试谈对电子档案管理的认识

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1、试谈对电子档案管理的认识：随着经济社会的不断发展，计算机得到了普及应用。进一步提高了工作效率，加速了现代化进程。传统的办公过程产生的纸质文件已逐步被电子文件取代。因此，加强和完善好电子档案管理工作势在必行。　　关键词：电子档案；电子文件；管理方法　　　　档案是一种具有社会普遍意义的现象。作为重要的信息资源，档案管理在企业活动的各个方面发挥着重要的作用。规范化、科学化的档案管理，是企业长远发展必须建立的一项基础性工作。建立一套适应企业业务特点、体现企业管理水平的文档管理体系，是保证企业顺利发展的重要条件。电子档案管理是当代档案管理的当务之急。我们必须依据国家有关档案管理的标准，结合本单

2、位的实际情况，从电子文件的产生途径、类型和特点出发，以集中统一为原则，明确归档电子文件的管理机制，以完善齐全为宗旨，全面划定归档电子文件的范围，以电子文件的著录和组盘为主要内容进行归档电子文件的整理，以脱机载体为重点加强归档电子文件的保护，以确保真实、有效为目的把好归档电子文件的质量检验关，从归档电子文件的特点出发，自己开发或购入电子档案的管理系统软件，形成一套包括电子文件的形成、整理、鉴定、归档、利用、保护等内容的管理办法。　　　　一、电子文件具有以下特点：　　　　1.信息的非人工可读性　　传统文件的内容以字符或数字等符号记录于纸张等载体之上，人工可直接识读，而电子文件的信息以二进

3、制数字代码的形式记录于磁性或光学载体上，成为迄今为止第一种人类无法凭借自身器官——眼睛或手来识读的文件信息。　　2.系统依赖性　　电子文件信息存储的时候需要进行编码，信息检索和阅读的时候需要进行解码，编码和解码过程中需要借助一定的硬件设备、操作系统和应用软件，否则电子文件既无法产生也无法阅读。电子文件对系统的依赖性，特别是它对特定系统(电子文件产生时运行的软、硬件系统)的依赖性是电子文件的一大特点，也是电子文件管理的难点。　　3.载体的无信息性　　从远古的泥板、岩石、羊皮纸、甲骨、竹简到纸张，载体的意义远远大于“承载物”，它和记录于承载物上的外部特征，如：字迹、书写材料、签字、印章等

4、不可分割，一起构成了文件原件身份的“证明”，但电子文件的信息内容却无法和特定的载体相连，载体仅仅成为每一特定时刻文件内容的承载物，已经无法固定某些用以鉴辨文件原始性的外部信息。　　　　二、电子档案管理中存在的问题　　　　1.关于电子档案的存储问题　　在电子档案的储存中，一些人习惯于把电子档案如数码照片等存储于各自的微机中，这样使用起来十分方便。但也为电子档案的管理带来一些弊端。一方面数码照片等占空间较大，极大地增加了微机存储量，另一方面，如微机发生故障，则很容易造成电子档案丢失。　　2.关于电子文件的安全性问题：现在电子化办公应用日常化，工作中来回拷贝文件较频繁，因此有时应用u盘、移

5、动硬盘等拷贝文件会造成病毒在各电脑之间的传播感染，对文件的安全应用造成危胁。　　3.电子文件的归档：实际工作中电子文档的归档，由于电子文档使用比较分散，各办公室微机中均有存储，这样时间一长，就会给电子文档的收集、整理工作带来一定的困难。　　　　三、加强电子档案管理的方法　　　　1.建立电子文件归档制度　　电子文件广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。因此，要建立电子档案归档制度，将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、

6、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件的归档工作。电子文件归档应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理X络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形

7、成质量较好的电子文档。　　2.要把好电子文件的安全关　　一是把好电子文件存储载体的安全关。在定期检验电子文件能否运行的同时，要注意定期更换电子文件的存储载体。二是要把好电子文件在X络环境中运行的安全关。可以采用一种既能确认发件人身份，又能保密安全的“公用密钥数字签名技术”，并采用数据加密技术来保证X络运行的安全。三是抓好电子文件在利用中的安全关。各部门要查询利用电子文件，必须通过身份验证才能进入，并按各部门操作人的权限分别设置查询的具体内容，属于保密范围的