005合同管理规程

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1、xxx电子上海有限公司XxxxELECTRONICSHANGHAICO.,LTD文件名称合同管理指引文件编号：XWI-SD-005版次：A页数：第5页　共5页1.目的1.1规范合同管理，使于调阅、保管;1.2规范合同签订、变更与评审作业,确保签订的合同均能达成客户要求;2.　范围凡与客户签定的销售合同订单的签订、变更、评审与保管均适用3.定义无4.权责4.1业务部负责以对顾客需求的了解与沟通，以及合同的签订；4.2生管部负责交期评审的工作；4.3技术部负责特殊要求项目或新产品的可行性评审;5.内容5.1合同/订单的管理：5.1.1签定

2、或确认后的有效合同/订单业务部需依客户别，合同/订单号依序归档；5.1.2合同/订单的保管；5.1.3合同/订单的正本统一保存在业务部；5.1.4有关部门如有需要，可向业务部提出申请、经业务部负责人批准后依用途提供借阅或复印件；5.1.5合同/订单为机密资料，非经业务部主管同意，不得带出业务部；5.1.6订单变更的相关文件，视为订单保管；5.1.7合同/订单的保存期限为合同/订单期满后次年年底，但可视情况延长；　5.2合同变更5.2.1合同变更流程图（附件一）5.2.2合同变更内容包括：A．交期变更；B．交货数量变更；C．交货方式变更

3、；D．料号变更；E．规格变更；F．包装要求的变更；G．取消合同；编　制审　核批　准编制日期：2009年10月16日修订日期：　　年　月　　日　副本：（副）总经理、管理者代表、业务部、技术部、品保部、生产部、生管部xxx电子上海有限公司XxxxELECTRONICSHANGHAICO.,LTD文件名称合同管理指引文件编号：XWI-SD-005版次：A页数：第5页　共5页5.2.3变更评审A．涉及的合同变更须按5.4要求进行评审（合同取消除外）；B．因客户的变更造成公司的损失，由业务部协商客户损失赔偿；5.2.4变更后处理经评审后确认的变

4、更：A．应有双方书面同意签章；B．业务部在发出《合同/订单评审表》修订方框中打“V”，并在备注栏中注明有关变更事项；5.2.5同客户有关合同的变更宜无法达成共识时，另请总经理裁决；5.3销售合同签订5.3.1合同签订流程图（附件二）5.3.2销售合同须经评审后，方可转入签订作业；5.3.3销售合同依内容分为:报价单、订单、代工合同及代理商或经销商合同。报价单、代工合同、代理商或经销商合同，经业务部经理签单章后生效。A．报价单经签章后转送顾客，若顾客依报价单所述内容下达订单，则报价单生效；B．订单经业务部经理签章后转顾客确认交期，若无异

5、议，订单自动生效；C．代工合同，代理商或经销商合同须双方签章后方生效；5.3.4若顾客对合同内容有任何异议,则应重新按要求进行合同评审;5.3.5合同签订后,各部门须按要求履行合同:A．各部门主管必须针对无法符合合同要求的事项,提出改善对策,并呈业务部负责人签核;B．业务部负责人无法做决定时,呈报总经理再行检讨定案;5.4销售合同评审5.4.1销售合同评审流程图（附件三）5.4.2常规合同评审A．业务部接顾客的销售合同/订单、书面询价、订单或口头询价时，销售人员应按顾客要求的内容，进行价格、型号、规格、数量、品质水准、交期、付款、条件

6、等进行评审；ａ）价格、付款条件;b)型号、规格;c)品质水准；d)交期、数量;e)特殊需求;B.如有不能满足客户需求之处，销售人员应同客户协商，协商情况记录于电话记录;C.口头订单经评审后，须转化为书面《订单确认表》，经部门经理签单，送客编　制审　核批　准编制日期：2009年10月16日修订日期：　　年　月　　日　副本：（副）总经理、管理者代表、业务部、技术部、品保部、生产部、生管部xxx电子上海有限公司XxxxELECTRONICSHANGHAICO.,LTD文件名称合同管理指引文件编号：XWI-SD-005版次：A页数：第5页　共

7、5页户确认后，方具效力；5.4.3特殊合同评审A.对属全新产品或结构、功能变化的合同，业务提出《设计开发任务书》，由技术部按《设计开发控制程序》相关要求进行作业；a)属全新产品，业务部须提出市场评价，并收集竞争者产品的相关资料，供技术部门评估，如可行，技术部门提出开发计划进行专案开发，否则退回业务部，评估结果由业务部通知客户；b)属结构、功能变化，技术部门提出《设计开发计划书》，由业务部知会客户开发进度；B.对上述性质的合同，业务部视开发计划进度及专案特性决定合同的签订及交期确认；C.对属材料变更或技术改变的合同，由业务部在提出《合同

8、/订单评审表》中注明后，交由计划部会同相关部门评审；5.4.4合同评审后：A.业务部综合评审结论，提列不符合顾客要求的项目，知会有关部门提出改善对策，并通报顾客；B.生管部依据《合同/订单评审表》中的评审结果进行生产排程