试谈人事档案管理的“四抓四到位”

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1、试谈人事档案管理的“四抓四到位”试谈人事档案管理的"四抓四到位"公司办公室叶晓红摘要人事档案管理工作,是组织人事部门工作中的一个重要组成部分,是为人才资源的合理使用提供第一手资料,是为全面掌握企业队伍和人才队伍的整体状况提供信息参考的基本前提.本文着重论述人事档案管理的"四抓四到位".关键词档案管理"四抓四到位"加强人事档案规范化管理,充分发挥人事档案在实际工作中的作用,是档案管理的一项重要任务.人事档案工作做得好坏与否,直接影响到员工管理工作的效率和质量,同时也是衡量一个企业,—个单位,一个部门人事管理工作水平的标志之一.结

2、合工作实际,笔者认为要做好人事档案管理工作,必须做到"四抓四到位".1抓关键,领导重视到位.长期以来,由于人事档案工作是一项内部性,保密性很强的工作,是一项并不引人注目,默默无闻的工作.因此,有些领导对人事档案工作不够重视,存在着一些认识误区.一是无关紧要的思想.认为现在使用员工干部重在现实表现,人事档案没有多大作用;二是无需亲为的思想.认为人事档案工作是主管档案工作的领导,部门和管理档案工作人员的事情,不需要领导亲自抓;三是一般应付的思想.认为人事档案管理只不过是简单的收存保管材料,做到档案资料不丢失就行了.四是对档案工作的

3、内容,性质缺乏全面了解.虽然口头上讲人事档案工作的重要性,但在实际工作中并不够重视,存在着讲起来重要,会后次要,忙起来不要的的现象,认为人事档案管理没有火烧眉毛的事,只要"守好摊",人事档案不丢失,能应付外调,查档就行了.由于思想认识不高,在实际工作中就存在着:(1)投入不够,基础设施配套不到位,保管条件落后.(2)制度执行不力,规章制度不健全,存在一些薄弱环节,出现问题不能很好处理.(3)工作程序不够规范,出现档案材料的转入,转出,查(借)阅等手续不按规定履行的问题.(4)档案管员政治,经济待遇不高等.这些问题既影响了档案管

4、理人员的积极性,又影响了人事档案管理的工作水平.因此,要做好人事档案工作,就必须加大宣一18一传力度,加强督促检查,使各级领导进一步提高对企业人事档案工作重要性的认识,牢固树立档案意识,加强对档案工作的领导,关心管档人员的政治,生活待遇,重视人事档案的基础工作,从而从整体上提高人事档案管理工作水平.2抓素质,队伍建设到位.随着人事制度改革的不断深化,人事档案管理的手段也随之进行相应的调整和变化,这就需要不断提高人事档案管理队伍的综合素质,做到知识化,年轻化,专业化,使档案管理工作既能继承和发扬老档案工作者的优良作风,又能根据工

5、作的需'要,与时俱进,开拓创新.但在实际工作中,人事档案管理队伍建设有一些需要加强和改进的地方.一是多数管档员是"半路出家",业务素质不过硬;参加档案管理培训少,缺乏相互交流,提高业务能力的学习机会,造成管档员凭主观,靠经验来工作;二是管档人员整体素质不高,有的管档人员工作原则不强,业务不熟悉,工作不踏实,应付了事;三是部分人员工作不安心,由于岗位定制,经济待遇没有落实,导致有些档案人员缺乏奉献精神,影响了人事档案管理的质量.面对存在的问题,应该通过抓管档人员的整体素质,来促进管档队伍的建设和提高.一是抓基础.企业单位应该明确

6、一名领导分管,同时按规定配备档案管理人员,而且必须是中共党员,中专(高中)以上文化程度,保证档案员的素质.不可兼职其它工作过多,应以档案管理为主,保证管档人员的工作时间.二是抓培训.通过参加各种不同层次,类型的档案人员培训班,来更新观念,更新知识,提高业务水平.同时鼓励档案人员不断地学习人事档案管理工作的方针和政策,提高政治素质,增强原则性.三是抓待遇的落实.一方面重视档案管理人员劳动保护工作,督促落实有关经济待遇;另一方面,从政治上关心管档人员的培养和成长.通过一系列措施,从整体上提高人事档案管理队伍的综合素质,提高人事档案

7、的管理水平.3抓规范,基础工作到位.维护人事档案的完整,准确与安全,是人事档案管理的基础性工作和重要内容,涉及到贯彻落实党的干部路线,方针,政策,它直接关系到组织人事部门对员工的评价,培养和聘用,关系到每个员工的切身利益和政治前途.因此,对档案管理的基础工作,一定要加以规范.但在档案管理的实际工作中,仍存在着一些薄弱环节.一是档案材料收集不齐全,没有注意收集人事档案中必备的材料,造成档案的材料流失;二是鉴别不准确,把不应归档,手续不完备和有问题的材料归入了个人档案中,损害了档案的真实性;三是整理不及时,对收集来档案材料没有按规

8、定及时整理归入档案,导致无序管理;四基础设施不配套,档案保管环境还存在较大差距,影响了档案使用;五制度不到位,材料的转入,转出,档案的查(借)阅等手续不按规定履行,档案管理较为混乱.针对存在的这些问题,应坚持做到"四化".一是收集归档程序化,建立健全员工人事档案材料的归档制度