦人關卡，系統會自動設定(會文順序)為【○串會單位內成員】依下圖承辦人此關卡應執行【○並會單位內成員】【會文順序】請點選【○並會單位內成員】簡化勾選「□單位內辦文完畢」之作業由勾選【□單位內辦文完畢】改為確認主流程【會文順序】已點選【○辦文完畢】或確認子流程【會文順序】已點選【○會文完畢】※請配合「對應動作」首行之狀態名稱操作送【秘書室】辦理審稿決行將送【文書組】發文或【一級單位】逕行發文會文單位【已完成會核作業】決行層級為【校長決行】--【承辦人】端對應動作【狀態名稱：會文或審稿完畢】說