应用文写作之行政公文

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1、第二章行政公文第一节行政公文概述一、行政公文的概念广义的公文,外延十分广阔,除通用文书外,还包括法律、商务、文教、外交、军事等各种行业自己的专用文书。是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的,具有法定效力、直接效用和规范体式的文书(文件)。狭义的公文,是指国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。就是我们常说的法定党政公文。二、行政公文的特点政策性、实用性时间性、规范性可靠性、定向性三、行政公文的种类从行文

2、关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。上行文下级向它所属的上级领导机关的行文,即自下而上的行文。如报告、请示。下行文平行文上级领导机关给其所属的下级机关的行文,即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。下级向它所属的上级领导机关的行文,即自下而上的行文。如报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文,即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。按涉密程度分:按保密级别有普通公文、秘密公文、机密公文、绝密公文等。根据阅读范围可分对外公开、国内公开、

3、内部使用等。按处理时限要求分:如平急(党)、急件、特急、加急(党)等。电报有平急、加急、特急、特提等。根据我公司的现行公文管理情况,目前涉及到的商务公文为九种:1、决定,适用于对重要事项和重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项等。2、意见,适用于对重要问题提出见解和处理方法。3、通知,适用于发布规章制度;转发上级单位和不相隶属单位的公文;批转下级单位的公文;传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免人员。4、通报,适用于表彰先进,批评错误,传达重要信息或者情况。5、报告,

4、适用于向上级单位汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级单位的询问。6、请示,适用于向上级单位请求指示、批准的事项。7、批复,适用于答复下级单位请示事项。8、函,不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题等。请求批准和答复审批事项。9、会议纪要,适用于记载和传达会议情况和决定事项。习题:请评改下文:某人在人才市场上谋职,一家公司看中了他,公司人事部给他定了一个会晤的时间,不巧的是这一天他要参加一个重要的考试,不能如期赴约,于是他给这家公司人事部写了一封信。信的内容如下:人事部部长:你好!由于学校毕业考试的安排突然变动,

5、我可能无法按期到公司面试,我感到十分失望。我对贵公司非常向往,一直期待能到公司与你面谈。虽然再安排一次见面我觉得不方便,但仍希望能再订一个约会。何时能重新安排请告知。此致敬礼!评改:该信完全从“我”出发,而不是从读者出发,只考虑自己,很明显他想有面试的机会,但效果却可能不会很理想。如果我们站在读者立场,强调对方的利益,可改写为:尊敬的人事部部长:您好!(改用“您”)由于学校毕业考试的安排突然变动,我可能无法于6月10日赴约。因为数学考试恰好在我们约定要会晤的那天。(提到具体考什么课,有时细节是非常有说服力的。)部长先生,我希望

6、这个变化不会给您带来许多不便,请您接受我的歉意。(具体的细节会让别人相信你,有礼貌的道歉会得到谅解。)您能重新安排一下会晤时间吗?(这里用一个疑问句,把安排时间的主动权和方便让给对方,表示对别人的尊重和为别人着想。)毕业考试周在6月12日结束,请您选择6月12日以后的任何时间。只要您觉得方便即可。既考虑到对方的情绪,也考虑了给对方带来方便。这样做就较容易使收信人可能重新定一个会晤时间。“世事洞明皆学问,人情练达皆文章。”在公文写作中要有读者意识,注重读者利益是让公文达到目的的一个重要方面。公文的语言:公文语言则要规范严谨。周恩

7、来总理1954年4月28日在日内瓦会议上代表我国政府发表的讲话,其中有一段被多种写作教材引用,被认定为公文语言的楷模。通过这段文字可认识公文对语言的严格要求。我们认为,美国这些侵略行动应该被制止,亚洲的和平应该得到保证,亚洲各国的独立和主权应该得到尊重,亚洲人民的民族权利和自由应该得到保障,对亚洲各国内政的干涉应该停止,在亚洲各国的外国军事基地应该撤除,驻在亚洲各国的军队应该撤退,日本军国主义的复活应该防止,一切经济封锁和限制应该取消。这段话由于运用了排比的修辞格,显得气势磅礴,很能显示正义的力量。从措词角度看,这段文字也堪称

8、典范。其中有三组意义相近的语词:“制止、停止、防止”,“保证、尊重、保障”,“撤除、撤退、取消”。这些词语都运用得极其精确,以第一组为例:“制止”对应于侵略行动,“停止”对应于干涉内政,“防止”对应于日本军国主义的复活,搭配得非常恰当。如果相互交换一下位置,意义就会产生错乱。

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